ACTIVIDAD NO. 21  COMENTARIOS

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres resaltar algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de imprimir.

Insertar un comentario

Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos, se nos mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo, estando en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado.

El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iníciales del autor (D es la inicial del nombre de usuario) y el número de comentarios que ha realizado este autor y enseguida se muestra el texto del comentario.

En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión. Para ello deberemos desplegar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vería como podemos observar en la siguiente imagen.

Vemos que en el panel nos da algo más de información, por ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un renglón más abajo muestra el comentario.

Modificar el autor de los comentarios

Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar Word o el paquete completo de Office introducimos nuestro nombre. Para modificar esa identidad debemos acceder a la pestaña Revisar y desplegar el menú Control de cambios, allí seleccionaremos Cambiar nombre de usuario.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, que es el que vimos al principio del curso:

En el campo Nombre de usuario escribimos nuestro nombre o el nombre que deseemos. En el campo Iniciales podemos escribir las iniciales de nuestro nombre. Para que los cambios tengan efecto debemos presionar el botón Aceptar. El próximo comentario que introduzcamos en el documento tendrá la identidad que hayamos puesto en este diálogo. Veamos el resto de botones de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.

Buscar un comentario

Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio, desplegando el menú Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Modificar la apariencia de los comentarios

Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botón y seleccionar Opciones... Aparece el diálogo Control de cambios, las modificaciones que podemos hacer sobre los comentarios está dividida en dos secciones:

En la sección de Marcas en la última opción podemos modificar el color de los comentarios. Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del mismo color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente del autor.

Además de modificar el color en la sección Globos, podemos modificar el Ancho, el Margen y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseño de impresión y Web (Siempre, Nunca o Sólo para formato o comentario).

También existe un recuadro de selección donde podemos marcarlo o no para que aparezca una línea discontinua de conexión al texto al que se refiere el globo.

Mostrar/ocultar comentarios

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese.

Desplegando el menú del botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar podemos marcar o desmarcar la opción que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automático, si la opción está seleccionada los comentarios serán visibles de lo contrario no se verán.

Imprimir comentarios

Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse.

En el menú Control de cambios, podemos acceder a la opción Cambiar opciones de seguimiento, abrirá un cuadro de diálogo y en la última sección donde pone Globos existe la opción Orientación del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Además de esto, en el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de en la opción Imprimir tener seleccionada la opción Documento con marcas.