Verze 2.0 - veřejná verze únor 2017

1. PROČ

Ročně vidíme téměř dvě stovky sportovních akcí, které mají různorodou kvalitu. Tento materiál se snaží přinést do světa pořádání sportovních akcí takzvaný přístup “best practice” tj. česky “nejlepší praxe”.

Snažíme se formou tohoto živého dokumentu sesbírat to na co by si měl slušný pořadatel dát pozor a neustále se budeme snažit tento materiál doplňovat a přidávat další části. V této úvodní verzi je manuál zaměřen především na takzvané propozice tj. plán akce, kterou chystáte.

Pevně věříme, že se vám bude hodit a snad najdete i na vaší akci věci ke zlepšení. Stejně tak vás prosíme přidejte prostřednictvím komentářů vaše podněty zpátky do našeho manuálu. Můžou se hodit ostatním pořadatelům a organizátorům.

Úspěšnou sportovní sezónu vám přejí

APACHI [apači]

www.sportovniservis.cz

2. CO

Předmět vaší akce by měl být hned na začátku propozic.

• Název akce - oficiální název akce
• Ročník akce - o kolikátý ročník akce se jedná
• Tratě - jaké tratě jsou k dispozici a komu. Ideálně by každá trať měla v propozicích mít tyto údaje:

• Délka - v metrech, kilometrech
• Kategorie - jaké kategorie na trati mohou startovat (kategorie uspořádejte podle ročníků narození, nikoliv podle věku. Jinak hrozí, že rodiče postaví svoje děti na nesprávnou trať. Ročník narození je jednoznačný než věk).
• Povrch - po čem se běží, jede na kole, apd.
• Převýšení trati - aneb jak je trať náročná
• Místo startu - kde trať startuje
• Délka okruhu - v případě, že se jedná o trať na okruhu tak uveďte délku okruhu a počet okruhů, které se v rámci tratě jedou.

• Startovné

• Co je v ceně startovného - vyjmenujte
• Startovné předem (motivujte svoje závodníky, aby se přihlásili předem. Částka pro závodníky přihlašující se na místě by měla být aspoň o 100 Kč vyšší než předem)
• Co se dá ještě objednat navíc (produkty partnerů, suvenýry apd.)
• Speciální startovné - kdo startovné neplatí, kdo má slevu, atd.
• Jakým způsobem je možné startovné vrátit nebo převést (na jinou osobu, na další ročník akce, na jinou akci apd.)

• Registrace závodníků

• jak je organizována registrace závodníků (doporučujeme předem online formu)
• jak probíhá platba startovného (doporučujeme bankovní převod předem)
• do jaké doby od registrace musí být startovné uhrazeno (doporučujeme týden)

• Ceny

• Co jsou ceny pro vítěze (peníze, poukázky, věcné ceny v hodnotě, apd.)
• Co jsou ceny pro závodníky, kteří dokončí (viz startovné - co je v ceně startovného)

• Co je povoleno a co není povoleno závodníkům

• Běh - běh s holemi, běh v tretrách, v případě dvojic vzdálenost jednotlivců během závodu a v cíli, umístění startovního čísla
• Cyklistika - jízda v háku, občerstvení během závodu, umístění startovního čísla, použití helmy
• Triatlon - jízda v háku, triatlonové nástavce, plavání v neoprenu, umístění startovního čísla, použití helmy

• Co si vyhrazuje pořadatel

• Práva změn v programu, propozicích, pravidlech závodu a podmínkách bez předchozího oznámení
• Odkazovat nařízení závodu na vyhlášky a nařízení národních a mezinárodních asociací
• Prohlášení, že pořadatel není odpovědný za jakoukoliv újmu na zdraví, majetku nebo jinou úhonu vzniklou v souvislosti s účastí na závodě nebo jeho sledováním
• Prohlášení, že veškeré obrazové i zvukové záznamy a fotografie účastníků pořízené během závodu mohou být použity k vlastní propagaci pořadatele nebo k propagaci jeho partnerů bez jakéhokoliv nároku účastníků na jakoukoliv odměnu.
• Umístění startovního čísla

• Jak má mít závodník umístěné startovní číslo při závodě
• Co má případně doplnit na druhou stranu startovního čísla (kontaktní údaje, užívané léky, alergie a další podstatné informace pro případ ošetření)

• Souhlas - s čím vším závodník musí souhlasit ve formě pravidel závodu

• Závodník mladší 15 let - písemný souhlas zákonného zástupce
• Závodník mladší 18 let - písemný souhlas zákonného zástupce
• Závodník starší 18 let - minimálně:

