Dieser Text beschreibt den Verlauf und die Entwicklung des Bielefelder Informationssystems (BIS) an der Universität Bielefeld von 1998 bis 2016. Diese Darstellung ist kein offizielles Dokument der Hochschule, sondern stellt allein meine eigenen Perspektiven und Erinnerungen dar. Henning Brune, 31.12.2016
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Inhalt
1999: Vorbereitung der ersten BIS Dienste
Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis PEVZ
Schaffung der technischen und rechtlichen Grundlagen
2000: Aufnahme des produktiven Betriebs
Das elektronische, kommentierte Vorlesungsverzeichnis eKVV: Der Beginn
2001: Schnelles Rollout des eKVVs
Eine studiengangsorientierte Darstellung von Beginn an
Erste Veränderungen an der Raumvergabe
Umstellung auf die Bachelor-Master-Studiengänge
Einführung der ersten eLearning Plattform an der Universität
2003: Start der Forschungsdatenbank und Migration
Start der Forschungsdatenbank FoDa
Erste Präsentation des eKVVs vor anderen Hochschulen
Migration von der SilverStream Plattform
2004: Weiterentwicklung der Lehrplanung
Unterstützung von Onlinebelegverfahren
Freigabe des kompletten PEVZs im Internet
Gründung der automatischen eMailverteiler
Noch einmal eine kurze Diskussion um HIS LSF
2005: Aufbau der Prüfungsverwaltung
Die Bachelor / Master Prüfungsverwaltung
Aufarbeitung der bereits erbrachten Prüfungsleistungen
Die erste weitere Mitarbeiterin im BIS Team
Integration der Raumbuchung in das eKVV
Mehr als 10.000 Studierende mit eKVV Stundenplänen
eKVV Vorstellung an der Universität zu Köln
Weiterer Ausbau des BIS Teams: Kommunikation
Gründung der Dokumentenablage im eKVV
Einführung von Stud.IP und der Schnittstelle für eLearning Systeme
eKVV2 löst das eKVV1 endgültig ab
Umstellung der hochschulweiten Mailverteiler auf die BIS Adressen
2007: Der erste Versuch zur Einführung eines Campusmanagementsystems
Was ist ein Campusmanagementsystem?
Die Einführung eines externen Campusmanagementsystems wird abgelehnt
Einführung des Teilnahmemanagements im eKVV
Unterstützung von Klausuranmeldeverfahren
Tagesgenaue Terminangaben im eKVV und der Raumvergabe
Personalisierung des PEVZ durch Bilder der Mitarbeiter/-innen
Englischsprachige Version des PEVZ
Einstieg in die Studiengangsmodellierung
2008: Abrundungen in allen Diensten
Installation von Displays in der Uni Halle
Einfrieren von Modulen und Fächern im Transcript
Klappenfunktion für die Wirtschaftswissenschaften
Das letzte Telefonbuch wird gedruckt
2009: Eine erste Reorganisation
Wechsel des BIS Teams in ein neues Dezernat
Anbindung an die Studierendenverwaltung
Das letzte gedruckte Vorlesungsverzeichnis
Generierung von Diploma Supplements
Meldung von Ergebnislisten im System
Steuerung der Klimatisierung über die Raumbuchungen
2010: Ablösung der ersten BIS Dienste
Angebot der Kalenderintegration
Abschaltung des Telefonänderungsdienstes
Die zweite Studienstrukturreform (Studienmodell 2011)
Der zweite Anlauf zur Einführung eines Campusmanagementsystems
Gründung der Studieninformation
Zeugnisantrag in der Prüfungsverwaltung
Auftakt zur 'Projektinitiative Digitaler Campus (BIS 3.0)'
Starker Ausbau der Studiengangsmodellierung
Start des Lehrbetriebs im Studienmodell 2011
Papierlose Lehrplanung in der LiLi Fakultät
2012: Grundlegende Änderungen der Prüfungsverwaltung
Einführung der Leistungsbuchung durch Lehrende per Webformular
Festlegung der FsB Versionen der Studierenden
Zugriff auf BIS Daten für das Studienerfolgsmonitoring
Großer Ausfall der BIS Dienste
Dokumentation und Fristenkontrolle bei der Ausgabe von Abschlussarbeiten
Zeugnisantrag in der Prüfungsverwaltung für das neue Studienmodell
Generierung von Modulhandbüchern in der Studieninformation
Umstellung des eKVVs auf reinen Modulbezug
2014: Start des integrierten eLearning Angebots
Vollständigkeitsprüfung von Modulen für Studierende
Beginn des Master of Education im Studienmodell 2011
Unterstützung bei der Organisation des Praxissemesters
Einführung eines Single Sign-on über Identity Provider
Einmaladressen für Serienmailverfahren
2015: Richtungswechsel in BIS 3.0
Einführung der Selbstbuchung in der zentralen Raumvergabe
Das Ende des BIS 3.0 Vorhabens in der ursprünglichen Form
Neues Mittelverteilungsmodell mit eKVV Indikator
Einführung der ECTS Einstufungstabellen
2016: Eine weitere Reorganisation
Intensivierung der Integration mit dem Identity Management
Generierung von Zeugnis und Urkunde
Ausbau der Modulberechenbarkeiten
Benachrichtigungsfunktion für Studierende bei Leistungsbuchungen
Reorganisation mit Aufteilung des BIS Teams
Umfang und Zukunftsfähigkeit der BIS Programmierung
Was ist das BIS?
Das Bielefelder Informationssystem - kurz BIS genannt - ist ein bereits seit 1998 an der Universität Bielefeld existierendes Projekt, welches der Universität eine große Zahl von Informationsangeboten im Internet beschert hat, die aus dem Alltag der Hochschulangehörigen nicht wegzudenken sind. Das Feld des sogn. Campusmanagements hat sich dabei früh als wesentlicher Schwerpunkt des BIS herausgebildet. Das Diensteangebot des BIS ist allerdings nicht darauf beschränkt geblieben und stellt der Universität heute auch wesentliche Teile ihrer Kommunikations- und Sicherheitsinfrastruktur zur Verfügung.
Lange Zeit vorangetrieben von einem kleinen, engagierten Team - dem BIS Team - ist das Bielefelder Informationssystem ein Beispiel für den seltenen Fall, in dem eine komplexe Softwareeigenentwicklung über einen langen Zeitraum - bis heute - erfolgreich durchgeführt wird.
Der folgende Text soll als Erinnerung dienen an die vielfältige Geschichte des BIS in seinen ersten 19 Jahren. Diese Geschichte beginnt bei den ersten Schritten zur Nutzung des damals noch jungen Internets in den Prozessen der Universität. Sie umfasst in den folgenden Jahren zwei Studienstrukturreformen, vielfältige Prozessänderungen insbesondere in der Lehr- und Prüfungsorganisation und die Ausdehnung der angebotenen Dienste auf immer neue Felder. Sie umfasst aber auch die kontinuierlichen Wandlungen in der Erwartungshaltung unserer Nutzerinnen und Nutzer, bedingt durch die in dieser Zeit erfolgte Entwicklung von einer noch weitgehend analogen Welt zum heute allgegenwärtigen Smartphone.
In technologischer Hinsicht ist das BIS hingegen von großer Konstanz gekennzeichnet: Das System wurde von Beginn an in Java implementiert und ist es - notwendiger Migrationen zum Trotz - bis heute noch. Einige Zahlen zum erheblichen Umfang des Gesamtsystems finden sich am Ende dieses Textes.
1998: Beginn des Projekts
Am 20. Februar findet die konstituierende Sitzung der Projektgruppe BIS statt, die vom Rektorat diesen Auftrag erhielt:
‘Das Rektorat hat auf seiner Sitzung am 3.2.1998 über die vom „Arbeitskreis Informationsstrukturierung und Intranet“ erarbeitete Vorlage zur Erarbeitung eines Konzepts zum Aufbau einer Basisinfrastruktur BIS (Bielefelder Informationssystem) beraten und dazu folgenden Beschluss gefasst:
'Das Rektorat beschließt, eine Projektgruppe einzusetzen mit dem Auftrag, eine Basisinfrastruktur BIS (Bielefelder Informationssystem) zu konzipieren….'’
Geleitet von Volker Möhle, dem Leiter des Zentrums für Lehrerbildung (ZfL), und Prof. Alois Knoll von der Technischen Fakultät tritt hier eine kleine Gruppe von Universitätsangehörigen aus verschiedenen Bereichen zusammen, die für die Universität ein leistungsfähiges Informationsangebot im Intra- und Internet aufbauen will. Und man stellt mich als ersten Mitarbeiter für diese Aufgabe ein.
Im ersten Projektjahr bin ich im wesentlichen damit beschäftigt die unterschiedlichen an der Universität existierenden Informationssammlungen zu finden, zu klassifizieren und die Prozesse zu beschreiben, die diese Informationen erzeugen. Dabei entsteht unter anderem dieses Diagramm:
1999: Vorbereitung der ersten BIS Dienste
Auf dieser Grundlage können die ersten konkreten Produkte des Bielefelder Informationssystems entstehen:
Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis PEVZ
Die Darstellung der Organisationsstruktur der Universität und der Personen, die an der Universität arbeiten, sind die erste konkrete Entwicklung des BIS. Bis heute ist das sogn. PEVZ - wobei dieser Name erst viele, viele Jahre später verwendet wird - der Kern des Bielefelder Informationssystems: Alle später eingeführten Module verknüpfen sich in irgendeiner Weise mit Personen und Organisationseinheiten, seien es Lehrveranstaltungen, Studiengänge, Module, Forschungsberichte, Publikationen oder Berechtigungen im System.
Diese Grafik aus einer der ersten Schulungen zum PEVZ zeigt diese Ideen bereits auf, auch wenn es in Teilen noch lange dauern wird, bis sie vollständig umgesetzt werden können:
Das PEVZ soll zunächst nur für eine kleine Gruppe von Mitarbeiter/-innen zugänglich werden, da die Frage geklärt werden muss, wie dieses weitere Mitarbeiterverzeichnis neben dem existierenden gedruckten Telefonbuch, dem Personalteil des Vorlesungsverzeichnisses und der Datenbank der Telefonanlage aufgebaut und dauerhaft aktuell gehalten werden kann.
Der Telefonänderungsdienst
Der Prozess, der für die Pflege des PEVZ genutzt wird, ist das Verfahren zur Beantragung von Änderungen an den Telefonen der Hochschulangehörigen. Dieser Prozess war damals strikt geregelt und mit einem Antragsformular verknüpft, welches an einer zentralen Stelle eingereicht werden musste. Über dieses Formular wurden neue Telefone beantragt, aber auch Änderungen wie Umzüge von Personen in andere Büros mitgeteilt. Nur auf diese Weise konnte die Personendatenbank in der Telefonanlage aktualisiert werden, die für die Telefonvermittlung und einen Teil des gedruckten Telefonbuchs verwendet wurde.
Den in den Fakultäten mit der Durchführung dieses Prozesses beauftragten Mitarbeiter/-innen wird mit der Umstellung auf einen elektronischen Workflow ein starker Vorteil geboten: Durch die Pflege der Personendaten im PEVZ kann die Bewältigung der Telefonänderungsanträge so weit vereinfacht werden, dass der zusätzliche Aufwand für die Pflege des PEVZs mehr als aufgewogen wird. Dies wird ein Prinzip der BIS Anwendungen:
Die zusätzliche Arbeit für die Mitarbeiter/-innen, die Informationen in den BIS Diensten einpflegen und aktualisieren müssen, soll im Idealfall kompensiert werden durch an anderer Stelle wegfallende Tätigkeiten und ggf. auch noch neue Anwendungen erschließen.
Auch ein zweites, bis heute gültiges Prinzip wird hier bereits angelegt: Das Prinzip der dezentralen Datenhoheit. Damit ist gemeint, dass die Informationen im Bielefelder Informationssystem an den Stellen eingetragen und aktuell gehalten werden, die den besten Überblick über die jeweilige Information haben. Also in den Fakultäten und Einrichtungen selbst und nicht an einer zentralen Stelle. Die Zentrale ist hingegen nur verantwortlich für Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung der BIS Plattform.
Bei der Analyse der existierenden Prozesse während des Aufbaus des Workflowsystems für den Telefonänderungsdienst wird ein interessantes Ergebnis erzielt:
In dieser alten Darstellung des Prozesses fällt der Seitenzweig über das damalige Dez. IV auf. Dieser Seitenzweig stellt sich bei der Prozessaufnahme als überholt heraus und kann mit der Einführung des elektronischen Formulars unmittelbar eingespart werden. Dies stellt einen schnellen Erfolg der Digitalisierung dar.
Trotzdem wurde rückblickend gesehen der Prozess nicht stark genug überarbeitet denn in den folgenden Jahren stellt sich heraus, dass wesentliche Anteile des 1-zu-1 in den elektronischen Ablauf übernommenen Papierformulars unzweckmäßig und für die Mitarbeiter/-innen in den Fakultäten unverständlich waren. Trotzdem erfüllt der Telefonänderungsdienst seinen eigentlichen Zweck und das PEVZ beginnt sich mit aktuellen Kontaktdaten der Mitarbeiter/-innen der Universität zu füllen.
Schaffung der technischen und rechtlichen Grundlagen
Neben der Konzeption ist das Jahr 1999 insbesondere von der Schaffung der Grundlagen für die neuen Dienste geprägt:
In technischer Hinsicht wird die Plattform für die konkrete Implementierung ausgewählt und in Betrieb genommen. Für die Programmierung wird von mir Java verwendet und als Server das proprietäre SilverStream Produkt. Dies erlaubt eine damals einzigartige Geschwindigkeit bei der Entwicklung von datenbankgestützten Anwendungen mit Webtechnologien.
Der Einsatz einer reinen Webanwendung, bei der die Benutzer nur einen Webbrowser benötigen, ist zu dieser Zeit noch sehr ungewöhnlich und mit heute nur noch schwer vorstellbaren Risiken verbunden, wie etwa instabilen Netzwerkverbindungen innerhalb der Universität. Trotzdem bewährt sich das Konzept mit der bald folgenden Inbetriebnahme, da es nur so möglich ist diese Dienste trotz des geringen Personalbestands im BIS hochschulweit auszurollen.
Die weitere grundlegende Vorarbeit besteht in einem umfangreichen Mitbestimmungsverfahren unter Beteiligung beider Personalräte, für die eine große Anzahl von Dokumenten erstellt wird. Die Komplexität dieses Mitbestimmungsverfahrens verursachen dabei zum einen die datenschutzrechtlichen Fragestellungen, aber auch die Neuartigkeit der Anwendungen, deren Eigenschaften von den gewohnten Bewertungskatalogen solcher Vorhaben nicht abgedeckt werden. Trotzdem wird das Verfahren letztlich erfolgreich abgeschlossen.
2000: Aufnahme des produktiven Betriebs
Im Jahr 2000 können dann das PEVZ und der Telefonänderungsdienst endlich online gehen und werden nach und nach in der Universität ausgerollt. Von mir als weiterhin einzigem BIS Mitarbeiter werden nahezu alle Aufgaben durchgeführt: Von der Konzeption, der Programmierung der Anwendungen und dem Betrieb der Server über die Erstellung von Dokumentationen und Handbüchern bis hin zur Durchführung von Schulungen und Nutzersupport.
Da nun der Beweis angetreten ist, dass das BIS Projekt tatsächlich von der Universität langfristig benötigte Produkte liefern kann, wird meine bis dahin befristete Tätigkeit in eine Dauerstelle umgewandelt. Damit verbunden ist auch ein Wechsel von der Technischen Fakultät in die Zentrale Verwaltung und zwar in die damals in Dez. I angesiedelte Datenverarbeitung der Verwaltung. Inhaltlich wird das BIS aber weiterhin stark von der engen Verbindung zu Volker Möhles Zentrum für Lehrerbildung (ZfL) geprägt:
Das elektronische, kommentierte Vorlesungsverzeichnis eKVV: Der Beginn
Noch während der Ausbreitung des Telefonänderungsdienstes in der Universität beginnen die Planungen für das nächste BIS Produkt, das Produkt, welches sich bis heute als das wichtigste, größte und prägendste für das Bielefelder Informationssystem - und die Universität - erweisen sollte: Das elektronische, kommentierte Vorlesungsverzeichnis eKVV.
Ausgangspunkt ist dabei das schon länger im ZfL verfolgte Ziel, das Lehramtsstudium an der Universität zu verbessern und dabei insbesondere die Frage zu klären, ob es eigentlich möglich sei, so ein Studium in der Regelstudienzeit zu absolvieren. Diese Frage stellt sich bei Lehramtstudiengängen in besonderem Maße, da diese Studierendengruppe immer mehrere Fächer studiert und dies normalerweise an unterschiedlichen Fakultäten. Eine Frage bzw. Befürchtung ist es daher, ob eine ungenügende Koordination zwischen den Fakultäten zu so vielen zeitlichen Überschneidungen von Lehrveranstaltungen führt, dass dadurch Verzögerungen im Studium verursacht werden.
Da die Universität Bielefeld auch schon vor der Einführung der Bachelor-Master-Studiengänge ein umfangreiches, vergleichsweise frei kombinierbares Studienangebot hatte, ist diese Frage aufgrund der großen Zahl möglicher Studiengangskombinationen nicht so ohne weiteres zu beantworten. Zur Analyse des Problems wurde damals die S-Plus Software von Scientia eingeführt, die in der Lage ist umfangreiche Planungsaufgaben in der Lehrorganisation einer Universität zu übernehmen. So kann S-Plus die zeitliche Planung von Lehrveranstaltungen u. a. in Bezug auf die verfügbaren Räume, die Kalender der Lehrenden und insbesondere auch mit Bezug auf sogn. Studierendenkohorten automatisch durchgeführt werden. Unter einer Studierendenkohorte wird dabei eine Gruppe von Studierenden verstanden, die sich gemeinsam bzw. in gleicher Weise durch ihr Studium bewegt. Faktisch kann man sie mit einem Klassenverband vergleichen.
Das Konzept der Studierendenkohorte ist entscheidend zur Durchführung überschneidungsfreier Planungen, aber an der Universität Bielefeld - und vermutlich jeder vergleichbaren Universität - lässt es sich letztlich nicht sinnvoll anwenden. Dazu später mehr in dem Abschnitt, der die Einführung der Onlinebedarfserhebung in 2004 beschreibt. Zunächst scheiterte die Analyse des Lehrangebots mit S-Plus an einem fundamentalerem Problem:
Es gibt keine verfügbare Quelle, aus der das gesamte Lehrangebot der Universität im notwendigen Umfang und mit einer Mindestaktualität hätte erschlossen werden können.
