2014년 동아리방 재배치 시행안

작성 및 공고: 제23대 학부 동아리연합회 "안녕"

공고 일시: 2014년 5월 2일

1. 개요

1. 동아리연합회는 회칙 제47조에 따라 2014년 동아리방 재배치를 시행함에 있어 동아리방 재배치의 시행 방법과 절차를 규정하고, 투명한 동아리방 재배치가 진행될 수 있도록 본 시행안을 공고한다.
2. 동아리방 재배치 과정에서 의사 결정의 주체는 동아리연합회 운영위원회로 한다.
3. 동아리방 재배치 대상 동아리는 2014년 봄학기에 재등록 혹은 신규등록을 완료한 동아리들로 한다. 단, 기존에 동아리가 동아리방으로서 사용하는 공간이 동아리 연합회에서 관리하는 공간이 아닌 경우, "기존 사용 공간 양도 서약서"(양식4)를 제출한 경우에만 동아리방 재배치 대상에 포함된다.
4. 동아리방 재배치 대상 동아리방은 현재 동아리연합회가 관리하고 있는 기존 공간들과, 동아리연합회가 학교측 관련 부서, 대학원 총학생회, 학생문화공간관리위원회와의 협의로 얻은 공간들로 한다. 단, 공용 동아리방(우체국 3103호, 태울관 2102호), 다용도실(매점 3104~3105호), 동아리연합회 창고(태울관 1101호)는 재배치에서 제외한다.
5. 본 시행안에서 규정하지 않는 내용은 시행안 공고 이후에 운영위원회의 의결을 통하여 추가적으로 규정할 수 있다.

2. 동아리방 재배치 과정

1. 동아리방 재배치 대상 동아리방을 면적, 접근성 등을 기준으로 비슷한 공간끼리 묶어 구획을 설정한다. 구획에 대한 자세한 정보는 "동아리방 정보 일람"(첨부1) 및 "동아리방 도면 자료"(첨부2)를 참조하도록 한다.
2. 운영위원회는 "3. 평가 방법"에 따라 각 동아리들을 평가하여 점수를 낸다.
3. 다음의 방법으로 1차 재배치 과정을 진행한다.

1. 동아리가 신청한 구획 중 가장 높은 우선 순위로 지망한 구획 3개에 대하여, 각 구획에 동아리를 배열하고, 구획별로 배열된 동아리들을 평가 점수를 기준으로 정렬한다.
2. 구획별로 사용 가능한 동아리방의 개수만큼 평가 점수가 높은 동아리부터 해당 구획에 배정한다. 단, 총점이 동점이 나온 동아리는 1) 경고 2) 동아리방 필요성 및 적합성 3) 안전점검 주의부과 기록의 순으로 점수가 높은 동아리에 높은 순위를 부여한다.
3. 어떤 구획에 배정된 동아리는 배정된 구획보다 낮은 우선 순위로 지망한 모든 신청을 취소한다. 또한, 공동 동아리^[1]가 배정될 경우 이에 소속된 개별 동아리들의 모든 신청을 취소한다.
4. 더 이상 변동 사항이 없을 때까지 ii, iii의 과정을 반복한다.
5. 각 구획에 배정된 동아리들에게 평가 점수 내림차순으로 연락을 취하여 희망 동아리방을 조사하고 최종 배정한다.

4. 2차 재배치가 필요할 경우 1차 재배치에서 배정되지 않고 남은 동아리방과 동아리방을 얻지 못한 동아리들에 대해서 1차 재배치와 동일한 방법으로 재배치를 진행한다.
5. 운영위원회는 8월 정기운영위원회에서 다음의 사항을 의결하여 공고한다.

1. 최종 동아리방 배정 결과
2. 각 구획별 동아리들이 획득한 점수의 평균 및 표준 편차
3. 각 동아리의 구획별, 항목별, 운영위원별 평가 점수와 순위. 단, 평가자는 익명으로 처리하여 공개하지 않는다.
4. 운영위원별 '동아리방 필요성 및 적합성' 항목에 대한 평가 기준. 단, 기준 작성자는 익명으로 처리하여 공개하지 않는다.
5. 운영위원별 '활동 현황' 항목에 대한 평가 기준. 단, 작성자는 익명으로 처리하여 공개하지 않는다.

6. 동아리들은 집행부를 통하여 일정 조정을 거쳐 가을학기 개강 이후 이사를 진행한다.

3. 평가 방법

1. 각 동아리는 다음의 항목으로 평가되어 점수를 부여받는다.

2. 계산 과정에서 필요 시, 소수점 아래 넷째 자리에서 반올림한다.
3. '동아리방 필요성 및 적합성' 점수는 운영위원들의 점수를 최대한 공평하게 반영하기 위해 다음과 같은 방법을 통해 표준화하여 합산한다.

1. 어떤 구획 에 지원한 동아리 에 대하여, 한 명의 운영위원 이 '동아리방 필요성 및 적합성' 항목에 대해 평가한 점수를 라 하자.
2. 정규 분포로 근사된 점수 는 다음과 같이 계산한다.

.

단, , .

3. 표준 점수 는 다음과 같이 계산한다.

.

4. 동아리 가 해당 구획에서 얻는 '동아리방 필요성 및 적합성'의 최종 점수 는 다음과 같다.

.

4. 운영위원이 각자 평가하는 점수 항목의 경우 회장단은 평가에 참여하지 않으며, 회장단이 운영위원들의 점수를 취합하여 계산한다. 회장단은 재배치 과정의 공정성을 해칠 수 있는 평가를 반려할 수 있으며, 취합이 완료될 때까지는 점수를 공개하지 않는다.

4. 서류 제출

1. 동아리방을 신청하고자 하는 동아리는 다음의 서류를 제출한다.

1. 동아리방 신청서 (양식1)
2. 지난 2년간의 활동 및 실적 보고서 (양식2)
3. 공동 동아리방 사용 신청서 (양식3, 선택)
4. 기존 사용 공간 양도 서약서 (양식4, 선택)

2. 2014년 봄학기에 재등록하는 동아리는 2014년 6월 1일 오후 11시 55분까지, 2014년 봄학기에 신규등록하는 동아리는 신규 등록 공고일로부터 30일이 되는 날의 오후 11시 55분까지 일체의 서류를 제출한다. 서류를 늦게 제출한 동아리는 1차 재배치 과정에서 제외된다.
3. 모든 서류는 PDF 파일 형식의 전자 문서로 각 동아리가 소속된 분과의 분과장의 이메일로 제출한다.
4. 서류에서 허위 사실의 기재가 발견될 경우 회칙 제47조 8항에 따라 배정 우선 순위를 최하위로 한다. 즉, 1차 재배치 과정에서 제외하고, 2차 재배치 과정에서 모든 점수를 0점으로 계산한다. 또한, 회칙 제43조 제1항에 따라 경고를 부과할 수 있으며, 동아리방 재배치가 완료된 이후에도 서류의 허위 사실 기재가 발견될 경우 즉시 배정된 동아리방을 회수할 수 있다.
5. 평가에는 오직 동아리에서 제출한 동아리방 재배치 관련 서류만을 참고하며, 동아리 회원, 분과장, 집행부원으로부터의 추가 자료 제공은 불허하고 심사에서 고려하지 않는다.
6. 제출된 서류는 어떠한 경우에도 반환하지 않으며, 서류의 내용은 운영위원회의 심사를 위해서 운영위원에게만 공개된다.

5. 공동 동아리방

1. 동아리들끼리의 협의에 의해 하나의 동아리방을 여러 동아리가 공동으로 사용할 수 있으며, 여러 동아리가 공동으로 사용하는 동아리방을 '공동 동아리방'이라고 한다. 공동 동아리방의 사용권은 동아리방을 배정 받은 복수의 동아리에게 다음 동아리방 재배치 시까지 사용 및 관리의 권한을 위임하며, 예약에 의해 사용권을 부여하는 공용 동아리방과는 구분된다.
2. 공동 동아리방을 사용하고자 하는 복수의 동아리는 "공동 동아리방 사용 신청서"를 제출함으로써 공동 동아리방 사용을 신청할 수 있다.
3. 하나의 동아리는 최대 한 번까지 공동 동아리방을 신청할 수 있다. 즉, 하나의 동아리가 서로 다른 두 동아리와 각각 함께 공동 동아리방 신청을 할 수 없다.
4. 하나의 공동 동아리방을 신청마다 하나의 가상의 동아리를 상정하고, 이를 '공동 동아리'라고 하며, 공동 동아리를 이루는 각 동아리를 '공동 동아리에 소속된 개별 동아리'라고 한다.
5. 공동 동아리는 소속된 개별 동아리 모두가 참여하는 재배치에 한하여, 일반 동아리와 동일한 방법으로 재배치 과정에 참여한다.
6. 공동 동아리는 다음의 각 항목의 합계로 점수를 부여받는다. 단, 총점이 100점을 초과할 경우 100점으로 인정한다.

1. '동아리방 필요성 및 적합성' 항목의 점수는 소속된 개별 동아리들의 '동아리방 필요성 및 적합성' 점수 중 가장 큰 점수로 한다.
2. '실적' 항목의 점수는 소속된 개별 동아리들의 '실적' 점수 중 가장 큰 점수로 한다.
3. '활동 현황' 항목의 점수는 소속된 개별 동아리들의 '활동 현황' 점수 중 가장 큰 점수로 한다.
4. '경고' 항목의 점수는 소속된 개별 동아리들의 '경고' 점수 중 가장 작은 점수로 한다.
5. '집행부원 인센티브' 점수는 소속된 개별 동아리들의 '집행부원 인센티브' 점수의 총합으로 한다. 단, 합계 점수가 5점을 초과할 경우 5점으로 인정한다.
6. '안전 점검 주의 부과 기록' 점수는 소속된 개별 동아리들의 '안전 점검 주의 부과 기록' 점수의 평균으로 한다. 단, 계산 과정에서 필요한 경우 소수점 아래 넷째 자리에서 반올림한다.

7. 각 재배치 과정에서, 공동 동아리와 이에 소속된 개별 동아리 중 하나가 같은 구획을 신청하였고, 해당 구획에서 공동 동아리는 동아리방을 얻지 못하였으나 개별 동아리가 동아리방을 배정받았을 경우, 개별 동아리에게 배정된 동아리방을 공동 동아리에게 배정한다.