• povědomí o rizikách spojených s nebezpečím vzniku škody nebo újmy na zdraví vzniklé při účasti v závodě.
• prohlášení, že se závodu účastní dobrovolně
• prohlášení, že bude respektovat pokyny pořadatele v době před závodem, při závodě a bezprostředně po závodě
• prohlášení, že se závodu účastní na vlastní riziko a nebezpečí a odpovídá sám za svojí fyzickou kondici a způsobilost
• prohlášení, že má uzavřeno zdravotní pojištění na dobu závodu pro možnost ošetření záchrannou službou nebo hospitalizaci

• Pojištění

• Pokud pořadatel zajišťuje pojištění (zdravotní, úrazové, odpovědnosti) tak jaké jsou podmínky tohoto pojištění a jak je sjednáno a jak budou náklady na pojištění účtovány závodníkovi.
• Pokud pořadatel nezajišťuje pojištění, tak by to mělo být oznámeno včetně doporučení jaké pojištění by si měl závodník zajistit

• Čipové měření

• Oficiální čas (GUNTIME) je čas od výstřelu. Reálný čas (REALTIME) je čas od průběhu startu do průběhu cílem.
• Jakým způsobem má být čip umístěn pro správnou funkci během závodu
• Jakým způsobem má být čip po závodě vrácen
• Jaká je cena čipu v případě ztráty nebo neodevzdání

3. Kdy

Datum a a den akce by měl být též v úvodu propozic.

• Datum akce - celý datum tj. den/měsíc/rok kdy se akce koná
• Den - jaký den v týdnu se akce koná (sobota, neděle)
• Ustálený termín - pokud akci pořádáte “první sobotu v září” tak to uveďte v této části.
• Změna - v případě, že je termín akce mimořádně změněný tak to uveďte výrazně
• Od kdy je možné se na akci registrovat (online) - uveďte datum a čas od kdy bude spuštěna online registrace (a kde)
• Do kdy je možné provádět online registraci - uveďte do kdy bude možné se předem přihlásit (rozumné akce končí svojí registraci nejpozději 24h před konáním akce)
• Do kdy je možné žádat o změnu (převod startovného) - zpravidla 48h před konáním akce
• Časový program akce by měl obsahovat

• Kdy akce začíná
• Od kdy je otevřena startovní kancelář (vyzvedávání startovních balíčků)
• Kdy končí registrace pro předem přihlášené závodníky (doporučujeme nejpozději 30 minut před startem dané trati)
• Kdy končí registrace pro příchozí závodníky (doporučujeme 60 minut před startem dané kategorie)
• Kdy proběhne vyhlášení výsledků (na vyhlášení výsledků počítejte s časem nejméně 60 vteřin na jednu trojici)
• Kdy akce skončí
• Kdy proběhne doprovodný program (koncert, vystoupení, tombola)
• Od kdy do kdy proběhne rozprava se závodníky (triatlon)
• Od kdy/do kdy je možné ukládat kola do depa (triatlon)

• Časový limit a tempo pro daný limit
• Kdy se závod neuskuteční - většina závodů se uskuteční bez ohledu na povětrnostní podmínky, ale v případě extrémních podmínek je možné aby závod byl odsunut nebo zrušen. Propozice by měly obsahovat informaci, zdali se účastníkům v daném případě startovné vrací nebo nikoliv. Doporučujeme NE.

4. KDO

Kdo akci organizuje, kdo akci pořádá, kdo akci sponzoruje a hlavně pro koho je určena.

• Pořadatel akce - ideálně uveďte právně odpovědnou osobu za závod, dále kontaktní mobilní telefon, email a další údaje pro kontaktování pořadatele. V případě, že máte více osob pro kontakt (média, sponzoři, VIP závodníci, apd.) tak uveďte kontaktů více
• Organizátor akce  - v případě, že se jedná o akci která patří do poháru nebo je součástí seriálu, tak kromě samotného pořadatele figurují i takzvaní organizátoři. Uveďte je též.
• Sponzoři akce - uveďte kdo je a jakým (generálním, hlavním, technickým, apd.) sponzorem.
• Kdo se může zúčastnit - podstatná informace pro závodníky. Mělo by být naprosto jasné kdo se může a jaké trati zúčastnit. Součástí by mělo být:

• Věkové omezení pro start na jednotlivých tratích (od ročníku, do ročníku)
• Možnost startu s doprovodem (v případě například předškolních dětí, závodníků mladších 18 let, atd.)
• Speciální kategorie (MČR lékařů, hasičů, zdravotníků, policistů) případně pohár (pouze pro registrované členy atletických oddílů, apd.)