Zu dieser Zeit existieren im wesentlichen gedruckte Vorlesungsverzeichnisse: Zum einen das hochschulweite Gesamtvorlesungsverzeichnis (VV), welches schon ein halbes Jahr vor Semesterbeginn aufgelegt wird und durch diesen langen Vorlauf nur noch in Teilen mit dem dann tatsächlich angebotenen Lehrangebot übereinstimmt. Auch enthält dieses Verzeichnis die relevanten Angaben nicht durchgängig, insbesondere nicht die Zeiten der Veranstaltungen und die Öffnungen für die einzelnen Studiengänge.
Zusätzlich existieren die meist ‘Kommentierte Vorlesungsverzeichnisse’ (KVV) genannten Dokumente, die die Fakultäten deutlich näher am Semesterbeginn veröffentlichen und die insbesondere die namensgebende Kommentierung der Veranstaltungen enthalten. Diese Dokumente sind aktueller, aber von sehr individueller Struktur und auch nicht in allen Fällen mit der notwendigen Detailtiefe ausgestattet. Der Versuch diese Verzeichnisse über Hilfskräfte in S-Plus eintragen zu lassen, wird in einem Semester unternommen, scheitert aber daran, dass alle daraus erzielten Ergebnisse von den betroffenen Fakultäten mit dem Hinweis gekontert werden, dass sich die Lehrplanung schon weiterentwickelt habe und die Planungsgrundlage damit nicht mehr korrekt sei.
Im ZfL entsteht daher der Wunsch als nächstes Produkt des BIS einen Dienst zu entwickeln, der in der Lage sein soll S-Plus mit den benötigten Informationen zu versorgen. Die ersten Planungen zu diesem Dienst, der zunächst noch Internet-KVV genannt wird, beginnen im August, aber schon zum Beginn der Lehrplanung für das Sommersemester 2001 - die im Herbst beginnt - ist die erste Version für die Fakultäten verfügbar.
Diese Herkunft des eKVVs ist wichtig und unterscheidet sich von der Herkunft später an anderen Hochschulen eingeführter Systeme: Das eKVV wird von Beginn an als Instrument zur Unterstützung der Lehrplanung konzipiert und eingesetzt.
2001: Schnelles Rollout des eKVVs
Der neue Dienst geht zum Sommersemester 2001 mit den ersten drei Fakultäten online und wird inzwischen als eKVV bezeichnet, als das elektronische, kommentierte Vorlesungsverzeichnis. Es bringt von Beginn an eine öffentliche Darstellung des Lehrangebots mit, die zu diesem Zeitpunkt nur wenige Fakultäten bereits anbieten können. Die Datenpflege ist auch hier dezentral in den Fakultäten angesiedelt und differenziert zwischen mehreren Berechtigungsstufen, die in dieser Graphik aus einem der ersten Konzeptpapiere dargestellt sind:
Die Angaben zu den Lehrenden werden dabei aus dem PEVZ geholt, welches damit eine weitere Steigerung seiner Bedeutung erfuhr. Das eKVV bot erstmals Funktionen wie eine freie Suche im Lehrangebot an, die heute selbstverständlich erscheinen, und konnte durch die leichte Korrigierbarkeit viel einfacher auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Beim Design des eKVVs wurde eine wesentliche Designentscheidung gefällt, deren Richtigkeit und Wichtigkeit sich bereits kurze Zeit später zeigen sollte:
Eine studiengangsorientierte Darstellung von Beginn an
Das eKVV war in seiner Struktur von Beginn an explizit studiengangsorientiert. Damit ist gemeint, dass Lehrveranstaltungen zwar direkt der anbietenden Fakultät zugeordnet wurden, aber in inhaltlicher Hinsicht durch explizit zu definierende Zuordnungen zu den entsprechenden Studiengängen für diese geöffnet werden mussten. Die vorher existierenden Vorlesungsverzeichnisse waren üblicherweise an der sie herausgebenden Fakultät und deren Studienangebot orientiert und enthielten implizite Formulierungen wie ‘Sofern nicht anders vermerkt für Alle geöffnet’, wobei sich nur aus dem Kontext erschloss, was mit ‘Allen’ in diesem Fall gemeint war.
Die explizite Öffnung für die damaligen Diplom-, Magister- und Lehramtsstudiengänge war für die Fakultäten mit einem Mehraufwand verbunden, aber dieser wurde durch Hilfsfunktionen etwa zur Generierung der weiterhin notwendigen Druckwerke kompensiert. Auch ermöglichte dieser Ansatz erstmals ein heute ebenfalls selbstverständliches Prinzip: Dass nämlich dieselbe Lehrveranstaltung, die in Studiengängen unterschiedlicher Fakultäten Verwendung findet, trotzdem nur ein einziges Mal eingetragen und aktuell gehalten werden muss.
Dieses Angebotspaket war so attraktiv, dass bereits im folgenden Wintersemester 2001/2 fast alle Fakultäten mitmachten und so der Vernetzungseffekt des eKVVs immer stärker zum tragen kommen konnte. Aus Studierendensicht entstand nun in kürzester Zeit ein hochschulweites, einheitliches Vorlesungsverzeichnis im Internet, welches im Gegensatz zu den bisherigen Druckwerken eine durchgängig studiengangsbezogene Darstellung bot.
Dieser Screenshot der ersten in 2001 online gegangenen Version des öffentlichen eKVVs zeigt dementsprechend auch bereits die Studiengangsliste auf der Startseite, und nicht eine Fakultätsauswahl:
Ein weiteres Designmerkmal des eKVVs, welches sich so in vergleichbaren Systemen nie fand, ist das Ergebnis, welches Studierende beim Klick auf einen Studiengang erhalten: Hier wird sofort das komplette Lehrangebot für diesen Studiengang angezeigt und nicht eine weitere Untergliederungsebene, die dann zu weiteren Untergliederungen führt und so weiter. Ziel war es von der Startseite der Universität das komplette Lehrangebot eines Studiengangs mit 2 Klicks erreichen zu können. Dieser Ansatz findet sich bis heute im eKVV.
Die weitere Ausbreitung des eKVVs in der Universität fand in dieser Zeit ohne expliziten Beschluss der Hochschulleitung statt, es wurde vielmehr auf Arbeitsebene die Kooperation mit den Verantwortlichen in den Fakultäten gesucht und gewonnen.
Erste Veränderungen an der Raumvergabe
Mit der im November 2001 beginnenden Erhebung des Lehrangebots für das Sommersemester 2002 wurde dann bereits eine Neuerung in den Prozess der zentralen Raumvergabe im eKVV eingeführt. Die Vergabe von Räumen für Lehrveranstaltungen war und ist an der Universität Bielefeld aufgeteilt in die zentral vergebenen Räume - darunter insbesondere die Hörsäle - und dezentral, also von den Fakultäten selbst vergebene Räume. Die zentrale Raumvergabe spielt bis heute eine entscheidende Rolle in der Lehrplanung und die jedes Semester erneut durchzuführende Verteilung der Ressource Raum sorgt immer mal wieder für Konflikte und einen sich bis heute weiterentwickelnden Prozess.
Ende 2001 wurde der erste von noch vielen folgenden Schritten gemacht: Die Fakultäten waren von da an verpflichtet ihre Anforderungen an die zentrale Raumvergabe über das eKVV mitzuteilen. Dies stellte für die das eKVV nutzenden Fakultäten eine Erleichterung dar, da sie ein weiteres, bisher zusätzlich zu erstellendes Dokument einsparen konnten. Die damals in Dez. II angesiedelte Raumvergabe konnte nun mit völlig einheitlichen Unterlagen arbeiten und mit dem eKVV war damit eine Funktion verbunden, die nun auch noch die letzten fehlenden Fakultäten in das System brachte.
2002: Bologna-Prozess
Zum Start des Sommersemesters 2002, in dem nun erstmals alle Fakultäten und damit alle Lehrveranstaltungen - es sind ca. 2.200 - im eKVV zu finden sind, wurden wir gleich zum Opfer unseres eigenen Erfolgs: Durch den großen Andrang der Studierenden ist unser Server für mehrere Tage komplett überlastet. Die hohen Zugriffszahlen zum Semesterbeginn, die zweimal im Jahr für vielfach höhere Lasten als normal sorgen, und die damit verbundenen Schwierigkeiten beim stabilen Betrieb des Systems werden uns noch viele folgende Semester beschäftigen.
Zum Wintersemester 2002/3 erhalten Studierende die Möglichkeit den eigenen eKVV Stundenplan im System zu speichern. Von da an haben die Studierenden ein dauerhaftes elektronisches Archiv ihrer besuchten Veranstaltungen, welches sie durch ihr ganzes Studium begleitet. Trotzdem kann man noch bis heute gelegentlich ausgedruckte Versionen des eKVV Stundenplans in der Universität sehen. Begleitet wird diese wichtige Funktion von einem ersten Redesign.
Umstellung auf die Bachelor-Master-Studiengänge
Das Jahr 2002 bringt aber auch eine Entwicklung, die den kompletten Lehrbetrieb der Universität umkrempeln wird:
'Als eine der ersten Universitäten in Deutschland stellte die Universität Bielefeld 2002 die alten Studiengänge (Diplom, Magister, Lehramt) auf eine "konsekutive", d. h. "gestufte" Studienstruktur (Bachelor, Master) um.' [Quelle]
In der beginnenden Umsetzung des Bologna-Prozesses bietet die Universität Bielefeld der Landesregierung an als erste Universität in NRW nahezu das komplette Studienangebot auf die neuen Abschlüsse umzustellen. Mit dem Wintersemester 2002/3 beginnt die lange Umstellungsphase.
Aus Sicht des eKVVs bewährt sich hier die Entscheidung die Architektur vollständig studiengangsorientiert aufgestellt zu haben: Dies macht die Einführung der BA/MA Studiengänge im System sehr simpel, sie werden einfach als weitere Studiengänge neben die noch für einige Semester ebenfalls zu bedienenden alten Studiengänge gestellt. Die letzten bis dahin noch existierenden, von den Fakultäten parallel gepflegten Vorlesungsverzeichnisse werden in dieser Zeit eingestellt, da der Aufwand für ihre Erstellung nicht mehr leistbar und bis dahin sowieso überflüssig geworden war.
Einführung der ersten eLearning Plattform an der Universität
Ebenfalls zum Wintersemester 2002/3 führt die Universitätsbibliothek das erste eLearning Angebot ein, es handelt sich um das Produkt Blackboard. Hier entsteht ein Konkurrenzverhältnis, welches letztlich erst im Jahr 2016 aufgelöst wird:
Ein System wie das eKVV, welches zum Ziel hat zu jeder Zeit die vollständigsten und aktuellsten Informationen zum Lehrbetrieb zu enthalten, wird durch ein eLearning Angebot potentiell geschwächt. Dies wird zumindest dann mit hoher Wahrscheinlichkeit der Fall sein, wenn das eLearning System nicht mit dem eKVV integriert ist und überschneidende Funktionen anbietet.
Trotz intensiver Diskussionen in der Folge des Starts des Blackboard Angebots kann hier zunächst keine Lösung gefunden werden, eKVV und eLearning existieren parallel und ohne Integration.
2003: Start der Forschungsdatenbank und Migration
Das Jahr 2003 stellt eine erste Zäsur in der Entwicklung des Bielefelder Informationssystems dar, aber zunächst wird noch ein weiteres Produkt in das Diensteangebot integriert:
Start der Forschungsdatenbank FoDa
Die Forschungsdatenbank (FoDa) wird Anfang 2004 mit dem Prorektorat für Forschung und wissenschaftlichen Nachwuchs konzipiert, um die Erfassung der Forschungsaktivitäten und Forschungsprojekte der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität zu ermöglichen. Sie soll damit das digitale Nachfolgeprodukt des vorher mit großem zeitlichen Abstand erstellten Forschungsberichts werden. Die FoDa soll daher zu den forschenden Personen und Einrichtungen die Publikationen und Forschungsprojekte aufnehmen und miteinander verknüpfen. Dieser Screenshot aus dem Jahr 2007 zeigt die öffentliche Startseite das Dienstes:
Im Vergleich zu den zuvor gestarteten Diensten des BIS war bei der FoDa eine viel dezentralere Pflege der Inhalte vorgesehen, bis hin zu den einzelnen Forschenden, die selbst ihre Publikationen eintragen sollten. Dies erforderte zum einen ein komplexeres Rechtemanagement - das objektbezogene Rechtemodell - als jemals zuvor, machte gleichzeitig aber die Pflegeprozesse auch schwieriger und weniger konsistent als etwa im eKVV. Wie sich in den folgenden Jahren zeigen sollte, gelang es in der FoDa damit nie eine Vollständigkeit und Relevanz zu erhalten, wie sie das eKVV schon direkt vom Start her hatte und auch das PEVZ bald erreichen würde.
Insgesamt konnte damit die Dienstearchitektur des BIS zur Mitte des Jahres 2003 so aufgezeichnet werden:
Erste Präsentation des eKVVs vor anderen Hochschulen
Im Mai des Jahres wird das eKVV erstmals vor anderen Hochschulen vorgestellt, und zwar auf einer DFN Arbeitstagung in Potsdam. Die Unterlagen zu meiner damaligen Präsentation lassen sich hier finden. Für die meisten Hochschulen war dieses Thema damals noch komplett neu. Auf dieser Konferenz gab es auch erstmals einen Kontakt mit der HIS, die dort ihr LSF Produkt - bzw. die Ankündigung dieses Produkts - vorstellte.
Migration von der SilverStream Plattform
Die FoDa war der letzte Dienst, der auf der bisher verwendeten SilverStream Plattform realisiert wurde. SilverStream wurde in 2003 vom Hersteller abgekündigt und damit musste eine Entscheidung über die Zukunft der bisher im BIS entwickelten Dienste gefällt werden.
An dieser Stelle wurde erstmals eine umfangreichere Diskussion über die Fortführung dieser Eigenentwicklung versus der Einführung einer Standardsoftware geführt. Von mir wurde damals ein Papier für diesen Entscheidungsprozess angefertigt, welches einen Vergleich der Optionen bot und insbesondere die Frage betrachtete, welche ernsthaften Optionen es zum BIS damals gab.
Faktisch gab es zu dieser Zeit nur eine Option für eine ‘Standardsoftware’ und das war das HIS Modul ‘Lehre, Studium, Forschung (LSF)’. Dieses Modul konnte man allerdings zu dieser Zeit nicht wirklich als Standardsoftware bezeichnen, da es noch mitten in der Entwicklung und erst bei einer einzigen Hochschule in einer Art produktivem Betrieb war (Dortmund).
Als die Hochschulleitung im Frühjahr 2003 die Entscheidung fällen musste, ob Mittel für eine Migration der BIS Anwendungen investiert werden sollen, oder ob man auf LSF warten könne, war daher die Entscheidung wenig umstritten: Die Universität entschied sich für ihr eigenes Produkt.
In diesem Sommer verbrachte ich daher vier Wochen bei einem IT Dienstleister in der Schweiz, der über die einzigartige Kombination von Kenntnissen in SilverStream und J2EE (der Java Plattform Enterprise Edition, heute JEE) verfügte. Damit war das neue, bis heute verwendete technologische Fundament des BIS gelegt.
Die vollständige Migration aller auf SilverStream beheimateten Dienste zog sich dann allerdings noch einige Jahre hin und wurde Schritt für Schritt vollzogen.
2004: Weiterentwicklung der Lehrplanung
Die Planungsprobleme durch die BA / MA Umstellung sind in 2004 weiterhin ein drängendes Thema in der Universität, da die Fakultäten noch nicht die mit der Umstellung verloren gegangene Erfahrung über die notwendigen Umfänge ihre Lehrangebote zurückgewonnen haben. Dies führt in 2004 zu zwei wesentlichen Entwicklung im eKVV und im gesamten Prozess der Lehrplanung der Universität:
Erste Onlinebedarfserhebung
Insbesondere die fortdauernden Planungsprobleme in einem einzelnen, besonders großen Fach führen zu dem Vorschlag die Lehrplanung um einen nachfrageorientierten Faktor zu ergänzen.
In gewisser Weise ist dies das Eingeständnis des Scheiterns der Planungsidee, die sich mit der Einführung von S-Plus und seinem Kohortenkonzept verband: Zwar lagen nun wie erhofft über das eKVV die Daten vor, die eine zentrale Lehrplanung mit einem Werkzeug wie S-Plus prinzipiell möglich gemacht hätten. Aber bei der Frage welche Kohorten als Grundlage für die Lehrplanung berücksichtigt werden sollten und zu welchen Kohorten einzelne Studierende gehören wurde nun klar, dass Antworten darauf an einer Hochschule wie der Universität Bielefeld kompliziert sind. Die Komplexität wird dabei u. a. durch diese Aspekte verursacht:
- Offenheit des Curriculums: Das Konzept einer Kohorte wurde zuvor als Gruppe von Studierenden definiert, die sich gemeinsam bzw. in gleicher Weise durch ihr Studium bewegt, also identische Lehrveranstaltungen besucht. Im typischen Curriculum eines Hochschulstudiums gibt es aber viele offene Bestandteile (Wahlbereiche, fehlende Vorgaben / Empfehlungen für eine Reihenfolge, in der Lehrveranstaltungen absolviert werden sollten), die eine Kohortendefinition erschweren. Faktisch bleibt hier nur sich auf die Angaben der Fächer zu Pflichtveranstaltungen und empfohlenen Fachsemestern zu beziehen, die aber sehr unterschiedlich präzise bzw. frei sein können. Hier hat man einen planerischen Zielkonflikt: Für eine (zentrale) Planung sind möglichst starre und genaue Vorgaben zum Ablauf eines Curriculums sehr hilfreich, da sie erst eine sinnvolle Kohortendefinition ermöglichen. Auf der anderen Seite ermöglicht es eine freiere Studienverlaufsplanung den Studierenden flexibler auf Planungsprobleme im Lehrangebot zu reagieren, auch entspricht so eine Freiheit eher den Traditionen einer Universität.
- Wahlpflichtveranstaltungen: Auch Pflichtveranstaltungen können für eine starke Erhöhung der Kohortenzahlen sorgen, insbesondere dann, wenn es sich um alternative Pflichtveranstaltungen handelt. Ein typisches Beispiel ist hier die Pflichtvorlesung mit Übungen, an denen ebenfalls verpflichtend teilgenommen werden muss. Hat eine solche Vorlesung 3 Übungstermine, so lassen sich daraus 3 Kohorten definieren, jede Kohorte enthält die Vorlesung und einen der Übungstermine. Hat man nun 2 solcher Vorlesungen mit jeweils 3 Übungen gilt es bereits eine Entscheidung zu fällen: Brauche ich hier 9 Kohorten, oder komme ich weiterhin mit dreien aus? Während man in diesem Beispiel prinzipiell mit 3 Kohorten auskommen kann ist das in einem Szenario, in dem die zweite Vorlesung nur 2 Übungen hat, schon nicht mehr ohne weiteres möglich. Gerade wenn man plant die Kohorten und die zugehörigen Lehrveranstaltungen automatisch aus einem IT System zu generieren - ein anderer Ansatz ist bei einer Universität mit einer Größe, wie sie Universität Bielefeld hat, kaum vorstellbar - erzeugen solche Fälle schnell sehr große Anzahlen von Kohorten. Hier stellt sich dann nicht mehr nur die Frage ob eine einzelne Kohorte ohne terminliche Überschneidungen studierbar ist, sondern welcher Anteil von gleichwertigen Kohorten studierbar ist und ab welchem Anteil solcher Kohorten eine Lehrplanung als gelungen zu betrachten ist.
- Studium mehrerer Fächer und Kombinationsmöglichkeiten: Gerade in den Lehramtsfächern, die von Beginn an im Zentrum der planerischen Ziele des ZfLs und damit auch des BIS standen, befinden sich Studierende immer in mehreren Studiengängen. Beim Entwurf von Kohorten gibt es hier zwei alternative Möglichkeiten: Der erste Ansatz würde versuchen Studierende in studiengangsübergreifenden Kohorten zusammenzufassen, also im Kern versuchen Studierende nur einer einzigen Kohorte zuzuordnen. Dieser Ansatz entspricht eher dem ursprünglichen Bild, in dem eine Kohorte als ‘Klassenverband’ zu betrachten ist. Der alternative Ansatz setzt Studierende für jedes ihrer Fächer in eine separate Kohorte. Hier müsste eine Planung dann in Bezug auf alle Studierenden prüfen ob alle ihre Kohorten studierbar sind. Aufgrund der damals - und heute - sehr vielen erlaubten Kombinationsmöglichkeiten von Fächern war das Konzept einer Kohorte pro Studierender/-n nicht durchhaltbar, da es die Zahl der Kohorten noch einmal stark erhöht und die Größe der einzelnen Kohorten stark verringert hätte.
- Polyvalenz: Ein weiterer Faktor, der die Bildung bzw. die Nutzung von Kohorten für die Planung erschwert, sind schließlich die in einigen Fächern häufig vorkommenden polyvalenten Öffnungen von Lehrveranstaltungen. Da sich die Zugehörigkeit sowohl von Studierenden wie auch von Lehrveranstaltungen zu bestimmten Kohorten letztlich immer auf deren Zugehörigkeit / Öffnung für bestimmte Studiengänge bzw. Elemente von Studiengängen (z. B. Module) bezieht ist eine Lehrveranstaltung, die für viele Studiengänge bzw. -elemente geöffnet ist, ein planerisches Problem: Bei solchen Veranstaltungen kann nicht einfach beurteilt werden von welcher der Kohorten, zu denen sie gehören müssten, welche Menge an Studierenden teilnehmen wird. Dieses Problem könnte durch von einem entsprechenden System getroffene Annahmen gelöst werden, würde aber der Planung noch einmal einen weiteren Unsicherheitsfaktor hinzufügen.
Im Endeffekt führten damals angestellte Modellrechnungen zur Kohortenbildung zu einem absurd erscheinenden Ergebnis, bei dem die Planung mehr Kohorten hätte berücksichtigen müssen, als es eingeschriebene Studierende an der Universität gab.
Für bestimmte, ausgewählte Kohorten, die eine große Zahl von Studierenden enthielten, wurden dann auch tatsächlich Planungsläufe angestellt, aber letztlich konnte das Konzept der kohorten-basierten Lehrplanung nicht in der erhofften Form umgesetzt werden. Es ist sicher an Hochschulen nutzbar, deren Studienstruktur bei den vorgenannten Punkten einfacher bzw. starrer ist. An unserer Universität waren diese Bedingungen aber nicht gegeben und sind es bis heute nicht. Es wurde auch nie der ernsthafte Versuch unternommen unsere Studiengänge stärker auf eine Planbarkeit hin zu ‘optimieren’, allen Klagen über eine ‘Verschulung’ der Bachelor- und Masterstudiengänge zum Trotz.
Trotzdem konnte über das eKVV eine andere Art der Planungsunterstützung realisiert werden, die in dieser Form offenbar bis heute nur in Bielefeld so durchgeführt wird: Die Onlinebedarfserhebung.
In Kern dieser Idee steht die Nutzung der Stundenpläne, die sich die Studierenden im eKVV anlegen. Über diese Stundenpläne entstehen Teilnahmelisten bei allen Veranstaltungen im eKVV, die ohne großen Aufwand auswertbar sind. Zwar haben diese Listen verschiedene Mängel, z. B. in Bezug auf ihre Repräsentativität, aber trotzdem bilden sie einen schnellen Indikator für potentielle Planungsprobleme. Auch bringen sie die Studierenden dazu sich zu einem frühen Zeitpunkt intensiv mit dem geplanten Lehrangebot auseinanderzusetzen, wodurch die Validierung der Lehrplanung und die Suche nach Planungsproblemen nun zu eine Art von ‘Crowdsourcing’ Verfahren wird.
Damit ist die Onlinedarfserhebung im Grunde ein sehr einfaches Verfahren: Die Studierenden werden aufgefordert sich für das folgende Semester einen Stundenplan im eKVV anzulegen und das innerhalb einer definierten Frist. Die Teilnahme ist dabei immer freiwillig. Den Fakultäten und Fächern - und selbst den einzelnen Lehrenden - stehen dann verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung: Angefangen von einer einfachen Anzeige der Anzahl der Studierenden, die Interesse an einer bestimmten Veranstaltung gezeigt haben, bis hin zu vergleichenden Auswertungen von Gruppen von Veranstaltungen und Statistiken über die Herkunft der einzelnen potentiellen Teilnehmer/-innen.
Trotzdem war die Einführung der Onlinebedarfserhebung mit deutlichen Änderungen am Prozess der Lehrplanung verbunden: Damit sie rechtzeitig - also zu einem Zeitpunkt, zu dem noch Änderungen an der Planung möglich sind - durchgeführt werden kann, muss die Onlinebedarfserhebung bereits im vorhergehenden Semester erfolgen. Sie findet daher bis heute in den letzten 4 bis 6 Wochen der Vorlesungszeit des vorherigen Semesters statt. Für die Fakultäten bedeutet dies teilweise eine starke Straffung der Lehrplanung.
Die Nützlichkeit und Notwendigkeit der Onlinebedarfserhebung ist in den folgenden Jahren immer wieder kritisch hinterfragt worden, sowohl von den Fakultäten, die sie für ihre Lehrplanung nutzen sollen und wollen, wie auch von zentralen Stellen, die eine hochschulweite Koordinierung der Lehrplanung verfolgen. Trotz ihrer Schwächen ist die Onlinebedarfserhebung aber bis heute ein fester Teil des Lehrplanungsprozesses geblieben, da bisher kein anderes Verfahren gefunden wurde, welches mit einem ähnlich geringem Aufwand vergleichbare Informationen liefern kann.
Unterstützung von Onlinebelegverfahren
Neben der für die Studierenden unverbindlichen Onlinebedarfserhebung entstehen in diesem Jahr aber auch die ersten Onlineplatzvergabeverfahren, durch die Plätze in teilnahmebeschränkten Veranstaltungen auf elektronischen Wege verteilt werden. Die eKVV Stundenpläne sind hier ebenfalls von entscheidendender Bedeutung und obwohl die ersten Vergabeverfahren von den Fakultäten mit teilweise eigener Software durchgeführt werden ist das eKVV die einheitliche Oberfläche, über die sich die Studierenden in allen diesen Vergabeverfahren für die sie interessierenden Veranstaltungen registrieren können.
Im Verlauf des Lehrplanungsprozesses finden die Platzvergabeverfahren nach der Onlinebedarfserhebung statt, damit nicht erst zu diesem Zeitpunkt - wenn es meist zu spät ist noch wesentliche Planungsänderungen durchzuführen - zu geringe Kapazitäten auffallen.
Freigabe des kompletten PEVZs im Internet
Auch für das Personen- und Einrichtungsverzeichnis stellt das Jahr 2004 einen entscheidenden Punkt in seiner Entwicklung dar: War es zuvor nur möglich die Kontaktdaten von Lehrenden im eKVV und von Forschenden in der FODA zu zeigen kann nun das komplette Verzeichnis aller Mitarbeiter/-innen öffentlich im Internet gezeigt werden. Von da an dauerte es nicht mehr lange bis die gedruckten Telefonverzeichnisse verschwanden.
Die Veröffentlichung des PEVZs wird begleitet von Integrationsangeboten für die Fakultäten und Einrichtungen: Diese können damit die bisher separat gepflegten Personenlisten in ihren Internetseiten ersetzen durch direkt aus dem PEVZ bezogene Daten. Damit wurde die Qualität der PEVZ Inhalte gesteigert, der Aufwand für die Fakultäten deutlich verringert und die Pflege dieses häufigen Änderungen unterworfenen Teils des eigenen Internetauftritts erfordert von da an keinerlei spezielle technische Kompetenzen - z. B. HTML Kenntnisse - mehr.
Diese Grafik entstammt dem damals für die Freischaltung verfassten Papier und zeigt die verschiedenen Wege, auf denen PEVZ Daten danach im Internet veröffentlicht werden können.
Gründung der automatischen eMailverteiler
Neben der Onlinebedarfserhebung und den Platzvergabeverfahren entsteht in diesem Jahr noch eine weitere Idee zur Nutzung der Studierendenstundenpläne: Das Angebot der automatischen eMailverteiler für alle Lehrveranstaltungen im eKVV, Diese Verteiler werden erstmals zum WS 2004/5 angeboten und entstehen ‘von alleine’ über die Registrierung der Studierenden bei den jeweiligen Veranstaltungen und die Eintragung der Lehrenden durch die Fakultäten im eKVV.
Eine lebhafte Diskussion wird hier um die Frage geführt, ob man Studierende dazu zwingen solle die von der Universität angebotenen eMailadressen zu verwenden, oder ob ihnen freigestellt werden solle eigene, bereits existierende eMailadressen zu nutzen. Die Ansicht des BIS, wonach eine möglichst direkte Erreichbarkeit der Studierenden am ehesten dann zu erreichen sei, wenn die Studierenden selbst entscheiden könnten, setzt sich hier am Ende durch. Ein Hauptargument ist dabei, dass Studierende bereits mit einer digitalen Identität - also damals einer eMailadresse - ausgestattet sind, wenn sie an die Universität kommen, und nicht erst durch die Universität mit einer solchen Identität versorgt werden müssen.
In der Folgezeit nutzen mehr als 70% der Studierenden externe Adressen in den eKVV Verteilern. Bereits ein Jahr später sind dann mehr als 85% der Studierenden, die sich im eKVV einen Stundenplan angelegt haben, auf diesem Wege erreichbar. Die Verteiler für Lehrveranstaltungen waren dabei nur der Auftakt für ein bis heute wachsendes Angebot von automatischen eMailverteilern, die nach und nach immer weiter differenziert werden konnten.
Noch einmal eine kurze Diskussion um HIS LSF
Das Thema, welches das kommende Jahr im BIS weitgehend dominieren sollte, regt sich in 2004 schon einmal kurz, und zwar in Form einer erneuten Diskussion um die Einführung von HIS LSF. Auslöser ist hier die Projektgruppe, die sich um die Einführung von HIS POS - dem Prüfungsverwaltungmodul der HIS - für die BA / MA Studiengänge kümmern soll. Ein Teil dieser Gruppe schlägt vor bei dieser Gelegenheit auch gleich HIS LSF mit einzuführen.
Ein Papier aus dem BIS, welches den Stand des eKVVs mit dem weiterhin noch sehr unreifen Stand von LSF vergleicht, beendet diese Diskussion allerdings schnell wieder.
2005: Aufbau der Prüfungsverwaltung
Das Jahr 2005 steht insbesondere im Zeichen der Erweiterung des BIS um das Prüfungsverwaltungmodul. Gleichzeitig ist dies aber auch das Jahr, in welchem der Ursprung des BIS Teams liegt, also der in den nächsten Jahren allmählich wachsenden Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die ausschließlich für Aufgaben im Bielefelder Informationssystem arbeiten.
Die Bachelor / Master Prüfungsverwaltung
Obwohl die Universität Bielefeld nun schon seit mehreren Semestern auf die Bachelor / Master Studiengänge umgestellt hat gibt es bisher noch keine hochschulweit gültigen Prozesse, die das neue studienbegleitende Prüfungswesen in einheitlich geregelte Bahnen lenken könnten. Auch gibt es noch keine zentrale IT Unterstützung in diesem Bereich, die meisten Fakultäten arbeiten weiterhin mit Papierscheinen, die von den Lehrenden an die Studierenden ausgegeben werden.
Eine Projektgruppe ist damit beauftragt die flächendeckende Einführung von HIS POS, dem Prüfungsverwaltungsmodul der HIS, in der Universität vorzubereiten. Sie stößt aber auf das Problem, dass die HIS Software noch nicht so weit ist: Da die Universität Bielefeld als eine der ersten Hochschulen überhaupt die Umstellung vollzogen und damit auch komplexe Studienangebote wie die Lehramtsstudiengänge mitgenommen hat gibt es zu diesem Zeitpunkt noch keine Standardsoftware, die in der Lage gewesen wäre unsere Anforderungen zu erfüllen.
Es dauert allerdings einige Zeit und viele Diskussionsrunden mit der HIS und in der Universität, bis sich diese Erkenntnis durchsetzt und statt der Einführung von HIS POS dem Vorschlag vor mir zugestimmt wird ein eigenes Prüfungsverwaltungsmodul zu gründen, welches sehr eng an das eKVV angelehnt ist. Aus dem dazu von mir erstellten Konzeptpapier stammt diese Abbildung, die den zukünftigen elektronischen Prozess der Prüfungsleistungsdokumentation darstellt:
Die enge Anlehnung an das eKVV, also dem System, welches den Lehrbetrieb dokumentiert und damit alle Informationen über Lehrveranstaltungen enthält, ist in einem studienbegleitendem Prüfungswesen sehr naheliegend. Ein Grund ist das Transcript als wesentliches neues Zeugnisdokument der BA / MA Studiengänge: Das Transcript benötigt in großem Umfang Daten wie die Lehrveranstaltungstitel und die Namen der Lehrenden um die dokumentierten Leistungen der Studierenden in verständlicher Weise darstellen zu können, und diese Daten befinden sich im eKVV.
Zusätzlich sind die inhaltlichen Öffnungen - die Fachzuordnungen, also die Zuordnungen zu Modulen - der Lehrveranstaltungen eine essentielle Grundlage für die Frage wie eine in einer bestimmten Veranstaltung erbrachte Leistung im Transcript einzelner Studierender verwendet werden kann. Dies gilt insbesondere bei den in unserem Lehrangebot häufig vorkommenden polyvalenten Öffnungen. Der Aufwand für die Dokumentation dieser Öffnungen ist enorm und wird im eKVV bereits erbracht. Durch die enge Integration der BA / MA Prüfungsverwaltung mit dem eKVV entfällt damit eine doppelte Datenpflege und alle damit verbundenen Fehlerquellen.
Nach der Freigabe für die Implementierung wird die erste Version der Prüfungsverwaltung von mir in wenigen Wochen realisiert. Diese schnelle Umsetzung war möglich, da die Prüfungsverwaltung zunächst im wesentlichen ein System zur Buchung von Prüfungsleistungen im Kontext von eKVV Lehrveranstaltungen ist. Von Beginn an enthält die Prüfungsverwaltung ein leistungsfähiges Rollen- und Rechtekonzept zur Abbildung der an der Universität Bielefeld bis heute vorhandenen dezentralen Prüfungsämter. Dieses Rechtekonzept ermöglicht es verschiedenen Prüfungsämtern gemeinschaftlich die Prüfungsleistungen von Studierenden in Mehrfachstudiengängen zu dokumentieren, wobei jedes Prüfungsamt Bearbeitungsrechte nur auf die Leistungen hat, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.
Als die Prüfungsverwaltung in der ersten Version online gestellt werden kann findet einer der wenigen direkten Eingriffe der Hochschulleitung im Kontext des BIS Projekts statt: Der Kanzler ruft alle Prüfungsämter zusammen und verpflichtet sie von einem Stichtag an alle Prüfungsleistungen im neuen System zu dokumentieren.
Aufarbeitung der bereits erbrachten Prüfungsleistungen
Eine umfangreiche Aufgabe ist nun zu lösen und zwar die rückwirkende Erfassung der bereits erbrachten Leistungen. Hier zeigen sich die zuvor sehr unterschiedlichen Vorgehensweisen der Fakultäten: Während es einzelne Prüfungsämter gibt, die vollständige Leistungslisten in schnell einlesbarer, elektronischer Form haben, hat die Mehrzahl nur Listen auf Papier.
Um die Übertragung in die Prüfungsverwaltung zu unterstützen werden Hilfskräfte eingestellt, die die Eingaben vornehmen, gefolgt von einer Qualitätssicherung durch die Prüfungsämter und die Studierenden selbst: Die Studierenden erhalten hierzu bereits kurz nach dem Start der Prüfungsverwaltung eine Onlineeinsicht, in der sie überprüfen können, ob alle Leistungen korrekt dokumentiert sind. Tatsächlich ist die Übertragung der Leistungslisten vom Papier in die Datenbank bereits nach wenigen Monaten abgeschlossen.
Für eine große Fakultät muss allerdings noch eine spezielle Lösung entwickelt werden: In dieser Fakultät war kein zentraler Bestand an Ergebnislisten gepflegt worden, vielmehr wurde es den Lehrenden selbst überlassen ihre eigenen Listen zu archivieren. Da hier keine vollständige Dokumentation der Leistungen mehr zu erhalten war wird eine Selbsteingabefunktion für die Studierenden geschaffen, über die diese ihre auf Papierscheinen dokumentierten Leistungen selbst im System erfassen können. Die Prüfungsämter übernehmen dann diese Eingaben gegen Vorlage der Scheine und machen sie dadurch im System zu vollwertigen Leistungsdatensätzen.
Zum Jahresende befinden sich dann mehr als 65.000 Leistungen in der Prüfungsverwaltung und bereits zum Wintersemester 2005/6 beginnen die ersten Fakultäten damit die Ausgabe von Papierscheinen einzustellen.
Die erste weitere Mitarbeiterin im BIS Team
Mit der Integration der Prüfungsverwaltung wird die Bedeutung des Bielefelder Informationssystems für die Universität so groß, dass erstmals für eine personelle Absicherung gesorgt wird: Im August erfolgt die Einstellung einer weiteren Informatikerin für die Softwareentwicklung im BIS, zunächst befristet.
Damit ist der Kern des in den folgenden Jahren allmählich wachsenden BIS Teams gelegt, auch wenn wir uns zu dieser Zeit noch nicht so nennen.
Integration der Raumbuchung in das eKVV
Das Wintersemester 2005/6 markiert eine weitere wesentliche Entwicklung des Prozesses der zentralen Raumvergabe: Von nun an wird nicht mehr nur die Abgabe von Raumanforderungen über das eKVV durchgeführt, sondern auch die Rückmeldung über die zugeteilten Räume. Das eKVV ist ab jetzt das System welches festlegt welche Lehrveranstaltung Anspruch auf einen bestimmten Raum hat.
Damit einher geht eine starke Verdichtung der Prozessabläufe: Bisher hatte die Raumvergabe noch den traditionellen, monatelangen Vorlauf, der durch die aufwändige, manuelle Verteilung notwendig war. Dieser Prozess war zunehmend in Konflikt mit den neuen Planungsmethoden wie der Onlinebedarfserhebung geraten: Die aus der Onlinebedarfserhebung gewonnenen Hinweise für Planungsverbesserungen ließen sich oft nicht umsetzen, da die Raumvergabe zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt und nicht mehr einfach änderbar war.
Mit der Verlagerung der Dokumentation der Raumzuteilungen ins eKVV sind daher noch weitere Änderungen verbunden:
- Die initiale Verteilung der Räume wird nun elektronisch durchgeführt (über S-Plus). Damit wird der bisher wochenlange Verteilungsprozess auf wenige Stunden reduziert und kann damit viel näher an den Semesterbeginn gerückt werden
- Die laufende Zuteilung von Räumen im Semester wird ebenfalls komplett im eKVV dargestellt. Für die zentrale Raumvergabe bedeutet dies eine komplette Umstellung von einem papiergebundenen Verfahren auf eine Buchungsoberfläche im eKVV
- Im Zuge des Prozessredesigns findet eine Reduzierung der am Prozess beteiligten Dezernate statt und die Hauptverantwortung wird auf das Dezernat verlagert, welches für das Gebäudemanagement zuständig ist
- Da die Raumbuchungen nun im eKVV sind werden sie weltweit öffentlich sichtbar. Verbunden mit einer leistungsfähigen Raumsuchfunktion wird damit aus der ‘Geheimwissenschaft Raumvergabe’ ein hochtransparenter Prozess, der allen Hochschulangehörigen die gleiche, aktuelle Informationsbasis zur Verfügung stellt und erstmals in die Lage versetzt selbstständig freie Räume zu suchen
- Schließlich findet ein Wechsel eines bisher inoffiziell gelebten Paradigmas statt: Im papiergebundenen Raumvergabeprozess lag es für die Fakultäten nahe sich in jedem Semester ein möglichst großes Stück des ‘Raumkuchens’ zu reservieren und die dabei erhaltenen Räume als eigene Ressource zu betrachten, mit der frei gewirtschaftet werden kann. Mit der Bindung der Raumbuchungen an im eKVV eingetragene Lehrveranstaltungen ist dies nicht mehr möglich, so gehen bei Veranstaltungsausfällen die entsprechenden Räume automatisch wieder zurück in die globale Ressource freier Räume, aus der sie dann ggf. erneut beantragt werden können. Das neue Paradigma ist es daher, dass sich eine Raumzuteilung immer auf eine bestimmte Lehrveranstaltung bezieht, und nicht mehr auf eine Lehreinheit
Insgesamt erweist sich diese Umstellung in den kommenden Semestern als sehr erfolgreich: Abgesehen von der Prozessbeschleunigung und der nun möglichen Berücksichtigung von Ergebnissen der Onlinebedarfserhebung ist es trotz eines stetig wachsenden Lehrangebots möglich dieses mit den vorhandenen Menge an Räumen zu bedienen, wobei die zusätzliche Kapazität zunächst im wesentlichen aus Effizienzgewinnen durch die neue Transparenz der Raumvergabe gewonnen wird.
Der Erfolg des neuen Verfahrens wird später mit Auslastungskontrollen abgesichert, bei denen zum Semesterbeginn durch einen tatsächlichen Blick in die Räume kontrolliert wird ob diese wirklich genutzt werden. Diese Kontrollen belegen auch den deutlich besseren Nutzungsgrad der über die zentrale Raumvergabe gemanagten Räume im Vergleich zu den von den Fakultäten selbst vergebenen Räumen. Im Lauf der Zeit werden daher immer mehr Räume in die zentrale Vergabe integriert.
Mehr als 10.000 Studierende mit eKVV Stundenplänen
Auch wenn die Funktion zum Erstellen von Stundenplänen im eKVV nun bereits seit 2 Jahren existiert und insbesondere im vergangenen Jahr eine Reihe von neuen Funktionen für die Lehrorganisation damit verbunden wurden, wird erst im Wintersemester 2005/6 ein Anteil von 50% unter den eingeschriebenen Studierenden erreicht. Dies zeigt auch den damals - vor der (zeitweiligen) Einführung von Studiengebühren - hohen Anteil von Studierenden, die aus verschiedenen Gründen nicht am tatsächlichen Lehrbetrieb teilnehmen.
2006: Start des eKVV2
Das Jahr 2006 bringt für das BIS eine weitere Vergrößerung des BIS Teams und belebt das Thema des Verhältnisses zwischen eKVV und eLearning neu. Aber zunächst beginnt das Jahr mit einer Reise nach Köln:
eKVV Vorstellung an der Universität zu Köln
Im Februar besucht eine kleine Delegation der Universität Bielefeld die Universität zu Köln um vor einer größeren Runde das Bielefelder Informationssystem - insbesondere das eKVV - vorzustellen. Wir werden hier durchaus mit kritischen Fragen empfangen, z. B. wie unser System die deutlich anderen Prozesse der dortigen medizinischen Fakultät unterstützen könne. Im Endeffekt kommt es hier zu keiner Zusammenarbeit, aber wir nehmen aus Köln die Bestätigung mit, dass wir in Bielefeld schon Lösungen für Anforderungen eines zeitgemäßen Lehrbetriebs entwickelt und in der Universität implementiert haben, für die an anderen Hochschulen gerade erst ein Bewusstsein entsteht.
Weiterer Ausbau des BIS Teams: Kommunikation
Im Frühjahr stellen wir zwei weitere Mitarbeiterinnen ein, die das BIS Team - welches nun auch beginnt sich so zu nennen - verstärken. Neben einer weiteren Informatikerin wird eine Expertin für die Kommunikation eingestellt. Ihre Aufgabe soll es sein die vielfältigen Dienste des BIS stärker ins Bewusstsein der unterschiedlichen Statusgruppen der Universität zu rücken. Implizit ist damit der Aufbau der Marke ‘BIS’ in der Universität verbunden. Das BIS ist hier der erste IT Bereich der Universität, der den hohen Stellenwert einer zielgerichteten Nutzer-/Kundenkommunikation durch eine dedizierte Stelle abbildet.
Gründung der Dokumentenablage im eKVV
Das eKVV wird um eine Funktion zur Ablage von Dateien bzw. Internetverweisen bei Lehrveranstaltungen erweitert. Damit können Lehrende nun Materialien zu ihren Veranstaltungen direkt im eKVV unterbringen. Studierenden in solchen Veranstaltungen finden damit alle Informationen und Dokumente direkt im eKVV. Das eKVV wird dadurch erstmals für viele Lehrende zu einem System, in dem sie direkt arbeiten wollen. Das eKVV ist von da an in der Lage die zu dieser Zeit hauptsächliche Nutzung von eLearning Systemen zu übernehmen, die im Austausch von Dokumenten liegt.
Einführung von Stud.IP und der Schnittstelle für eLearning Systeme
Parallel dazu hat sich die Bibliothek auf die Suche nach einer Nachfolgelösung für Blackboard gemacht und führt in diesem Jahr Stud.IP als neues eLearning Angebot ein. Um wenigstens eine grundlegende Integration mit dem eKVV zu erreichen werden im BIS Schnittstellen implementiert, über die Stud.IP Daten zu Lehrveranstaltungen aus dem eKVV auslesen kann. Trotzdem bleibt das Verhältnis zwischen eKVV und zentralem eLearning Angebot aus BIS Sicht unbefriedigend, da es zu viele überschneidende Funktionen in beiden Angeboten gibt.
eKVV2 löst das eKVV1 endgültig ab
Die Migration der BIS Dienste von der veralteten SilverStream Plattform ist immer noch nicht komplett abgeschlossen, auch wenn neue Anwendungen wie die Prüfungsverwaltung bereits direkt als J2EE Anwendungen realisiert werden. In diesem Jahr kann die öffentliche eKVV Darstellung endlich migriert werden, die noch eine Zeit lang parallel mit der alten Oberfläche betrieben wurde. Damit beide Angebote unterschieden werden können wird in dieser Zeit von eKVV1 und eKVV2 gesprochen.
Mit der Migration einher geht eine erhebliche Leistungssteigerung des Systems, welche hilft die bis dahin regelmäßigen Überlastungen des eKVVs zum Semesterbeginn zu vermeiden.
Umstellung der hochschulweiten Mailverteiler auf die BIS Adressen
Inzwischen sind zwei Jahre seit der Einführung der eMailverteiler im BIS vergangen und der damit verbundenen Entscheidung den Studierenden die Wahl zu lassen, ob sie eine private Adresse oder eine von der Universität angebotene verwenden wollen. Der Erfolg der Verteiler ist so groß und die Qualität der enthaltenen eMailadressen so hoch, dass nun auch die hochschulweiten Mailverteiler - z. B. der Verteiler aller Studierenden - aus den im BIS vorhandenen Adressen gebildet werden.
Faktisch sind von da an die im eKVV und im PEVZ eingetragenen eMailadressen die Grundlage für nahezu alle Kommunikationen per eMail über Verteiler an der Universität. In den folgenden Jahren werden daher die von uns angebotenen Verteiler immer weiter ausgebaut, bis sie in der Lage sind alle regelmäßig adressierten Zielgruppen genau anzusprechen.
2007: Der erste Versuch zur Einführung eines Campusmanagementsystems
Die mit dem Wintersemester 2006/7 in NRW eingeführten allgemeinen Studiengebühren sorgen zumindest anfänglich für neue Gestaltungsmöglichkeiten an den Hochschulen. Auch das BIS kann aus diesen neuen Mitteln schöpfen und zum Beispiel Teile des Teams sowie Hilfskräfte finanzieren. Von Teilen der Hochschulleitung wird ab Mitte 2007 allerdings die Idee entwickelt aus den Studiengebühren eine siebenstellige Summe für die Beschaffung eines sogn. Campusmanagementsystems aufzuwenden mit dem erklärten Ziel das eKVV und die BA / MA Prüfungsverwaltung abzulösen..
Was ist ein Campusmanagementsystem?
Der Begriff des Campusmanagementsystems ist in 2007 noch nicht sehr alt und auch letztlich nicht klar definiert. Er wird damals oft mit diesen Punkten charakterisiert:
- Abgrenzung zum Angebot der HIS: Der Begriff wird von Softwareanbietern wie den Datenlotsen eingeführt bzw. verwendet, die damit versuchen ihr Produktportfolio insbesondere zum Angebot der HIS abzugrenzen. Der Begriff kommt also nicht aus den Hochschulen, auch wir verwenden ihn bis zu dieser Zeit nicht für unsere BIS Dienste. Die Zeit um 2007 ist in dieser Hinsicht sehr spannend, denn erst seit kurzem war es diesen konkurrierenden Softwareanbietern gelungen das Quasimonopol der HIS etwas aufzubrechen. Ein besonders bemerkenswertes Ereignis war dabei der Zuschlag, den die SAP in 2005 an der FU Berlin für ihr Campusmanagementprodukt erhalten konnte, sowie die Zusammenarbeit der Universität Hamburg mit den Datenlotsen bei der Einführung des STiNE Portals. In 2007 entschied sich auch unsere Nachbaruniversität Paderborn für das Datenlotsenprodukt. Durch diese Beispiele wurde es plötzlich an öffentlichen Hochschulen wieder vorstellbar in großem Umfang Mittel in IT Verfahren zur Verbesserung von Studium und Lehre zu investieren.
- Integration: Die Anbieter, die mit der HIS konkurrieren, heben insbesondere die Integriertheit ihrer Produkte hervor. Die HIS hat zu dieser Zeit einzelne Module wie SOS, LSF und POS, die nur notdürftig miteinander verknüpft sind.
- Student Life Cycle: Mit dem Integrationsgedanken einher geht die Definition eines ‘studentischen Lebenszyklus’. Das SAP Campusmanagement Produkt trägt den Begriff sogar in seinem Namen. Die Idee ist es hier die Prozesse, die Studierende begleiten bzw. bedienen ganzheitlich zu denken, also von der Gewinnung von Studieninteressenten über die Einschreibung / Auswahl neuer Studierender, der Durchführung des eigentlichen Studiums bis hin zur Entlassung in den Arbeitsmarkt und die Alumnibetreuung. Die Anbieter überbieten sich in dieser Zeit damit möglichst viele ‘Stationen’ dieses Lebenszyklus bedienen zu wollen.
Von den Anbietern der noch jungen Campusmanagementprodukte werden den Hochschulleitungen umfangreiche Prozessverbesserungen und Steuerungsmöglichkeiten in Aussicht gestellt, die an vielen Hochschulen passend zur jetzt erst stattfindenden Umstellung auf die Bachelor-Master-Studiengänge kommen.
Die Einführung eines externen Campusmanagementsystems wird abgelehnt
Über die Verteilung der Studienbeitragsmittel wird an der Universität Bielefeld in speziell für diesen Zweck gebildeten Kommissionen entschieden, die stark mit Studierenden und Angehörigen des akademischen Mittelbaus besetzt sind. Diesen werden als Argumente für die Beschaffung eines externen Campusmanagementsystems insbesondere die von Anbietern versprochenen Prozessverbesserungen genannt sowie die Risiken, die im Betrieb der Eigenentwicklungen im BIS liegen. Auch Probleme in der HIS Software, insbesondere im Bewerbermanagement, werden ins Feld geführt.
Von mir wird hier ein Papier beigesteuert, welches die noch weitgehend unbekannten Begriffe ‘Campusmanagement’ und ‘Student Life Cycle’ definiert sowie die bisherigen Erfahrungen an Hochschulen wie der UHH Hamburg oder der FU Berlin mit konkreten Produkten sammelt. Ein wesentlicher Kritikpunkt in dem Papier ist die irreführende Art, wie der studentische Lebenszyklus von den Softwareanbietern dargestellt wird. Diese Kritik wird in der folgenden Graphik verdichtet, die noch viele Jahre später in der Universität in Erinnerung ist:
Diese Graphik soll - in ähnlicher Weise, wie es die Marketingunterlagen der Campusmanagementanbieter taten - den Student Life Cycle und seine unterschiedlichen Stationen zeigen. Im Gegensatz zu den Unterlagen der Anbieter, die diese Stationen als gleichgewichtige Schritte darstellen, wird hier aber durch die Größe der Punkte symbolisiert wo die wichtigen und komplizierten Prozesse stecken: Nämlich in der ‘Mitte’, in der Organisation des Lehr- und Prüfungsbetriebs.
Dieser Bereich, der später mal als der dicke Bauch des Campusmanagements bezeichnet wird, ist es, der in 2007 bereits von den BIS Diensten sehr weitgehend bedient wird. Die nicht abgedeckten Bereiche wie das Alumnimanagement am Ende der Kette spielen hingegen im Betrieb einer öffentlichen Hochschule wie der Universität Bielefeld eine so geringe Rolle, dass sie nicht entscheidungsrelevant sind für die Einführung eines komplexen Systems wie einem Campusmanagement. In dem Papier wird an dieser Stelle der Vergleich des Student Life Cycle mit der Wertschöpfungskette eines Unternehmens gezogen.
Weitere Kritikpunkte sind die Probleme, die sich an den ersten großen öffentlichen Hochschulen beim Einsatz der Campusmanagementsysteme gezeigt haben: Diese Systeme waren größtenteils für den Einsatz an kleinen, privaten Hochschulen entwickelt worden und haben nun große Probleme damit den Anforderungen der deutlich vielfältigeren und weniger gut steuerbaren öffentlichen Hochschulen zu genügen.
Es ist unklar, welchen Einfluss mein Papier oder andere Argumentationen aus dem BIS haben, aber nach etlichen Diskussionen in der Universität wird der Antrag zur Einführung eines Campusmanagements aus Studiengebühren abgewiesen.
In der folgenden Zeit beginnen wir den Begriff ‘Campusmanagement’ auch für unsere Dienste zu nutzen, obwohl dies streng genommen nicht passt, da wir nur einen Teil - wenn auch den wichtigsten - des Student Life Cycle bedienen. Neben dieser Diskussion finden in 2007 aber auch etliche Weiterentwicklungen an unserem eigenen ‘Campusmanagement’ statt, die sich in den folgenden Jahren als sehr wesentlich für die Prozesse des Lehrbetriebs erweisen werden:
Einführung des Teilnahmemanagements im eKVV
In Bezug auf die Vergabe von Plätzen in Lehrveranstaltungen findet im Frühjahr im eKVV eine ähnliche Entwicklung statt wie zuvor in der Raumvergabe: War das eKVV für die Studierenden bisher nur die Anmeldeplattform für teilnahmebeschränkte Veranstaltungen werden nun auch die Ergebnisse der Vergabeverfahren der verschiedenen Fächer wieder ins eKVV übertragen. Die Studierenden erhalten damit erstmals eine einheitliche Rückmeldung darüber, an welchen Veranstaltungen sie teilnehmen können.
Gleichzeitig sorgen wir als BIS Team für eine öffentlich zugängliche Dokumentation der rechtlichen Rahmenbedingungen für die Platzvergabe, damit insbesondere die Lehrenden, die das Teilnahmemanagement ebenfalls verwenden können, eine verlässliche Grundlage für ihre Entscheidungen haben.
Unterstützung von Klausuranmeldeverfahren
Das Teilnehmermanagement wird von einzelnen Fakultäten direkt für die Durchführung von Klausuranmeldeverfahren genutzt. Damit wird erstmals ein Prozess zur Prüfungsanmeldung ins BIS verlagert. In der Folge wachsen die Anforderungen an die Systemzuverlässigkeit und an die Nachvollziehbarkeit von Anmeldevorgängen, damit in Streitfällen eindeutig geklärt werden kann, ob eine Prüfungsanmeldung schlicht versäumt wurde oder aufgrund eines technischen Problems scheiterte.
Für eine einzelne Fakultät (Wirtschaftswissenschaften) wird hier mit der sogn. Sitzplanverteilung eine spezielle Funktion implementiert, über die das Prüfungsamt in der Lage ist angemeldeten Teilnehmer/-innen feste Sitzplätze in den Hörsälen zuzuweisen, verbunden mit einer Verteilungsfunktion, die vorgegebene Reihen- und Sitzplatzabstände einhält.
Im eKVV müssen dafür die Bestuhlungsgeometrien der Hörsäle abgebildet und Platznummern vergeben werden:
Die Studierenden erhalten die Information über den ihnen zugewiesen Platz natürlich direkt im eKVV.
Tagesgenaue Terminangaben im eKVV und der Raumvergabe
Bei der Darstellung von Veranstaltungsterminen im eKVV wird nun ein letzter Schritt gemacht, der es ermöglicht eine tagesgenaue Abbildung der Termine und damit auch der Raumbuchungen zu erreichen. Für die zentrale Raumvergabe ist es damit möglich noch genauer zu planen und die wichtige Vergabe von Einzelterminen - z. B. für Tagungen - und die damit oft verbundenen Verlegungen von Lehrveranstaltungen an den entsprechenden einzelnen Tagen direkt im System durchzuführen.
Lehrenden können dabei selbstständig den Ausfall einzelner Termine im eKVV dokumentieren und damit nicht nur ihre Studierenden direkt informieren, sondern auch den Raum wieder für andere Nutzungen verfügbar machen.
Personalisierung des PEVZ durch Bilder der Mitarbeiter/-innen
Das Personenverzeichnis erhält in diesem Jahr die Möglichkeit Bilder bei den Einträgen der Mitarbeiter/-innen einzustellen. Da hierfür in jedem Einzelfall eine Zustimmung der abgebildeten Person notwendig ist entwickeln wir ein entsprechendes Formular und bieten gleichzeitig die Möglichkeit an das eigene Bild selbst hochzuladen.
Später veranstalten wir ein öffentliches Fotoshooting für Mitarbeiter/-innen um die neue Option zu bewerben.
Englischsprachige Version des PEVZ
Eine andere Erweiterung des PEVZ stellt den ersten Schritt in eine Mehrsprachigkeit der BIS Dienst dar: Ab Juni kann man im Personen- und Einrichtungsverzeichnis zwischen der üblichen deutschsprachigen und der neuen englischsprachigen Version wechseln.
Die Herausforderung ist hier nicht so sehr eine technische - die Programmierung im BIS war seit der J2EE Migration grundsätzlich auf diese Erweiterung vorbereitet - sondern inhaltlicher Art: Woher bekommt man die entsprechenden Übersetzungen und wer hält sie dauerhaft aktuell?
Im BIS gibt es zu dieser Zeit glücklicherweise eine in Anglistik eingeschriebene Hilfskraft, die viele grundlegende Fragen klären kann wie etwa die, ob man sich bei den Übersetzungen gerade der hochschulspezifischen Begriffe eher am british english oder am american english orientiert. Der hier gewonnene Grundstock an Übersetzungsarbeiten fließt später in weitere Übersetzungsprojekte von anderen Teilen des Internetauftritts der Universität ein.
Einstieg in die Studiengangsmodellierung
Bereits vor der Diskussion um die Einführung einer Campusmanagementsoftware - aber vom Auftreten dieser neuen Produktkategorie beeinflusst - wurde von mir der Einstieg des BIS in die Studiengangsmodellierung propagiert. Zwar wurde das eKVV schon von Beginn an über die Studiengänge der Universität strukturiert und mit der Einführung der BA / MA Prüfungsverwaltung war eine deutliche Verfeinerung der Abbildung der Binnenstrukturen der Studiengänge (Module) verbunden, aber trotzdem war das BIS zu dieser Zeit unter anderen nicht in der Lage
- alle existierenden Versionen einer Prüfungsordnung (bzw. FsB - Fächerspezische Bestimmungen) aufzuführen und zu entscheiden welche davon für bestimmte Studierende gültig ist,
- bei einem Modul zu prüfen ob es von einem bestimmten Satz an Prüfungsleistungen erfüllt wird und wenn ja mit welcher Gesamtnote oder
- welche Module in einem Studiengang Pflicht sind und welche Wahlpflicht und wie sich der Wahlbereich konkret ausgestalten lässt.
Eine solche Systemerweiterung wurde bisher gescheut, insbesondere aufgrund der zu erwartenden einmaligen Aufwände in der Aufarbeitung der existierenden Ordnungen, den abzusehenden Konflikten mit den Fakultäten in Fällen, in denen eine technische Abbildung von Ordnungen sich als unmöglich erweisen sollte und der mit der kontinuierlichen Pflege einer so genauen Abbildung der Studienstrukturen entstehenden Arbeitsbelastung, die vom existierenden BIS Team nicht bewältigt werden konnte.
Welche zentrale Rolle eine Studiengangsmodellierung in einem Campusmanagementsystem hat wurde in dieser viel später erstellten Graphik verdeutlicht:
Letztlich steckt sie im Kern von allen Bestandteilen eines solchen Systems und verknüpft sie miteinander. Und je mehr Funktionen mit ihr verknüpft werden, desto größer sind die Anforderungen an ihre Genauigkeit und Aktualität und damit der Pflegeaufwand.
Der Einstieg in die Studiengangsmodellierung wird dann tatsächlich begonnen in Form einer Stellenausschreibung zum Jahresende, über die in 2008 eine weitere Mitarbeiterin gewonnen werden kann, die sich von da an im BIS Team explizit diesem Thema widmet.
2008: Abrundungen in allen Diensten
In diesem Jahr bauen wir unsere vorhandenen Dienste nach und nach aus, das BIS Team muss dabei eine gewisse Fluktuation verkraften, da wir Ende 2007 gleich 2 Mitarbeiterinnen an Anbieter von Campusmanagementsystemen verlieren. Trotzdem geht es voran:
BIS to go
Internetfähige Handys sind inzwischen häufiger zu finden, obwohl die Preise für Datentarife noch enorm sind. Im März geht daher eine für mobile Geräte optimierte Version der BIS Dienste mit Funktionen aus dem eKVV und dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis in Betrieb. Wir nennen die neue Anwendung BIS to go.
Ab Juli ist es den Studierenden möglich sich in der neuen Anwendung anzumelden und so ihren eKVV Stundenplan und ihre Prüfungsergebnisse direkt auf das Handy zu bekommen. Wir bewerben die neue Funktion mit einem Plakat in der zentralen Halle der Universität:
Installation von Displays in der Uni Halle
In der zentralen Halle - dem architektonischen Merkmal der Universität Bielefeld - werden in 2008 große Bildschirme installiert, die an den Stellen mit dem stärksten Publikumsverkehr aktuelle Informationen anzeigen. Mehrere dieser Displays werden mit einer aus dem eKVV gespeisten, dynamischen Anzeige der Hörsaalbelegungen bespielt:
Zusammen mit ebenfalls aufgestellten Internetterminals lösen diese Displays und BIS to go ein potentielles Problem für die Studierenden: Durch den Erfolg des eKVVs sind inzwischen die meisten gedruckten Vorlesungsverzeichnisse und Aushänge verschwunden, so dass es nur noch auf elektronischem Weg möglich ist aktuelle Veranstaltungsdaten zu erfahren. Diese drei neuen Zugriffswege machen den Zugang zu den Informationen im eKVV und im PEVZ noch allgegenwärtiger für unsere Nutzer/-innen..
Einfrieren von Modulen und Fächern im Transcript
Die BA / MA Prüfungsverwaltung war bis hierher im wesentlichen ein System, welches es der Universität ermöglichte die großen Mengen der im studienbegleitenden Prüfungswesen entstehenden Prüfungsleistungen zu bewältigen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind bereits mehr als 350.000 Prüfungs- und Studienleistungen in der BIS Datenbank dokumentiert. Aus den 50 bis 60 Leistungen, die Bachelorstudierende im ersten Bielefelder Studienmodell bis zu ihren Studienabschluss erbringen, kann die Prüfungsverwaltung von Beginn an umfangreiche Transcripts generieren, die den wesentlichen Teil der Zeugnisdokumente im BA / MA Studium darstellen.
Aber erst jetzt wird eine Funktion ergänzt, mit der sich Noten bzw. Abschlüsse auf Ebene der Module und Fächer eingetragen lassen. Diese Funktion bezeichnen wir als ‘Einfrieren’ von Teilen des Transcripts, da sie auch dafür sorgt, dass die entsprechenden Prüfungs- und Studienleistungen nicht mehr im Transcript bewegt werden können.
Klappenfunktion für die Wirtschaftswissenschaften
Für die Anmeldung zu Klausuren ergänzen wir auf Wunsch der Wirtschaftswissenschaften im eKVV An- und Abmeldefristen. Das eKVV garantiert dabei, dass sich Studierende nur innerhalb dieser Fristen zu entsprechenden Veranstaltungen an- und abmelden können. Diese Funktion wird als Klappenfunktion bezeichnet und bedeutet einen tiefen Eingriff in das bisherige Prinzip des eKVVs, welches Studierenden die uneingeschränkte Hoheit über ihren Stundenplan gab.
Bis heute wird die Klappenfunktion von zwei Fakultäten intensiv genutzt, neben der Wirtschaftswissenschaft auch von der Rechtswissenschaft.
FoDa wird überarbeitet
Die Forschungsdatenbank erhält eine Überarbeitung, die sie auf die J2EE Plattform bringt und an das aktuelle Corporate Design angleicht. Zusätzlich erhält sie Integrationsoptionen gleich denen im PEVZ, Forschende können von da an ihre in der FoDa dokumentierten Forschungsaktivitäten wie Publikationen direkt in eigene Webseiten einbinden. Parallel zum Start der neuen Oberfläche wird ein weiterer Versuch gestartet die bisher sehr unterschiedliche Nutzung in der Universität auf ein Mindestniveau zu heben.
Funktionsträger im PEVZ
Das Personen- und Einrichtungsverzeichnis bildet nun schon seit vielen Jahren die Einrichtungshierarchie der Universität ab und hat sich dabei von einer relativ flachen Darstellung der Fakultäten und Verwaltungseinheiten zu einer umfangreichen Dokumentation von Zuständigkeiten und Funktionen entwickelt.
Mit der Ergänzung der sogn. Funktionsträger schaffen wir eine Möglichkeit auf einen Klick bestimmte Querschnitte durch den Einrichtungsbaum zu bilden und so z. B. alle aktuellen Studiendekaninnen und Studiendekane zu zeigen. Wir unterstützen die Fakultäten mit unseren Hilfskräften bei der initialen Einrichtung und erstellen auch automatische eMailverteiler, über die diese häufig adressierten Gruppen immer aktuell zu erreichen sind.
Das letzte Telefonbuch wird gedruckt
Der Erfolg des PEVZ sorgt in diesem Jahr auch für die Einstellung des bis dahin regelmäßig aufgelegten hochschulweiten Telefonbuchs. Im April 2008 wird es das letzte Mal gedruckt.
2009: Eine erste Reorganisation
Das BIS und das inzwischen entstandene BIS Team hat seit meinem Wechsel in die zentrale Verwaltung im Jahr 2000 ununterbrochen im Dezernat I verbracht. In 2009 hört dieses Dezernat in seiner alten Form auf zu existieren.
Wechsel des BIS Teams in ein neues Dezernat
Da wir als BIS Team weiterhin formal zur Datenverarbeitung der Verwaltung gehören - obwohl schon damals die Hälfte des interdisziplinären Teams keinen IT-Schwerpunkt hat - werden wir nun dem neu gegründeten Dezernat IT/Orga zugeordnet, welches auch andere Teile der Datenverarbeitung aufnimmt und unter der Leitung des CIOs steht.
Vortrag in Bonn
Im Juni stelle ich den Stand und den Werdegang des Bielefelder Campusmanagements auf der Tagung „Digitalisierung der Hochschule: Erfahrungen mit Campus-Management-Software“ in Bonn vor sowie die Punkte, die sich nach so langer Zeit weiterhin als offen bzw. verbesserungswürdig darstellen. Die Präsentation und der Beitrag zum Tagungsband sind hier zu finden.
Auch wenn Hochschulen wie die Universität Hamburg (UHH) inzwischen komplexe Campusmanagementsystem eingeführt haben und darüber ebenfalls auf der Tagung berichten blieb der Eindruck, dass wir in Bielefeld weiterhin einen großen Vorsprung nicht nur bei der IT Unterstützung des Lehrbetriebs haben, sondern auch bei der Weiterentwicklung der damit verbundenen Prozesse.
Anbindung an die Studierendenverwaltung
Für die Verwaltung der Studierendendaten wird in Bielefeld wie nahezu überall die HIS SOS Software genutzt. Die BIS Dienste wie die BA / MA Prüfungsverwaltung benötigen diese Studierendendaten in großem Umfang, bisher gab es aber nur einen eingeschränkten, indirekten Datenaustausch. Nun wird das BIS direkt an HIS SOS angebunden und erhält damit alle für die Prüfungsverwaltung notwendigen Daten. Neben der technischen Aufgabe bei der Schnittstellenimplementierung müssen insbesondere die rechtlichen Grundlagen geschaffen werden.
Das letzte gedruckte Vorlesungsverzeichnis
Nachdem im vergangenen Jahr das Telefonbuch zum letzten Mal aufgelegt wurde geht nun auch die Zeit des gedruckten, hochschulweiten Vorlesungsverzeichnisses zu Ende. Es wird im Sommersemester 2009 das letzte Mal verkauft. Schon in den Jahren davor war es in weiten Teilen direkt aus dem eKVV und PEVZ generiert worden, aber die immer kleiner werdenden Absatzzahlen machen klar, dass es für dieses Dokument keinen Bedarf mehr gibt.
Generierung von Diploma Supplements
In der Prüfungsverwaltung wird in diesem Jahr die Erzeugung der Diploma Supplements (DS) als weiteres Zeugnisdokument in den BA / MA Studiengängen ergänzt. Hier gilt es zwei Hauptaufgaben zu lösen:
Zum einen muss erstmals eine vollständige Historie alle Prüfungsordnungsversionen (FsB Versionen) der Bachelor- und Masterstudiengänge in der Studiengangsmodellierung abgebildet werden, da diese Angabe ein wesentlicher Teil des DS ist.
Als noch langwieriger erweist sich aber die Erstellung der englischsprachigen Übersetzungen, die notwendig sind, da das DS sowohl in deutsch wie in englisch ausgegeben werden muss. Da hier für jedes Fach bzw. jedes Profil in jeder FsB Version teilweise umfangreiche, mit fachspezifischen Begriffen versehene Texte zu übersetzen sind dauert dieser Teil einige Zeit.
Meldung von Ergebnislisten im System
Im Prozess der Prüfungsorganisation werden die Lehrenden bisher durch die Teilnahmelisten im eKVV unterstützt. Aus diesen Listen lassen sich in einfacher Weise Exceltabellen erstellen, in die dann die Studien- und Prüfungsleistungen der Studierenden eingetragen werden. Die Prüfungsämter können solche Listen in einem Rutsch einlesen und damit in die Datenbank der Prüfungsverwaltung bringen. Die Art und Weise wie diese elektronischen Ergebnislisten von den Lehrenden an die Prüfungsämtern übermittelt werden ist bisher offen, auch wenn natürlich die Verpflichtung besteht dies datenschutzkonform zu tun.
Für die Leistungsbuchung des Wintersemesters 2009/10 wird in der Prüfungsverwaltung eine neue Funktion implementiert, über die Lehrende ihre Ergebnislisten im System an die Prüfungsämter weiterleiten können. Auf diese Weise werden gleich mehrere Ziele erreicht:
- Der Datenschutz bei der Übermittlung ist vollständig gewährleistet
- Ergebnislisten werden automatisch an das jeweils zuständige Prüfungsamt geleitet
- Es entsteht ein Archiv aller jemals übermittelten Ergebnislisten
- Die Prüfungsämter erhalten alle Ergebnismeldungen auf einheitliche Weise
- Durch eine einfache Workflowfunktion wird eine Kommunikation zwischen Prüfungsämtern und Lehrenden mit Bezug auf konkrete Ergebnislisten und darin vorhandene Probleme ermöglicht
Durch die integrierte Vertretungsfunktion für Sekretariate ist aus Lehrendensicht der Arbeitsablauf bei der Leistungsdokumentation nicht wesentlich verändert, so dass sich das neue Verfahren sehr schnell in der Universität ausrollen lässt. Der Rollout erfolgt dabei fakultätsweise, damit sichergestellt ist, dass die jeweiligen Prüfungsämter keine gemischten Verfahren durchführen müssen.
Rückmeldeverfahren im eKVV
Schließlich wird zum Wintersemester 2009/10 noch eine Neuerung für die Studierenden eingeführt: Diese erhalten erstmals ihre persönlichen Angaben für die Rückmeldung auf elektronischem Wege im eKVV. Durch die zu dieser Zeit noch existierenden Studiengebühren gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen Angaben, die für jede Studierende/jeden Studierenden individuell festgelegt werden müssen.
Die Rückmeldedaten werden dazu aus HIS SOS ins eKVV überführt und die Studierenden über eine neu erstellten BIS Mailverteiler informiert.
Steuerung der Klimatisierung über die Raumbuchungen
Im Zuge der Energieeinsparungsbemühungen der Universität soll die Klimatisierung und Belüftung der Hörsäle stärker an die tatsächliche Nutzung angepasst werden. Dazu wird eine neue Darstellung der Raumbelegungen aufgebaut, die von der Energiezentrale genutzt werden kann um die Klimatisierung manuell zu steuern.
Im Grunde ist diese Darstellung eine Variante der schon lange existierenden Schliesspläne, es sind aber weitere Besonderheiten zu berücksichtigen wie Gruppen von Räumen, die nur gemeinsam belüftet werden können, oder Termine, für die eine stärkere Belüftung erfolgen muss weil sie Prüfungstermine sind oder weil hier physikalische / chemische Experimente durchgeführt werden.
Das damals angedachte Vorhaben beim kurz bevorstehenden Neubau des X Gebäudes gleich eine automatische Steuerung der Klimatisierung über das eKVV zu erreichen konnte allerdings nie umgesetzt werden.
2010: Ablösung der ersten BIS Dienste
Das Jahr 2010 ist in mehrerer Hinsicht besonders: Auf der einen Seite werden erstmals BIS Dienste eingestellt und zum Jahresende beginnt das sogn. ‘BIS 3.0’ Vorhaben, welches eigentlich in einer Ablösung des Campusmanagements im BIS resultieren soll. Auf der anderen Seite reformiert die Universität ihr Studienmodell und damit alle Bachelor- und Masterstudiengänge und gibt auf diese Weise den Impuls für einen weitreichenden Ausbau der BIS Dienste.
Angebot der Kalenderintegration
Mit Beginn des Jahres geht eine weitere Funktion im eKVV online, die sich insbesondere an Studierende richtet: Mit der sogn. Kalenderintegration ist es möglich die Termine im eigenen eKVV Stundenplan in externe Kalenderdienste wie den Google Kalender zu holen und damit direkt auf das Smartphone. Wir implementieren hier den sogn. iCalendar Standard und nutzen die tagesgenaue Darstellung des Lehrangebots im eKVV als Datenquelle. Diese Funktion, die geeignet ist Studierende nach einer einmaligen Einrichtung durch ihr gesamtes Studium zu begleiten, erweist sich bis heute als stark nachgefragter Dienst mit Tausenden von Nutzer/-innen.
Ähnliche Integrationen bieten wir auch für Lehrende und einzelne Räume in der zentralen Raumvergabe an.
Abschaltung des Telefonänderungsdienstes
Schon im Jahr 2008 waren die ersten Teile des Telefonänderungsdienstes eingestellt worden, im Frühjahr geht der Dienst endgültig vom Netz. Anlass sind grundlegende Änderungen in der Technik der Telefonanlage, den angebotenen Services wie auch in der organisatorischen Zuständigkeit, die den bisherigen Prozess der ‘Telefonänderung’ weitgehend überflüssig machen..
Stattdessen wird eine Schnittstelle aus dem PEVZ etabliert, über die bestimmte Funktionen der neuen Telefonanlage automatisch mit Personendaten versorgt werden. Auch wenn damit die älteste BIS Anwendung abgeschafft wurde ist die ein relativ unspektakulärer Prozess, da nur noch wenige Nutzer/-innen betroffen sind und der Anlass schlicht in einer Weiterentwicklung von Technik und Organisation besteht.
Ablösung der FoDa
Die zum Ende des Jahres ebenfalls stattfindende Ablösung der Forschungsdatenbank ist hingegen ein komplexerer Vorgang. Anlass ist hier der letztlich weiterhin ausbleibende Erfolg des Dienstes, der entgegen seines Anspruches nicht in der Lage ist ein aktuelles und vollständiges Bild über die Forschungsaktivitäten der gesamten Universität zu bieten. Dieses fragmentarische Bild wird in der Hochschulleitung als schädlicher eingeschätzt als eine komplett fehlende Darstellung.
Als Nachfolgedienst wird von der Universitätsbibliothek ein Publikationslistenservice aufgebaut, in den dieser Teil der FoDa Daten migriert wird. Der neue Publikationslistendienst verwendet dabei die Forschendendaten aus dem PEVZ und nutzt die entsprechenden Personenidentitäten für die interne Referenzierung. Auf diese Weise kann die direkte Verknüpfung zwischen PEVZ und Publikationslisten erhalten werden. Für die übrigen Inhalte der Forschungsdatenbank gibt es keine Nachfolgelösung.
Die Abschaltung der FoDa ist auch deshalb kompliziert, da ihre Inhalte durch die Integrationsoptionen in einer unbekannten Zahl von Webseiten eingebunden sind. Hier wird aber ein glatter Übergang zum neuen Publikationslistendienst geschafft.
Die zweite Studienstrukturreform (Studienmodell 2011)
Anforderungen des Lehrerausbildungsgesetzes NRW (LABG) rufen eine Reform der Bielefelder Studienstruktur hervor, die von Beginn an alle Bachelor- und Master of Education Studiengänge betrifft, im Laufe der kommenden Jahre aber auch nach und nach die meisten der fachwissenschaftlichen Masterstudiengänge.
Teile des BIS Teams sind von Beginn an die Konzeption und Konkretisierung des neuen Studienmodells - welches später einmal als Studienmodell 2011 bezeichnet wird - involviert und versuchen immer den Aspekt der ‘Modellierbarkeit’, also der Abbildbarkeit von Ordnungen in einem technischen System, mitzudenken. In weiten Teilen gelingt dies.
Die Unterstützung der Universität bei der Bewältigung dieser erneuten, grundlegenden Änderung ihres Studiensystems wird uns in den kommenden Jahren sehr stark beschäftigen. Für uns stellt sie die einmalige Gelegenheit dar die Studiengangsmodellierung erstmals in großer Tiefe und in großem Umfang einführen und damit völlig neue Dienste im Campusmanagement bieten zu können.
Der zweite Anlauf zur Einführung eines Campusmanagementsystems
Parallel zur Studienstrukturreform, die den Lehrbetrieb der Universität vor erkennbar große Herausforderungen stellen wird, beginnt die Hochschulleitung mit Überlegungen für einen zweiten Anlauf zur Einführung einer Standardsoftware im Campusmanagement.
Im Vorfeld findet in diesem Jahr eine Organisationsuntersuchung durch die HIS statt, die uns wertvolle Impulse für die Weiterentwicklung unserer Dienste gibt.
Gründung der Studieninformation
Die Studieninformationsseiten für die Bachelor-Master-Studiengänge im Studienmodell 2002 waren vom ZfL - welches im kommenden Jahr zur ‘Bielefeld School of Education (BiSEd)’ weiterentwickelt wird - gebündelt und auf ein neues qualitatives Level gehoben worden. Für das neue Studienmodell 2011 soll ein wenigstens gleichwertiges Angebot erstellt werden, aber nun im BIS und unter Nutzung der Studiengangsmodellierung.
Die sogn. ‘Studieninformation’ geht in diesem Jahr als neuer BIS Dienst online, der die Inhalte der Studiengangsmodellierung erstmals in großem Umfang öffentlich sichtbar macht:
Die Studieninformation ist ein Dienst, der eine sehr vielfältige Nutzergruppe hat: Sie beginnt bei den Studieninteressierten, die einen Überblick über das gesamte Studienangebot der Universität sehen möchten und natürlich alle Details zu den sie interessierenden Studienangeboten, umfasst die eingeschriebenen Studierenden, die hier die aktuellste Beschreibung der Regelungen in ihren jeweiligen Studiengängen finden, aber auch Mitarbeiter/-innen der Universität etwa in den Prüfungsämtern oder den verschiedenen Beratungsstellen.
Mit dem Ausbau der Studiengangsmodellierung im BIS - der insbesondere im folgenden Jahr stattfindet - haben die Studieninformation, das eKVV und die BA / MA Prüfungsverwaltung bald ein gemeinsames Fundament, über das sie automatisch Beziehungen zueinander aufbauen können. Für die Nutzer/-innen unserer Dienste wird dies durch die an vielen Stellen angebotenen Verlinkungen zwischen diesen drei Diensten spürbar: Studierende können so aus ihren Transcript in der Prüfungsverwaltung in eine Modulbeschreibung in der Studieninformation springen und von dort direkt ins eKVV um Lehrveranstaltungen zu finden, in denen sie die ihnen noch fehlenden Leistungen für das Modul erbringen können. Oder sie springen vom Modul ins PEVZ um die Kontaktdaten der jeweiligen Modulbeauftragten zu finden für eine Beratung.
Die in das Campusmanagementsystem integrierte Studieninformation ist bis heute ein Alleinstellungsmerkmal des Bielefelder Informationssystems. Durch diese Integration kann es an keiner Stelle mehr zu einem Auseinanderlaufen der Informationen über unser Studienangebot kommen, auch entsteht kein mehrfacher Aufwand mehr bei der Onlinedarstellung der Studienangebote. Der Preis dieser Integration besteht abgesehen von der notwendigen technischen Umsetzung in einer erhöhten Abhängigkeit von den Prozessen der Studiengangsentwicklung, die daher ebenfalls in den kommende Jahren weiterentwickelt werden müssen.
Zeugnisantrag in der Prüfungsverwaltung
In der Prüfungsverwaltung wird für die Studierenden die Möglichkeit ergänzt den Zeugnisantrag in Bachelorstudiengängen auf elektronischem Wege zu erzeugen. Tatsächlich muss der eigentliche Antrag dann ausgedruckt und in Papierform zu den jeweiligen Prüfungsämtern gebracht werden - dies ist bis heute aufgrund der notwendigen Unterschrift so - aber auf diese Weise können die meisten Fehler bei der Antragsstellung von vorne herein vermieden werden. Auch hier wird ein zuvor am ZfL existierendes Verfahren in einen BIS Dienst überführt.
2011: Start von BIS 3.0
In diesem Jahr manifestieren sich die im Vorjahr gestarteten Großvorhaben der Studienstrukturreform und der Einführung einer Campusmanagementsoftware:
Auftakt zur 'Projektinitiative Digitaler Campus (BIS 3.0)'
Im März findet unter großer Beteiligung der Auftakt für das von nun an ‘BIS 3.0’ genannte Projekt statt, welches der Universität unter dem Obergriff ‘Digitaler Campus’ insbesondere zwei Produkte bescheren soll:
- Eine Standardsoftware für das Campusmanagement, die die entsprechenden BIS und HIS Produkte ablöst
- Eine Plattform für den sogn. studentischen Arbeitsplatz, der die verschiedenen existierenden eLearning Dienste ablösen und durch ein mit dem Campusmanagement integriertes System ersetzen kann
Der Name BIS 3.o wird von der Hochschulleitung für das Vorhaben gewählt um die existierende Markenbildung des BIS und den guten Ruf in der Universität nutzen zu können. Das BIS Team ist in Teilen in das Projekt involviert, insbesondere im Bereich des studentischen Arbeitsplatzes, aber insgesamt nicht federführend.
Als Begründung für die Notwendigkeit der Einführung einer Standardsoftware im Campusmanagement werden von der Hochschulleitung zwei Punkte in die Universität kommuniziert: In Bezug auf die HIS Software gibt es zu dieser Zeit noch eine später aufgehobene Ankündigung der HIS die Studierendenverwaltung SOS bald nicht mehr unterstützen zu wollen. In Bezug auf die BIS Dienste wird auf das prinzipielle Risiko einer Eigenentwicklung verwiesen, welches nur durch die Beschaffung einer Standardsoftware vermieden werden könne. Funktionale Gründe bzw. Mängel spielen keine Rolle, es wird auch keine Serviceverbesserung für die Hochschulangehörigen in Aussicht gestellt.
In den folgenden Monaten wird hier die umfangreiche Projektstruktur aufgebaut, es werden Prozessbeschreibungen angefertigt und schließlich eine Ausschreibung auf den Weg gemacht. Dieser Prozess dauert bis ins Jahr 2012.
Starker Ausbau der Studiengangsmodellierung
Wir sind als BIS Team in dieser Zeit sehr intensiv mit dem Ausbau der Studiengangsmodellierung im BIS befasst. Das Ziel ist es dabei die vom Start des eKVVs an verwendete klassische Modellierung, die vergleichsweise wenig strukturiert war, mit dem Übergang zum neuen Studienmodell hinter uns zu lassen und komplett auf eine neue, genauere Studiengangsmodellierung zu wechseln. Die nun stattfindende Erneuerung nahezu aller BA/MA Studiengänge der Universität gibt uns dazu eine einmalige Gelegenheit. Einige Jahre später wird das so entstandene Datenmodell einmal mit diesen beiden Graphiken dargestellt:
Die erste Graphik zeigt den Teil des Modells, der die unterschiedlichen Studienmöglichkeiten abbildet. Hier wird von Fach und Abschluss kommend bis hinunter auf die Studiengangsvariante bzw. das konkrete Profil modelliert. Auf dieser Ebene spielen sich viele Gliederungen in einem Campusmanagementsystem ab, z. B. die Zuordnung eines konkret erreichten Abschlusses in der Prüfungsverwaltung oder die Einträge auf den Einstiegsseiten des eKVVs und der Studieninformation, die das Studienangebot der Universität zeigen..
Auf der tieferen Ebene, die die zweite Graphik zeigt, sind die Module angesiedelt und ihre Binnenstrukturen, die Elemente. Die Studiengangsmodellierung im BIS ist heute stark auf das konkrete Studienmodell der Universität Bielefeld ausgerichtet, hat sich aber in dieser Form bis heute als tragfähig erwiesen.
Das Modell an sich wirkt daher zunächst nicht besonders komplex. Die Komplexität entsteht eher im Umgang damit in einer lebendigen, sich ständig veränderten Organisation wie einer Universität und der gleichzeitigen Nutzung in den drei Anwendungsbereichen Studieninformation, eKVV und Prüfungsverwaltung, die teilweise nicht einfach zu harmonisierende Anforderungen erzeugen.
Start des Lehrbetriebs im Studienmodell 2011
Der Ausbau der Studiengangsmodellierung ist dabei nur die Grundlage für weitere Umbauten im eKVV und in der BA / MA Prüfungsverwaltung: Im eKVV müssen die Strukturen für die Darstellung der inhaltlichen Öffnungen der Lehrveranstaltungen neu geschaffen werden sowie die Sichten darauf. An dieser Stelle gelingt uns eine fast vollständige Harmonisierung der Darstellungen der Lehrangebote im eKVV, während zuvor oft sehr individuelle Anpassungen für einzelne Studiengänge erfolgt waren.
In der Prüfungsverwaltung hängt die gesamte Strukturierung der Transcripts an der Modellierung und ist daher auch von Grund auf neu zu gestalten. Auch hier wird, ähnlich die Darstellung der Studiengänge im eKVV, nun sehr stark vereinheitlicht. Zusätzlich müssen tiefer liegende Teile des Systems wie das Rechtemanagement entsprechend angepasst werden.
Insgesamt bedeutet dies in technischer Hinsicht eine umfangreiche Binnenmigration aller Teile des BIS Campusmanagementsystems, die weitgehend unbemerkt von den Nutzer/-innen erfolgt. Gleichzeitig muss ein zunächst unbefristeter Parallelbetrieb aus altem und neuem Studienmodell und klassischer und neuer Studiengangsmodellierung gewährleistet werden.
Diese Arbeiten erstrecken sich insgesamt über viele Jahre, aber rechtzeitig für die Lehrplanung zum Wintersemester 2011/12, in dem die BA Studiengänge komplett auf das neue Studienmodell umgestellt werden, ist die neue Modellierung im eKVV nutzbar.
Papierlose Lehrplanung in der LiLi Fakultät
Die größte Fakultät der Universität, die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft (LiLi), startet eine Initiative mit der die Lehrenden stärker in die elektronische Lehrplanung eingebunden werden sollen. Der Ansatzpunkt ist dabei, dass die Prozesse um die initiale Definition des Veranstaltungsangebots bisher vom eKVV nicht direkt unterstützt werden und in sehr unterschiedlicher Weise stattfinden. Zusammen mit der LiLi entwickeln wir ein Verfahren, über das die Lehrenden selbstständig Lehrveranstaltungen im eKVV eintragen können, die dann nach und nach ergänzt werden können.
Im eKVV ist dazu ein neues Berechtigungssystem notwendig um den nun vielen hundert Personen, die Lehrveranstaltungen in der Fakultät eintragen können sollenn, den für sie notwendigen Zugriff zu geben. Durch die Nutzung der im PEVZ vorliegenden Zuordnungen von Personen zu Fakultäten wie der LiLi ist der dauerhafte administrative Aufwand dafür nahe Null. Da die direkte Eingabe des neuen Lehrangebots im eKVV durch die Lehrenden die bisher verwendeten Formulare für die Ersterfassung ablöst wird sie als ‘papierloses’ Verfahren bezeichnet.
Das Verfahren wird erstmals in der Lehrplanung zum Sommersemester 2012 genutzt und von der Fakultät als Erfolg bewertet. Es wird in dieser Form tatsächlich bis heute genutzt, allerdings weiterhin nur in der LiLi Fakultät.
Start des Bachelorbaukastens
In der Studieninformation geht im Dezember der sogn. Bachelorbaukasten in Betrieb, passend für die Studieninteressierten, die sich zum Sommersemester 2012 für das Studienangebot unserer Universität interessieren. Der Baukasten erlaubt es potentiellen Studierenden mit wenigen Klicks für ein bestimmtes Fach alle möglichen Studiengangstypen und alle zulässigen Fächerkombinationen zu erhalten:
Der Bachelorbaukasten ist damit faktisch das erste System an der Universität, welches Auskunft über die tatsächlich möglichen Fächerkombinationen geben kann. Studieninteressierte erhalten am Ende eine Übersicht über die für die verschiedenen gewählten Fächer gültigen Regelungen zu Zugang und Zulassung. Leider erweist es sich als unmöglich einen direkten Übergang in die Seiten für die Einschreibung und Bewerbung zu schaffen, bei dem die gewählten Fächer gleich übernommen werden.
2012: Grundlegende Änderungen der Prüfungsverwaltung
Auch das Jahr 2012 ist stark vom Übergang auf das neue Studienmodell gekennzeichnet und die dadurch notwendigen Änderungen an den Prozessen der Lehrorganisation und den sie unterstützenden BIS Diensten. Gleich zum Jahresbeginn findet hier eine der komplexesten Prozessänderungen statt:
Einführung der Leistungsbuchung durch Lehrende per Webformular
Mit der bevorstehenden Prüfungsleistungsdokumentation für die Lehrveranstaltungen des Wintersemesters 2011/12 werden die Lehrenden erstmals mit der Aufgabe konfrontiert unterschiedliche Arten von Leistungen für ihre Studierenden dokumentieren zu müssen. So gibt es im nun gestarteten Studienmodell 2011 die sogn. Studienleistung, während im auslaufenden Modell 2002 die aktive Teilnahme die entsprechende Leistungsart war.
In Gesprächen mit den Prüfungsämtern der Universität, die im Dezember 2011 stattfinden, kommen wir zu dem Ergebnis, dass ein weitgehend korrekter, die Prüfungsämter nicht vor kaum zu bewältigende Korrekturaufwände stellender Prozess zur Leistungsdokumentation nur dann gewährleistet werden kann, wenn den Lehrenden eine umfangreiche technische Unterstützung geboten wird.
Diese technische Unterstützung erfordert zwangsläufig eine Ablösung des erst vor zwei Jahren eingeführten Prozesses der elektronischen Meldung von Ergebnislisten durch eine direkte Einzelfallbuchung von Prüfungsleistungen durch die Lehrenden. Nur bei einer Einzelbuchung kann das unterstützende System - welches wir für die Lehrenden im eKVV ansiedeln - die notwendigen Entscheidungen treffen. Z. B. ob die betreffenden Studierenden in alten oder im neuen Studienmodell sind und im Fall des neuen Modells ob die Lehrveranstaltung überhaupt für die Erbringung einer bestimmten Art von Leistung geöffnet ist.
Die Zeit für diese grundlegende Verfahrensänderung ist sehr knapp: Mitte Dezember wird die Idee dazu formuliert und bis Anfang Februar muss sie zumindest in den wesentlichen Teilen implementiert und verfügbar sein. Gleichzeitig sind uns Beispiele von anderen Hochschulen bekannt, in denen vergleichbare Verfahrensänderungen auf starke Widerstände gestoßen sind. Die technische Realisierung wird daher von einer engen Zusammenarbeit mit dem zuständigen Prorektorat und einer intensiven Kommunikation begleitet und tatsächlich gelingt der hochschulweite Start des neuen Verfahrens weitgehend reibungslos.
Ein wichtiger Faktor ist dabei die weiterhin mögliche Vertretung der Lehrenden durch ihre Sekretariate, durch die sich der Schulungs- und Unterstützungsaufwand am Anfang auf eine deutlich kleinere Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern konzentrieren lässt. Die Leistungen, die Lehrende und Sekretariate dokumentieren, werde dabei nicht direkt für die Studierenden sichtbar. Hier muss in jedem Fall eine Übernahme durch das jeweilige Prüfungsamt erfolgen, welches dabei die Aufgabe einer Qualitätssicherung übernimmt.
Das neue Verfahren erfüllt in den kommenden Jahren die angestrebten Ziele in hohem Maße, da es die Qualität der Prüfungsleistungsdokumentation durch die enge Verknüpfung mit den Einschreibungsdaten der Studierenden und den Modulöffnungen der Lehrveranstaltungen garantieren kann. Gleichzeitig werden durch die nun enge Führung der Prüferinnen und Prüfer bei der Leistungsdokumentation nach und nach Sonderfälle bekannt, die zuvor nicht berücksichtigt werden mussten und die noch für einige Semester zu Nachbesserungsbedarfen führen.
Festlegung der FsB Versionen der Studierenden
Nachdem die neue Studiengangsmodellierung im Studienmodell 2011 bereits für die Öffnung der Lehrveranstaltungen und die Dokumentation der Prüfungsleistungen verwendet wird schließen wir zur Jahresmitte hin die noch verbliebene Lücke bei den Studierenden: Hier basierten die BIS Anwendungen bisher weitgehend auf den aus der HIS SOS Studierendenverwaltung kommenden Einschreibungsdaten, die aber keine Auskunft über die jeweils tatsächlich geltende FsB Version (Fächerspezifische Bedingungen) geben.
In der Studiengangsmodellierung haben wir hingegen inzwischen alle relevanten FsB Versionen samt ihrer Gültigkeitsbereiche gesammelt und ordnen nun den in BA / MA Studiengängen eingeschriebenen Studierenden die für sie gültigen Versionen zu. Wir verwenden hier eine Heuristik, die in den meisten Fällen das passende Ergebnis liefert, und etablieren gleichzeitig einen Prozess für FsB Änderungen in den Prüfungsämtern.
In den kommenden Jahren lösen wir uns damit in der BIS Programmierung immer weiter von den aus SOS kommenden Einschreibungsdaten und setzen stattdessen auf die FsB Festlegungen, z. B. in den Transcripts der Studierenden.
1.000.000 Prüfungsleistungen
Im August erreicht die BA / MA Prüfungsverwaltung die Schwelle von einer Million verbuchter Prüfungsleistungen. Pro Semester kommen nun 60.000 bis 70.000 Prüfungsleistungen in das System, eine Menge, die sich mit Scheinen aus Papier kaum bewältigen ließe.
Die Studierenden, die zu diesem Zeitpunkt in Bachelor- und Masterstudiengängen an der Universität Bielefeld eingeschrieben sind, werden dabei in fast keinem Fall noch aus eigener Erfahrung Scheine kennen.
Zugriff auf BIS Daten für das Studienerfolgsmonitoring
Ende 2011 erhält die Universität Bielefeld aus dem Qualitätspakt Lehre eine ansehnliche Summe für das Programm ‘Richtig einsteigen’. Eine Komponente dieses Programms ist das Studienerfolgsmonitoring, welches basierend auf BIS Daten relevante Informationen für die Studiengangsentwicklung gewinnen soll.
Die Grundidee ist es hier den umfangreichen Datenbestand des BIS aus eKVV und BA / MA Prüfungsverwaltung in datenschutzkonformer Weise auszuwerten und so Problempunkte und Verbesserungspotentiale in den einzelne Studienangeboten finden zu können. In 2012 werden hier die notwendigen Verfahren zur Pseudonymisierung der relevanten Daten entwickelt, die zulässigen Auswertungen mit dem Datenschutz abgestimmt und die technischen Zugriffswege für die Mitarbeiterinnen im Studienerfolgsmonitoring eröffnet..
2013: Anbieterauswahl BIS 3.0
Im Jahr 2013 sind wir als BIS Team weiterhin stark mit dem Übergang der Universität auf das Studienmodell 2011 befasst, auch wenn sich dies nur in vergleichsweise wenigen ‘großen’ Entwicklungsschritten äußert.
Großer Ausfall der BIS Dienste
Die Wichtigkeit der BIS Dienste für die Universität zeigt sich zum Beginn des Sommersemesters und das leider in negativer Weise: Zum Semesterstart sind unsere Dienste, die jahrelang keinerlei Performanceprobleme mehr hatten, so überlastet, dass sie für mehrere Tage ausfallen und nur in ad hoc aufgesetzten Notversionen verfügbar sind.
Bis zum Wintersemester, welches auf Grund des doppelten Abiturjahrgangs einen weiteren deutlichen Anstieg der Nutzerzahlen erwarten lässt, werden die Kapazitäten erhöht und es treten keine Probleme mehr auf.
Dokumentation und Fristenkontrolle bei der Ausgabe von Abschlussarbeiten
In der Prüfungsverwaltung wird ein weiterer Prozess der Prüfungsämter abgedeckt, der bisher auf Papier geführt wurde: Die Dokumentation der Ausgabe von Abschlussarbeiten bzw. Abschlussarbeitsthemen einschließlich der damit verbundenen Fristenkontrolle.
Anlass ist eine Besonderheit in einem der Studiengangstypen des neuen Studienmodells, durch die erst die erbrachte Abschlussarbeit festlegt welches der beteiligten Fächer letztlich für den Gesamtabschluss und die Ausgabe der Zeugnisdokumente verantwortlich ist. Das Verfahren erweist sich aber als so erfolgreich, dass es auch in allen anderen Fächern schnell genutzt wird.
Zeugnisantrag in der Prüfungsverwaltung für das neue Studienmodell
Da inzwischen die ersten Studierenden in Bachelorstudiengängen des neuen Studienmodells in Abschlussnähe kommen wird der elektronische Zeugnisantrag entsprechend erweitert. Durch die nun verfügbare Studiengangsmodellierung kann dabei viel genauer geprüft werden ob ein Antrag richtig und vollständig ausgefüllt ist. Besonderheiten wie der individuelle Ergänzungsbereich oder das Vorkommen von mehreren Inkarnationen des gleichen Moduls innerhalb eines Abschlusses verkomplizieren dabei die Implementierung.
Generierung von Modulhandbüchern in der Studieninformation
In der Studieninformation ergänzen wir eine Funktion für für jeden Studiengang vollständige Modulhandbücher erzeugen kann. Die so generierten Dokumente enthalten dabei differenzierte Modullisten für jedes vorkommende Profil und lösen damit die bisher manuell erstellten Handbücher ab.
BIS 3.0: Anbieterauswahl
Im August des Jahres erreicht das BIS 3.0 Vorhaben einen wichtigen Meilenstein: Nach der Ausschreibung und sehr umfangreichen Auswahlgesprächen mit den beiden verbliebenen Anbietern von Campusmanagementsystemen wird eine Entscheidung gefällt und im Oktober der Vertrag zur Einführung von CAS Campus unterzeichnet.
Für uns als BIS Team bedeutet dies zum einen eine Doppelbelastung, da Teile des Teams auch im BIS 3.0 Vorhaben involviert sind, zum anderen eine Einschränkung der Handungsmöglichkeiten, da wesentliche Prozessänderungen im Lehrbetrieb nun kaum noch möglich sind, da sie die laufende Einführung der Standardsoftware erschweren könnten.
Umstellung des eKVVs auf reinen Modulbezug
Im neuen Studienmodell treten nun bereits die ersten Änderungen an FsBs auf und neue Versionen der betreffenden Studienordnungen treten in Kraft. Durch die Studiengangsmodellierung können diese Versionen auf allen Ebenen - Studierende, Lehrangebot und Prüfungsverwaltung - klar voneinander getrennt werden. In der Studieninformation findet hier ein Ausbau statt, der den Umgang mit gealterten Versionen von Studienangeboten ermöglicht.
Die größere Änderung betrifft aber das eKVV: In vielen Fällen werden bei neuen Studiengangsversionen große Teile - sprich Module - der vorherigen Versionen mitgenommen, in manchen Fällen betreffen Änderungen nur ein oder zwei Module. Nach der bisher gültigen Logik des eKVVs müssen Fakultäten nun Lehrveranstaltungen sowohl in der alten Version wie auch der neuen Version einer FsB für das gleiche Modul öffnen. Dies erzeugt Mehrarbeit und lässt gleichzeitig Inkonsistenzen in der Pflege der eKVV Angaben erwarten.
Im Dezember wird daher den eKVV Beauftragten der Vorschlag unterbreitet das öffentliche eKVV auf eine vollständig modulorientierte Darstellung des Lehrangebots umzustellen und zwar schon bis zum Jahreswechsel, wenn das Lehrangebot für das Sommersemester 2014 veröffentlicht wird. Durch diese Änderung wird auch die Darstellung des eKVVs an anderen Stellen harmonisiert bzw. der Pflegeaufwand reduziert, da Module in vielen Fällen in unterschiedlichen Studiengängen verwendet werden, und auch dort bisher separat geöffnet werden mussten.
2014: Start des integrierten eLearning Angebots
Das Jahr 2014 steht für uns - neben dem immer noch laufenden Ausbau für das Studienmodell 2011 - ganz im Zeichen des Starts der sogn. Lernräume und vielfältiger Sicherheitsverbesserungen.
Vollständigkeitsprüfung von Modulen für Studierende
Für Studierende im neuen Studienmodell zeigen wir erstmals an welche Module sie mit den bisher erbrachten Leistungen bestanden haben und mit welcher Note. Damit trifft die Prüfungsverwaltung erstmals automatisiert eine solche Entscheidung. Zu diesem Zeitpunkt ist das System dabei bei ca. 80% der Module in der Lage eine entsprechende Auskunft zu geben. Die Rückmeldungen sind hier ausgesprochen positiv.
Beginn des Master of Education im Studienmodell 2011
Zum Wintersemester 2014/15 beginnt der Lehrbetrieb der Master of Education Studiengänge im neuen Studienmodell. Hier sind Besonderheiten wie das später noch ausführlicher behandelte Praxissemester zu berücksichtigen und die Studieninformation wird um neue Landingpages für diese Studiengänge erweitert.
Unterstützung bei der Organisation des Praxissemesters
Das Praxissemester ist ein von der Landesregierung NRW im Jahr 2012 festgelegter, neuer Bestandteil des Lehramtsstudiums. Seine konkrete Durchführung erfordert zum einen eine umfangreiche Koordination zwischen den mit der Lehrerbildung beauftragten Hochschulen und den Schulen im Land um die Studierenden mit entsprechenden Praktikumsplätzen versorgen zu können. Hier wird auf Landesebene die Plattform zur Vergabe von Praxissemesterplätzen (PVP) aufgebaut, an die sich die beteiligten Hochschulen anschließen müssen.
Aber auch innerhalb der Universität entsteht ein komplett neues Verfahren zur Begleitung der Praxissemesterphase. An der Universität Bielefeld wird die Federführung dabei von der BiSEd übernommen. Zur Unterstützung der BiSEd wird im eKVV eine spezielle Oberfläche geschaffen, in der die zur Organisation des Praxissemesters notwendigen Informationen über Studierende, Lehrveranstaltungen, Platzzuweisungen und erbrachte Prüfungsleistungen gebündelt eingesehen werden können und am Ende die Zulassung zum Praxissemester erteilt werden kann.
Dabei erfolgt auch die direkte Integration mit dem sogn. Shibboleth Identity Provider (siehe dazu den folgenden Absatz), so dass an der Universität Bielefeld vermutlich die integrierteste technische Unterstützung des Praxissemesters in NRW existiert. Es gelingt dabei das komplexe Verfahren mit seinem engen Zeitrahmen bereits im ersten Durchlauf reibungslos zu unterstützen.
Einführung eines Single Sign-on über Identity Provider
Der bevorstehende Start der in SharePoint implementierten Lernräume, die Anbindung an PVP und der grundlegende Wunsch das Sicherheitsniveau der BIS Dienste deutlich anzuheben führen in 2014 zu einer grundlegenden Änderung der Loginarchitektur des BIS: Ab Mitte des Jahres wird zunächst das Login in die nur für Mitarbeiter/-innen zugänglichen Anwendungen auf einen sogn. Identity Provider (IdP) umgestellt.
Die grundlegende Idee eines Identity Providers ist es die Authentifizierung von Benutzer/-innen von den eigentlichen Anwendungen abzutrennen und zu zentralisieren. Auf diese Weise lassen sich einheitliche Sicherheitsstandards durchsetzen und zusätzliche Sicherheitsfunktionen mit einmaligem Aufwand realisieren. Ein Beispiel dafür ist die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA), die zum Jahresende eingeführt und für besonders sensible Systemzugänge zur Pflicht wird. Details zu unserer 2FA lassen sich in den Unterlagen zu einem Vortrag entnehmen, den ich Anfang 2016 zu diesem Thema halte.
Da die BIS Anwendungen für den Zugang der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine eigene Benutzerverwaltung verwenden sind hier noch weitere Sicherheitsfunktionen realisierbar, u. a. zur Begrenzung der Anzahl von Passwortrateversuchen, zur Information von Benutzern bei vermuteten Angriffen auf ihr Konto, zur Migration von Passworthashformaten oder in Bezug auf die Durchsetzung der Passwortpolicy.
Der BIS Identity Provider ist dabei eine Eigenentwicklung, da vorhandene Produkte auf der einen Seite unnötig komplex erscheinen und auf der anderen Seite in Bezug auf die erwünschte enge Integrationen mit der BIS Benutzerverwaltung zu unflexibel. Zur Kommunikation mit den angeschlossenen Diensten verwendet unser IdP Tokens im SAML Standardformat.
Auch die Anwendungen der Studierenden werden nach und nach auf das Identity Provider Login umgestellt, unser IdP wickelt danach zu Spitzenzeiten mehr als 20.000 Logins pro Tag ab.
Der eigentliche Anlass zur Schaffung einer Identity Provider Architektur ist aber der Wunsch Lehrenden und Studierenden einen nahtlosen Übergang zwischen den BIS Anwendungen für das Campusmanagement und dem neuen eLearning Angebot der Lernräume bieten zu können. Dies wird mit dem Identity Provider erreicht: Indem dieser eine langlebige Loginsitzung aufrecht erhält kann Benutzer/-innen nach dem ersten Login - z. B. im eKVV - beim späteren Zugriff auf eine andere vom IdP geschützte Anwendung - z. B. den Lernraum - transparent ein neues Zugangstoken ausgestellt und damit den Loginvorgang nahtlos abgeschlossen werden. Nach dem Start der Lernräume betreibt das BIS damit die umfangreichste Single Sign-on Landschaft innerhalb der Universität.
Mit dem ebenfalls in 2014 erfolgenden Start der Praxissemesterplattform PVP und der Notwendigkeit diese über einen Shibboleth Identity Provider anzubinden ergibt sich eine weitere Anforderung: Da die Universität Bielefeld im Gegensatz zu den anderen an PVP angeschlossenen Hochschulen noch keinen Shibboleth IdP in der sogn. DFN AAI betreibt muss dieser Dienst nun kurzfristig aufgebaut werden. Auch diese Aufgabe übernimmt das BIS Team und es gelingt dabei sowohl eine tiefgehende Integration mit der Praxissemesterverwaltung im eKVV wie auch mit dem BIS Identity Provider, der dem Shibboleth IdP vorgeschaltet wird. Diese Grafik zeigt die IdP Architektur im BIS in der Form, die bis Mitte 2016 gültig bleibt:
Durch die Art der Kopplung der beiden IdPs können diese ihre jeweiligen Stärken ausspielen: Der BIS IdP überträgt seine Leistungsfähigkeit in Sicherheitshinsicht auch auf die mit dem Shibboleth IdP geschützten Anwendungen, der Shibboleth IdP hingegen entlastet durch seine Flexibilität bei der Weitergabe von Nutzerattributen an angeschlossene Dienste die Implementierung des BIS IdP von zusätzlicher Komplexität.
Start der Lernräume
Zum Wintersemester 2014/15 starten - nach langem Vorlauf - die sogn. Lernräume. Die Lernräume sind eine auf SharePoint basierende Plattform, die in Zukunft das zentrale eLearning Angebot der Universität werden soll. Zunächst werden sie aber parallel zu den existierenden Plattformen wie Stud.IP angeboten. Die bisher im eKVV existierende Dokumentenablage als niederschwelliges Angebot an Lehrende zum Dokumentenaustausch mit den Studierenden wird dafür aber abgeschaltet.
Die Einführung der Lernräume bedeutet auch eine neue Art der Aufgabenteilung mit dem HRZ: Das BIS Team ist bei den Lernräumen für die Programmierung bzw. Anpassung der Oberflächen verantwortlich sowie die Benutzerunterstützung. Der komplette Betrieb des produktiven Systems einschließlich der Durchführung Aktualisierung der Lernraumprogrammierungen wird hingegen im HRZ verantwortet. Die Lernräume sind das erste - und wie sich bald zeigen soll einzige - Produkt aus der ursprünglichen BIS 3.0 Konzeption, welches produktiv geht.
Einmaladressen für Serienmailverfahren
Die eMailverteiler im BIS zeigen in diesem Jahr erneut ihre Flexibilität, in dem zur Unterstützung von Serienmailverfahren die neue Kategorie der Einmaladressen geschaffen wird. Einmaladressen sind einmalig nutzbare Aliasadressen, die sich insbesondere nutzen lassen um Studierende im Kontext von Befragungen zu erreichen.
Die von der Universität durchgeführten umfangreichen Evaluationen mit Onlinefragebögen nutzen dabei als technisches Mittel meist die Kombination von Word Serienmailfunktion und Outlook und es war in den früheren Jahren immer datenschutzrechtlich heikel den Personen, die die Befragungen durchführen müssen, die entsprechenden eMailadressen zur Verfügung zu stellen.
Die Einmaladressen lösen das Problem: Da sie wie Pseudonyme wirken können sie problemlos weitergegeben werden und da sie nur einmal nutzbar sind ist ein Mißbrauch nicht zu befürchten.
2015: Richtungswechsel in BIS 3.0
In diesem Jahr findet das BIS 3.0 Vorhaben in seiner ursprünglichen Form ein überraschendes Ende, welches zu einer Vergrößerung des BIS Teams führt.
Einführung der Selbstbuchung in der zentralen Raumvergabe
Bei der Einführung der Standardsoftware für das Campusmanagement werden zum Jahresbeginn Verzögerungen absehbar. Dies führt dazu, dass eine im Rahmen der BIS 3.0 Prozessaufnahme entwickelte Änderung im Prozess der Raumvergabe vorgezogen und bereits im eKVV realisiert wird. Es geht dabei um die Selbstbuchung von Räumen durch die Fakultäten. Im Zuge der Implementierung im eKVV wird dabei die Feinkonzeption durchgeführt.
Bisher war es nur der zentralen Raumvergabe möglich im eKVV eine Raumbuchung zu bestätigen und damit einer Veranstaltung das definitive Nutzungsanrecht auf einen bestimmten Raum zu geben. Dieses Verfahren war insbesondere in den sogn. Nachsteuerungsphasen des Raumvergabeprozesses in die Kritik geraten, da die zentrale Raumvergabe es hier kaum schaffen konnte die vielen hundert in kurzer Zeit eintreffenden Buchungsanfragen zeitnah zu bearbeiten. Für die Raumbucher/-innen in den Fakultäten hatte dies den Nachteil, dass eine Bestätigung einer Raumbuchung ggf. einige Stunden auf sich warten lassen konnte und im Fall einer Ablehnung - weil ein anderer Raumbucher schneller war - die Menge der verfügbaren Räume bis dahin schon sehr stark geschrumpft sein konnte.
Durch die Selbstbuchungsfunktion kann nun die zentrale Raumvergabe für einen steuerbaren Teil der Veranstaltungstermine den Fakultäten die Möglichkeit geben selbstständig freie Räume zu buchen. Das eKVV prüft dabei ob der Raum wirklich frei ist und wenn ja erfolgt die Buchung sofort. Diese Änderung beschleunigt den Prozess der Raumvergabe unmittelbar und führt zu einer deutlich gesteigerten Zufriedenheit der Fakultäten mit dem Gesamtprozess.
Das Ende des BIS 3.0 Vorhabens in der ursprünglichen Form
Im Spätsommer beendet die Universität das Vertragsverhältnis mit der CAS und damit das Vorhaben zur Einführung einer Standardsoftware für das Campusmanagement. Die offizielle Verlautbarung dazu von Anfang November lautet so:
“Intergrierte Gesamtlösung weiterhin gesucht
Das Rektorat hat entschieden, die Zusammenarbeit mit dem Softwareunternehmen CAS zur Einführung eines Campusmanagementsystems zu beenden. Der Entscheidung ging eine fast viermonatige Projektpause voraus.
Die Hochschulleitung hat sich mit der Sache eingehend befasst und hierbei alle Aspekte betrachtet. Sie ist zu dem Schluss gekommen, dass die Zusammenarbeit mit der CAS beendet werden sollte.
Die Hochschulleitung strebt weiterhin die Realisierung einer integrierten Gesamtlösung für das Campusmanagement an. Die bislang im Projekt erarbeiteten Ergebnisse und gewonnenen Erkenntnisse werden in die sich nun anschließenden Projekte zum Campusmanagement einfließen. Fest steht, dass das BIS 2.0 weiter betrieben und ausgebaut werden soll. Über die nächsten Schritte in diesem Bereich sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert werden.”
Innerhalb der Universität sorgt dieser Ausgang des ursprünglichen BIS 3.0 Vorhabens nur für wenig Unruhe und bei Keyusern der BIS Dienste wie den Prüfungsämtern für Erleichterung.
Für uns als BIS Team ist diese Entwicklung grundsätzlich eine positive Nachricht, trotz der persönlichen Einsätze, die einige Teammitglieder für das bisherige BIS 3.0 Vorhaben erbracht haben. Denn für unser Campusmanagementprodukt bedeutet dieser Ausgang eine Bestätigung der von uns gelieferten Leistungen, die sich offenbar mit den heute am Markt befindlichen Produkten nicht in gleicher Qualität erreichen lassen.
Eine erste Reaktion der Hochschulleitung besteht denn auch darin eine zusätzliche Entwicklerstelle im BIS Team zu schaffen, damit die in den vergangenen Jahren liegengebliebenen Aufgaben nun rasch angegangen werden können. Schon zum Jahresende beginnt dann im neu ausgerichteten BIS 3.0 Rahmen ein sogn. Vorprojekt ‘Ausbau BIS 2.0’, welches als erstes Ergebnis eine umfangreiche Liste von Themen erzeugt, die in den kommenden Jahren im BIS Campusmanagement abgearbeitet werden sollen. Für den Bereich der Studierendenverwaltung und der Bewerbung wird ein separates Projekt zur Einführung der aktuellen Softwarelinie der HIS (HISinOne) aufgesetzt.
Neues Mittelverteilungsmodell mit eKVV Indikator
Die Universität gibt sich in diesem Jahr nach kontrovers geführten Diskussionen ein neues Mittelverteilungsmodell. Dieses Modell basiert auf einer Reihe von Indikatoren und einer davon basiert auf Daten aus dem eKVV. Dabei wird den Fakultäten ein gewisser Teil ihrer Mittel auf Basis einer Auswertung der eKVV Stundenpläne der Studierenden zugewiesen.
Im Vorfeld gab es hier einige Diskussion ob ein solcher Indikator wirklich auf den eKVV Stundenplänen beruhen sollte, die sich die Studierenden ja selbst und ohne weitere ‘Kontrolle’ anlegen. Oder ob nicht ein Indikator basierend auf den Daten der Prüfungsverwaltung zuverlässiger sei. In der Diskussion dazu waren dies meine Argumente für den Stundenplanindikator:
- Schnellere Verfügbarkeit: Die Stundenpläne stehen bereits zum Beginn eines Semesters fest, Prüfungsleistungen hingegen erst danach. Die Buchungen von Prüfungsleistungen können auch noch deutlich später erfolgen, so dass immer ein Unsicherheitsfaktor bleibt
- Im neuen Studienmodell führt nicht mehr nahezu jeder Veranstaltungsbesuch zur Dokumentation einer entsprechenden Prüfungsleistung. In einigen Fällen werden Module nur durch eine Abschlussprüfung beendet, aber bei keiner der dazugehörigen Lehrveranstaltungen wird in der Prüfungsverwaltung ein Datensatz gebucht. Ein Indikator auf dieser Basis wäre daher sehr lückenhaft
- Wenn der Indikator die Lehrbelastungen ‘honorieren’ soll, so würden in einem Stundenplanindikator die Studierenden herausfallen, die sich in der Abschlussphase befinden und keine Lehrveranstaltungen mehr besuchen. Dies ist vermutlich ein erwünschtes Indikatorverhalten
Insgesamt ist die Auswirkung des eKVV Indikators aber nicht sehr groß, es gab daher offenbar bis heute keine Kontroversen um dieses Verfahren.
Einführung der ECTS Einstufungstabellen
Die Bachelorstudiengänge im neuen Studienmodell laufen inzwischen lange genug um ein noch fehlendes Element in den Transcripts zu ergänzen: Die ECTS Einstufungstabellen. Die in der Vorbereitung dazu entstehenden Auswertungen sorgen für eine Diskussion der Notengebungskulturen der einzelnen Fächer.
2016: Eine weitere Reorganisation
In das Jahr 2016 gehen wir als BIS Team mit der Erwartung nun viele der Rückstände aufholen zu können, die sich während des Versuchs zur Einführung einer Standardsoftware angesammelt haben.
Integration der LernräumePlus
Die zentralen eLearningangebote der Universität werden zum Sommersemester 2016 um die LernräumePlus erweitert. Es handelt sich hier um eine Moodle Plattform, die in das Single Sign-on System des BIS aufgenommen und mit den Lernräumen integriert wird. Das Moodle System wird dabei vom HRZ betrieben.
In der ursprünglichen Konzeption des studentischen Arbeitsplatzes war noch keine dritte Plattform neben Campusmanagement und SharePoint Lernräumen vorgesehen, aber um auch anspruchsvollere eLearning Anforderungen von Lehrenden in einem integrierten Systemverbund bedienen zu können wird Moodle hinzugenommen. Dies ist insbesondere in Hinblick auf die bevorstehende Abschaltung von Stud.IP wichtig, welches bisher das meistgenutzte eLearning Angebot ist.
Intensivierung der Integration mit dem Identity Management
Die Anbindung der LernräumePlus ist einer Gründe, warum die Integration zwischen BIS und Identity Management (IDM), die über lange Zeit nur langsam vorangekommen war, jetzt große Fortschritte macht. Im BIS werden Personen nun automatisiert die sogenannten UniIDs aus dem IDM zugewiesen, das BIS wiederum liefert dem IDM eMailadressen, eMailaliase und die Angaben zur Zulassung zum Praxissemester, nachdem das PVP Login auf einen vom HRZ betriebenen Shibboleth IdP umgestellt ist.
Generierung von Zeugnis und Urkunde
In der Prüfungsverwaltung wird mit der automatischen Generierung von Zeugnissen und Urkunden ein großer Schritt gemacht, der die Prüfungsämter deutlich entlastet. Die Vorarbeiten dazu sind umfangreich und es müssen ca. 50 unterschiedliche Vorlagen für die verschiedenen Studiengangstypen erstellt und ins System gebracht werden. Die Zeugnisdokumente werden dabei sowohl in einer deutschsprachigen wie auch einer englischsprachigen Version erzeugt.
Ausbau der Modulberechenbarkeiten
Für die automatische Modulbestehensprüfung wird ein weiteres Verfahren in der Studiengangsmodellierung implementiert und der Anteil der nun vom System berechenbaren Module auf ca. 95% erhöht.
Die restlichen 5% bestehen zum Teil aus Modulen, die für Anerkennungen verwendet werden und daher für eine automatische Berechnung nicht relevant sind, aber zum Teil auch aus sehr ‘flexiblen’ Modulen, die sich vermutlich nie mit vertretbarem Aufwand vom System prüfen lassen werden.
Aus diesen Arbeiten ergeben sich daher Impulse für die Gestaltung zukünftiger Module, bei denen stärker auf eine Berechenbarkeit im System geachtet werden soll.
Benachrichtigungsfunktion für Studierende bei Leistungsbuchungen
Den Studierenden wird zur Jahresmitte die Funktion in der Prüfungsverwaltung angeboten, die sie sich laut einer vom BIS Team durchgeführten Facebook Umfrage am dringendsten wünschen: Eine automatische Benachrichtigung bei der Buchung neuer Prüfungsleistungen. Nach wenigen Wochen nutzen bereits mehrere tausend Studierende diese Option.
Die neue Funktion wird in Abstimmung mit den Prüfungsämtern gestaltet, die bei der Übernahme von Leistungen noch genügend Zeit für die Qualitätssicherung benötigen, bevor die Studierenden informiert werden.
Ablösung von Stud.IP
Zum Beginn des Wintersemesters 2016/17 wird die große Umstellung in den zentralen eLearning Angeboten der Universität vollzogen: Die Stud.IP Plattform wird von den mit dem BIS Campusmanagement integrierten Lernräumen und LernräumenPlus abgelöst.
Terminvereinbarungsfunktion
Ein Teil der Stud.IP Funktionalität wird ins eKVV verlagert, insbesondere die Terminvereinbarungsfunktion. Damit können Lehrende im eKVV Termine für Sprechstunden anbieten und Studierende können sie direkt buchen. Das neue Angebot wird mit der schon lange existierenden Option verzahnt, im PEVZ die eigenen Sprechzeiten einzutragen.
Reorganisation mit Aufteilung des BIS Teams
Im Juni 2016 zählt das BIS Team 9 Personen und ist interdisziplinär aufgestellt:
Im BIS Team sind 4 Java Entwickler/-innen, ein SharePoint Entwickler, eine Mitarbeiterin für das Kommunikationsmanagement, eine Mitarbeiterin für die Studiengangsmodellierung und Prüfungsorganisation sowie zwei Hilfskräfte, die neben den Erstsemestereinführungen insbesondere die Studiengangsmodellierung unterstützen. Meist wird auch noch ein weiterer Mitarbeiter zum BIS Team gezählt, der ebenfalls in der Studiengangsmodellierung tätig ist.
Im BIS Team sind damit alle Kompetenzen für eine agile, eng an den Anforderungen der Universität orientierte Weiterentwicklung des Campusmanagementsystems gebündelt, sowohl in Bezug auf inhaltliche wie auf technische Aspekte. Durch unsere jahrelange Tätigkeit in diesem Feld sind wir für die Nutzer/-innen des Campusmanagements die ersten Ansprechpartner geworden und damit eng vernetzt mit allen Teilen der Universität, die in die Lehr- und Prüfungsorganisation involviert sind.
Im Juni wurde aber auch eine Verwaltungsreorganisation angekündigt, die das Dez. IT/Orga, zu dem die Mitglieder des BIS Teams bis dahin gehörten, komplett auflöste. Diese Reorganisation verteilt uns in unterschiedliche Abteilungen: Alle Teammitglieder, die etwas mit IT zu tun haben, gehören nun ins Hochschulrechenzentrum, alle anderen zum Dezernat für Studium und Lehre.
Start des ‘Ausbau BIS’
An die Stelle, die bisher das BIS Team bei der Weiterentwicklung des Campusmanagements an der Universität eingenommen hat, wurde von der Hochschulleitung eine neue Projektstruktur gesetzt, die teilweise mit Personen aus dem früheren BIS Team besetzt ist. Hier findet im November der Start des sogenannten. ‘Ausbau BIS’ Projekts innerhalb des fortgeführten BIS 3.0 Vorhabens statt. Dieses Teilprojekt soll mindestens bis ins Jahr 2020 für eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Campusmanagementsystems der Universität Bielefeld im BIS sorgen.
Der Status des BIS Ende 2016
Zum Ende des Jahres 2016 stellt sich das Bielefelder Informationssystem als einer der seltenen Fälle dar, in denen eine umfangreiche, komplexe Eigenentwicklung zur Unterstützung der Kernprozesse einer Universität über mehr als eineinhalb Jahrzehnte erfolgreich betrieben wurde, ohne in inhaltliche oder technologische Sackgassen zu geraten. Und so wie es aussieht wird das Campusmanagement im BIS auch sein 20. Betriebsjahr erleben.
In inhaltlicher Hinsicht sind die Prozesse der Universität und das sie unterstützende System so eng verwoben, dass Weiterentwicklungen im wesentlichen inkrementeller Natur sind. Dass auch umfangreichere Systemänderungen ohne weiteres möglich sind, haben die komplexe Systemumstellung im Zuge der Einführung des neuen Studienmodells und das Praxissemester mit seiner einzigartigen Unterstützung im BIS bewiesen.
Umfang und Zukunftsfähigkeit der BIS Programmierung
In informationstechnischer Hinsicht ist das Gesamtsystem bis heute weder in technologischen Schulden erstickt noch abhängig von veralteten Technologien geworden und erlaubt es uns weiterhin sehr schnelle Releasezyklen durchzuhalten. Da die BIS Dienste in mehr als ein Dutzend separate Module gegliedert sind, sind wöchentliche Updates von irgendeinem Teil des Systems bisher für uns der Normalfall. Für unsere Nutzer/-innen treten dabei durch die gewählte Serverarchitektur keine spürbaren Störungen auf.
Die Implementierung setzt komplett auf Java / JEE und nutzt ausschließlich Open Source Komponenten, so dass keine Lizenzkosten zu tragen sind. Die Gesamtarchitektur verarbeitet heute Grundlasten von mehr als einer Million Zugriffe pro Tag, wobei in den Spitzenzeiten zum Semesterbeginn ein Vielfaches dieser Lasten zu bewältigen ist.
Die Codebasis umfasst heute mehr als 400.000 Zeilen Java und JSP Code, wenn man SLOCCount zur Auswertung verwendet. Diese Auswertung ignoriert Kommentierungen, die in der BIS Programmierung in vielen Fällen sehr umfangreich sind. Eine Auswertung, die die Kommentierung mitzählt, kommt dementsprechend auf einen deutlich höheren Wert, der allein für den Java Code weit jenseits von 600.000 Programmzeilen liegt.
Die BIS Anwendungen haben bisher noch nicht den Schritt zu einer komplett serviceorientierten Architektur gemacht. Dies hat allerdings keine technologischen Gründe, der Kern der heutigen Programmierung, der noch auf dem MVC Paradigma beruht, kann ohne grundlegende Änderungen in eine entsprechende Architektur überführt und dabei der wesentliche Teil der Geschäftslogik mitgenommen werden.
Insgesamt kann man daher heute auch in technologischer Hinsicht von einer unbegrenzten Lebensdauer der BIS-Dienste ausgehen.