• Kdo může vyzvednout startovní balíček a jak se musí prokázat (průkaz totožnosti, email s přiřazeným startovním číslem apd.)
• Rekordy závodu

• Kdo drží rekord závodu (uvádějte aspoň  rekord na hlavní trati v kategorii muži/ženy) v jakém výkonu a kdy jej získal
• Kdo je poslední vítěz (loňský ročník) v kategorii muži/ženy
• Účastnický rekord závodu (maximální počet startujících a v jakém roce)
• Účast v loňském ročníku (počet startujících v hlavním závodě, celkový počet startujících)

5. Kde

Kde se akce koná, kde zaparkovat, kde najdu toalety, kde najdu prezentaci, atd. Toto nesmí v propozicích chybět.

• Kde se akce koná - uveďte město a úplnou adresu, pokud není adresa vyhledatelná, tak uveďte GPS souřadnice
• Kde je startovní kancelář - kde je startovní kancelář závodu (prezentace-registrace), kde si může závodník vyzvednout číslo, kde se platí startovné, kde můžu nahlásit změnu údajů, apd.
• Kde zaparkovat - jak se dostat na parkoviště
• Kde jsou šatny a sprchy pro závodníky
• Kde budou viset výsledky v místě závodu, kde budou na webu
• Kde můžu podat protest (místo, email, web) a do jaké doby (x dní po závodě)
• Kde bude k dispozici občerstvení při/po závodě
• Kde najdu historické výsledky závodu, fotografie ze závodu, historii závodu - ideálně vše ve formě www stránek závodu + fanouškovských FB stránek
• Kde můžu nahlásit ztrátu/nález během závodu
• Kde bude k dispozici úschovna v průběhu závodu

Pravidla závodu

vzor .. běh pro Jedličku..

Účastník závodu svou registrací, zaplacením startovného a nastoupením do závodu a převzetím svého čipu prohlašuje:

• Každý registrovaný účastník je povinen uhradit startovní poplatek do tří dnů od registrace, v případě že poplatek není včas uhrazen, registrace bude s emailovým upozornění zrušena.
• On-line registrace bude uzavřena dd.mm.rr v hh:mm
• Registrace je považována za platnou až po jejím zaplacení a připsáním na účet pořadatele v plné výši.
• Registrační poplatek po jeho zaplacení je konečný a je nevratný.
• Změny v registracích (změna jména) je možná pouze do dd.mm.rr v hh:mm na emailu: sportovniservis@gmail.com a to bezplatně.
• Zaslání přihlášky prostřednictvím internetu a úhrada startovného dd.mm.rr v hh:mm
•  nahrazují písemný podpis na papírové přihlášce.
• Závodu se mohou účastnit pouze řádně zaregistrovaní závodníci se startovním číslem viditelně a pevně umístěným na tričku.
• Pro správné zařazení závodníka do kategorie je rozhodující ročník narození.
• V případě zrušení závodu z vůle vyšší moci (vichřice, požár, povodně apod.), bude vybrané startovné převedeno na závod v náhradním termínu nebo vráceno na žádost závodníka se storno poplatkem 50% na pokrytí nákladů závodu (ceny, tisk apod.).
• Závod se uskuteční bez ohledu na povětrnostní podmínky.
• Po celé délce trati je umístěn a vyznačen doprovod – pořadatelé, kteří dohlížejí na průběh.
• Závodník je povinen řídit se regulemi tohoto závodu a dodržet trasu závodu.
• Je zakázáno jakkoliv zkracovat nebo zahrazovat závodní trať.
• Pořadatel není odpovědný za jakoukoli škodu na majetku nebo jinou úhonu vzniklou účastí v závodě nebo jeho sledováním.
• Pořadatel si vyhrazuje právo posunout čas startu.
• Pořadatel si vyhrazuje právo upravit trasu závodu.
• Pořadatel si vyhrazuje právo přerušit či ukončit závod za situace, při které by mohlo být ohroženo bezpečí závodníků a to bez náhrady startovného.
• Pořadatel si vyhrazuje právo na změny v programu, propozicích a těchto pravidlech bez předchozího oznámení.
• Startovní balíčky, které si závodníci nevyzvednou v den závodu, propadají ve prospěch pořadatele.
• Prvních XX plně registrovaných žen a XX plně registrovaných mužů obdrží tričko s iniciály projektu zdarma.
• Podmínkou pro předání výhry je osobní účast závodníka na slavnostním vyhlášení vítězů.
• Protesty týkající se výsledků nebo průběhu závodu musí být podány do 30 minut po úředním vyhlášení či vyvěšení výsledků na výsledkové tabuli.
• V případě ztráty čipu uhradí závodník vzniklou škodu, a to ve výši 500 Kč.
• Pořadatel závodu neručí za odložené věci.
• Každý účastník vyplněním registrace prohlašuje, že si přečetl propozice a pravidla tohoto závodu, souhlasí s nimi a bude se jimi řídit, startuje na vlastní nebezpečí a riziko, je zdravotně způsobilý a k závodu je dostatečně pojištěn, bude se řídit pokyny pořadatele a pořadatelské služby.
• Každý účastník prohlašuje, že se účastní dobrovolně a na vlastní nebezpečí (se všemi důsledky z toho plynoucími).
• Každý účastník je psychicky i zdravotně způsobilý se uvedené akce zúčastnit a v případě jakéhokoliv zranění či úrazu nebude po pořadateli požadovat žádné finanční ani jiné odškodnění a bolestné.
• Každý účastník potvrzuje, že se bude řídit těmito pravidly závodu. Pokud tato pravidla jakýmkoliv způsobem poruší, může to mít za následek diskvalifikaci ze závodu.
• Každý účastník je povinen si přečíst a respektovat důležité informace a pokyny, které pořadatel zveřejní před závodem na svém webu www.
• Veškeré materiály (fotografie a video) pořízené během akce mohou být pořadatelem použity k vlastní propagaci bez nároku na honorář.
• Každý účastník je obeznámen s tím, že pořadatel zodpovídá jen za povolení k využití místa pořádání soutěže, zejména za místo startu, cíle však nezodpovídá a neposkytuje žádnou záruku za stav tratí, jejich funkci nebo specifické podmínky soutěže dané např. počasím. Pokud bude třeba během závodu použít veřejnou cestu, pozemní komunikaci nebo jinou dopravní plochu, účastník bere na vědomí, že je třeba dodržet na takových komunikacích pravidla silničního provozu.
• Každý účastník bere na vědomí, že pořadatel během závodu nepřebírá odpovědnost za škodu za odložené věci účastníka.
• Každý účastník je informován o tom, že pořadatelem nebylo uzavřeno žádné zvláštní pojištění na náhradu škody způsobené účastníkovi v souvislosti s účastí v závodě.
• Každý účastník byl důkladně poučen o průběhu závodu.
• Účastník netrpí žádnou závažnou nemocí nebo závažným onemocněním. Nepatří do rizikové skupiny dle MZ
• Nezletilí účastníci musí nechat své zákonné zástupce vyplnit a podepsat čestné prohlášení. Podepsaný originál je nutné předložit při registraci v místě závodu, jinak nemůže být závodník zařazen do závodu.

Každý účastník registrací v závodě dává souhlas se zpracováním osobních údajů  

Souhlas se zpracováním osobních údajů

Udělujete tímto dobrovolně souhlas společnosti XYZ IČ: XXX, zapsané ve veřejném rejstříku vedeném (dále jen „Správce“), aby ve smyslu zákona č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“) zpracovávala tyto osobní údaje:

• -  jméno a příjmení
• -  datum narození
• -  bydliště
• -  e-mailová adresa
• -  telefonní číslo
• -  fotografie z průběhu akce

Jméno, příjmení, datum narození, bydliště, telefonní číslo, e-mailovou adresu a fotografie z průběhu akce je nutné zpracovat:

• za účelem registrace, evidence a vyhodnocení závodu ..., který organizuje Správce. Akce se koná dd.mm.rr v ....
• pro marketingové účely Správce, tj. zejména zveřejňování informací o průběžné činnosti Správce.

Tyto údaje budou Správcem zpracovávány po dobu 3 let ode dne udělení souhlasu.

S výše uvedeným zpracováním udělujete svůj výslovný souhlas a prohlašujete,že poskytnuté osobní údaje jsou pravdivé. Souhlas lze vzít kdykoliv zpět, zasláním emailu nebo dopisu Správci.

Osobní údaje bude Správce zpracovávat manuálně nebo automaticky prostřednictvím svých zaměstnanců nebo zpracovatelů pověřených Správcem. Pro Správce mohou zpracovávat i tito zpracovatelé:

Poskytovatel softwaru APACHI s.r.o. (www.sportovniservis.cz), Husinecká 903/10, 130 00 Praha 3 – Žižkov.

Případně další poskytovatelé zpracovatelských softwarů, služeb a aplikací, které však v současné době Správce nevyužívá.

Vezměte, prosíme, na vědomí, že podle zákona o ochraně osobních údajů máte právo:

• vzít váš souhlas kdykoliv zpět,
• požadovat po nás informaci, jaké vaše osobní údaje zpracováváme,
• požadovat po nás vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů,
• vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit,
• požadovat po nás výmaz těchto osobních údajů,
• v případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů obrátit se na nás nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů.