Falls Ihre Odoo 8 Instanz nicht durch uns installiert und gewartet wird, können die speziellen Zusatzmodule via Bitbucket Repository entsprechend heruntergeladen und installiert werden. Wichtig dabei ist, dass Grundkenntnisse mit GIT (http://de.wikipedia.org/wiki/Git) und dem Odoo 8 Server System vorhanden sein müssen.

Falls Sie Unterstützung benötigen, helfen wir gerne weiter.

Finanzen - Voraussetzungen

Wichtige Vorraussetzungen für eine funktionierende CH Finanzuchhaltung sind folgende Punkte:

Modul welches Stornierung von Buchungen zulässt

. account_cancel

Korrekt erstellter Kontenplan

. mit einem speziellen Module, kann Ihr bevorzugter Kontenplan bei der Installation von Odoo entsprechend erstellt werden

. im selben Modul kann auch eine korrekte MwSt. Struktur erstellt werden

Korrekt konfigurierte FiBu Konten

. wichtig ist es, dass die Ertrags- und Aufwandkonten korrekt konfiguriert werden (Standard Steuern)

. Debitoren und Kreditorensammelkonten müssen mit der Option Erlaube Ausgleich konfiguriert sein

. Journale für Verkauf, Einkauf, Bank, Post, Kasse sollten mit der Option Storno erlauben konfiguriert sein

Korrekt konfigurierte MwSt. Struktur und Konten

. Rechnungs und Gutschrift Steuerkonto müssen erfasst sein

Finanzen - Berichte

Allgemeine Finanz Berichte

Unter Finanzen / Berichtswesen befinden sich allgemeine Standardberichte für die Finanzbuchhaltung. Bei diesen Berichten werden alle Konten ausgewertet.

Menu: Finanzen / Berichtswesen / ...

Berichte einzelner Konten

In Odoo können Berichte für einzelne Konten erstellt werden.

Menu: Finanzen / Konfiguration / Finanzkonten / Finanzkonten
Konto oder Konten auswählen
Druck

Umsätze nach Konten und Perionen > erstellt einen detaillierten Bericht den ausgewählten Konten
Summen und Salden > erstellt einen Bericht mit den Summen der ausgewählten Konten

Berichte filtern

Folgende Filter Beschreibung und Ansicht gelten für die allgemeinen Berichte wie auch für die Berichte einzelner Konten.

Je nach Bericht können verschiedene Filter gesetzt werden. Wichtige Filter sind unten beschrieben, alle anderen Filter sollten selbsterklärend sein.

Filter Buchungen

Alle gebuchten Positionen > im Bericht werden nur gebuchte Positionen ausgewertet, Buchungen im Entwurf werden nicht beachtet
Alle Einträge > alle Buchungen werden im Bericht ausgewertet, inkl. Buchungen im Entwurf

Eröffnungsbilanz einbeziehen > wenn aktiviert, werden die Eröffnungsalden mit einbezogen

Finanzen - Ausgangsrechnungen (Kunden)

Rechnung erstellen

Finanzen / Ausgangsrechnungen

Anlegen (Button)

Kunden wählen
Produkte hinzufügen
Zahlungsbedingung wählen
Aktualisieren betätigen, damit entsprechende Summen (Totale, Steuer) berechnet werden
Weitere Informationen angeben

Rechnung bestätigen

Nach dem Speichern der Rechnung kann diese erneut bearbeitet oder bestätigt werden

Bearbeiten

Rechnung erneut bearbeiten

Anlegen

neue Rechnung erstellen

Druck > Rechnungen

Rechnung drucken

Mehr > Löschen

Rechnung löschen, dies ist nur möglich wenn:

a: die Rechnung im Entwurf ist
b: die Rechnung noch nie bestätigt wurde

Rechnung duplizieren

Kopie der Rechnung erstellen

Per E-Mail versenden

öffnet den E-Mail Editor und hängt die Rechnung als PDF an, bedingt eine entsprechende Konfiguration der Odoo E-Mail Einstellungen

Druck

Rechnung drucken

Einzahlung erfassen

siehe Einzahlung erfassen

Rechnungsgutschrift

siehe Rechnungsgutschrift
Rechnung gutschreiben, macht nur Sinn wenn:

a: Rechnung bestätigt
b: Rechnung bestätigt und bezahlt

Rechnung abbrechen

bricht die Rechnung ab, Voraussetzungen:

a: Module account_cancel ist installiert
b: entsprechende Journal lässt das Abbrechen zu
b: Rechnung ist im Status Offen

Rechnung abbrechen

Damit eine Rechnung abgebrochen werden kann, muss das Odoo Standard Modul account_cancel installiert sein, siehe auch https://www.odoo.com/apps/modules/8.0/account_cancel/.

Zudem muss das entsprechende Journal so konfiguriert werden, dass es das abbrechen einer Buchung zulässt, siehe Abbildung.

Einzahlung erfassen

Mit einem Klick auf den Button Einzahlung erfassen erscheint ein Assistent, welche dabei hilft, die Einzahlung der Rechnung zu erfassen.

Kunde und Einzahlung wird automatisch ausgewählt
Zahlungsmethode, entsprechendes Bank Journal wählen
Einzahlungsdatum setzen
Einzahlung erfassen

Ist die Einzahlung erfasst, wird die Rechnung in den Status bezahlt versetzt.

Wie ein Differenzbetrag (Unter-/Überzahlung) behandelt wird, beschreibt das Thema: Einzahlung erfassen - Unter-/Überzahlung

Einzahlung erfassen - Unter-/Überzahlung

Ist als Beispiel die Einzahlung weniger (oder mehr) als der Rechnungsbetrag, kann dies entsprechend verbucht werden. Der offene Betrag (+ oder -) kann entweder offen gelassen werden (Teilzahlung) oder entsprechend verbucht werden.

Zahlungsdifferenz wählen, wie soll der Differenzbetrag behandelt werden
Gegenkonto, falls der Differenzbetrag ausgeglichen wird (nicht offen halten, bzw. keine Teilzahlung)
Gegenkonto Kommentar, Buchungsinformation

Multi Einzahlungen erfassen (CH - BVR/ESR/v11/XML)

Import v11 / Import XML

Wir in der Schweiz das entsprechende Module eingesetzt, welches erlaubt ESR (Einzahlungsscheine mit Referenznummer) zu erstellen, können die entsprechenden, elektronischen Daten, welche die Bank zur Verfügung stellt, importiert und automatisch verarbeitet werden.

Finanzen / Bank und Barkassen / Bankauszüge

Anlegen

Journal wählen, von welcher Bank sind die elektronischen Daten
Datum angeben, Periode wird automatisch errechnet
Import v11 oder XML Datei von der Bank

Die Referenz wird automatisch vergeben.

Nach dem Import Vorgang, erscheint am selben Ort ein Button mit dem Text Importiere Rechnung.

Importiere Rechnungen

Ist die v11/XML (ESR) Datei importiert, werden die entsprechenden Transaktionen aufgelistet und mit der Funktion Importiere Rechnungen, wird die entsprechende Rechnung der Transaktion zugeordnet und wird im Register Rechnungen aufgelistet. Hier ein Beispiel anhand einer Test v11/XML Datei.

Übersicht Transaktionen
Register Rechnungen

Verarbeite Rechnungen

Nun können die Rechnungen gesamt oder einzeln verarbeitet werden. Werden alle gefundenen Rechnungen verarbeitet (1), werden nur die ausgeglichenen Transaktionen, bzw. Zahlungen erfasst. Alle Transaktionen, bei denen der Betrag nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt, müssen manuell verbucht werden, siehe Punkt Einzahlung erfassen.

alle ausgeglichenen Transaktionen/Einzahlungen verbuchen

stimmt der Betrag der Transaktion nicht mit dem Rechnungsbetrag überein, muss für diese Transaktion die Einzahlung manuell gemacht werden, siehe Einzahlung erfassen

einzelne Transaktion/Einzahlung verbuchen

Nähere Informationen und Details geben wir gerne in einer entsprechender, speziellen Schulung.

Rechnungsgutschrift

Bei einer Rechnungsgutschrift kann durch den Button Rechnungsgutschrift in der Rechnung der entsprechende Assistent gestartet werden.

Gutschriftmethode wählen (Zusatzinformationen beachten)

Gutschriftsentwurf anlegen

legt eine Gutschrift im Entwurf an, damit diese bearbeitet und bestätigt werden kann

Abbrechen: Gutschrift erzeugen und verbuchen

die Gutschrift wird anhand der Rechnung erstellt und verbucht, somit ist die Rechnung gut geschrieben

Bearbeiten: Gutschrift erstellen, Kontenabstimmung und neue Rechnungsentwurf anlegen

Schreibt die Rechnung gut und erstellt eine neue Kopie der Rechnung, damit diese angepasst und erneut versendet werden kann

Erstellte Gutschriften befinden sich unter:

Finanzen / Kunden / Kundengutschriften

Eine Gutschrift, falls diese nicht direkt ausgeglichen wurde, wird ähnlich behandelt wie eine Rechnung:

Gutschrift im Entwurf bearbeiten
Gutschrift Genehmigen & Buchen
Gutschrift Zahlung erfassen (Zahlung an Kunden)

Finanzen - Mahnwesen

Zusatzmodul: Account Followup Custom (account_followup_custom)

Mahnstufen

Die Voraussetzung für die korrekte Nutzung des Odoo Mahnwesen, ist die Konfiguration der Mahnstufen. Folgende Abbildungen zeigen eine Beispiel Konfiguration.

Konfiguration Mahnstufen

Anzahl Tage nach der Fälligkeit
Mahnspesen

Die Mahnspesen werden nur auf der Mahnung aufgelistet und zum offenen Rechnungsbetrag hinzugefügt. Es werden keine automatischen Buchungen erstellt. Zahlt der Kunden den offenen Betrag inkl. Mahnspesen ein, muss der Betrag für die Mahnspesen separat gebucht werden.

Text der oberhalb der Mahn Linien dargestellt wird

Übersicht verfügbare Mahnungen

Menupunkt: Finanzen / Mahnwesen / Händische Mahnung

Hier werden die verfügbaren Mahnungen darstellt.

Funktionen Mahnung

Wird ein Eintrag aus der Liste angeklickt, gelangt man direkt in den Kunden mit ausgewähltem Mahnwesen Register und erhält folgende Funktionen.

Diese Funktion erstellt ein PDF mit den fälligen Mahnung und erhöht die Mahnstufe um eine Stufe. Nach dem betätigen muss das Kunden Formular neu geladen werden, siehe Pfeil oben rechts.
Mit dieser Funktion wird direkt ein Standard eMail an den Kunden gesendet, indem die fälligen Rechnungen aufgelistet werden. Die eMail Vorlage kann über die Mahnstufen angepasst werden. Damit dies funktioniert, muss in der Mahnstufe die entsprechende Option aktiviert sein.
Zeigt eine Liste der überfälligen Zahlung dieses Kunden an.
Diese Funktion erlaubt es, die Mahnstufe aller offenen Rechnungen in einem Schritt anzupassen.
Im Bearbeitungmodus kann diese Option pro Zeile aktiviert werden, so dass für die entsprechende Rechnung keine Mahnstufe erhöht und diese auch nicht auf der Mahnung gelistet wird.
Im Bearbeitungsmodus kann die Mahnstufe pro Zeile einzeln angepasst oder sogar entfernt werden.

Muster Ansicht Mahnung

Liste überfälliger Zahlungen

Menupunkt: Finanzen / Mahnwesen / Liste der überfälligen Zahlungen

Zusätzlich wurde im Mahnwesen Zusatzmodul eine spezielle Liste erstellt, welche die überfälligen Zahlungen auflisten. Diese Liste kann z.B. mit CTRL+P (Browser Standard Druck Funktion) gedruckt werden.

Finanzen - MwSt. Abrechnung

Voraussetzung sind richtig konfigurierte MwSt. Sätze, FiBu Konten und MwSt. Schlüssel. Wichtig ist, das folgende Konten vorhanden sind:

1170 - Vorsteuer auf Materialaufw. + DL

1171 - Vorsteuer auf Investitionen + übr. BA

2200 - Geschuldete Mehrwertsteuer

2205 - Nettosteuerschuld Mehrwertsteuer

Die genau Bezeichnung, hängt vom Kontenplan und den Empfehlungen des FiBu Experten ab.

MwSt. Bericht erstellen

Folgender Bericht, erstellt für den angegebenen Datumsbereich oder die angegebene Periode, einen MwSt. Bericht mit den entsprechenden MwSt. Codes, welche für die Übertragung auf das ESTV MwSt. Formular nötig sind.

Finanzen / Berichtswesen / Standard Auswertungen / Umsatzsteuer / Umsatzsteuer Anmeldung

Den entsprechenden Bericht für das jeweilige Quartal erstellen, überprüfen und ausdrucken.

ESTV MwSt. Formular ausfüllen

Als nächstes kann das ESTV MwSt. Formular gemäss Ausdruck ausgefüllt werden.

Eingangsrechnung erstellen

Der zu zahlende Betrag (Code 500) kann nun als Eingangsrechnung mit dem entsprechenden Lieferant (ESTV) erstellt werden. Das Rechnungsdatum per Ende Quartal definieren.

In der Rechnungszeile befindet sich der Betrag Code 500 om Ausdruck, das Konto hier ist 2205.

Die erfasste Zahlung kann nun ausgeführt je nach Firma via eBanking o.ä. ausgeführt werden. Dieser Vorgang entspricht dem normalen Zahlungslauf für Lieferantenrechnungen. Wurde die Zahlung ausgeführt, kann die erstellte ESTV Eingangsrechnung entsprechend gebucht (Zahlen) werden.

MwSt. Buchungen per Ende Quartal

Damit die oben genannten MwSt. Konten per Ende Quartal ausgeglichen sind, muss folgende Buchung erstellt werden.

Finanzen / Buchungssätze / Buchungssätze

Als Referenz die jeweilige Periode inkl. Jahr angeben:

Referenz: MWST Buchung Q4/2014

Als Journal wird hier das Journal für Verschiedenes ausgewählt

Journal: verschiedenes Journal

Buchungszeilen

Nun können folgende Buchungzeilen erfasst werden.

Bezeichnung:

MWST Vorsteuer Waren und Dienstleistungen

Soll: 2205

Haben: 1170

Betrag: MwSt. Abrechnung Code 400

Bezeichnung:

MWST Vorsteuer Invest./andere Abgaben

Soll: 2205

Haben: 1171

Betrag: MwSt. Abrechnung Code 405

Bezeichnung:

MWST Warenverkauf 8.0 %

Soll: 2200

Haben: 2205

Betrag: MwSt. Abrechnung Code 399

Kontrolle MwSt. Konten

Zur Kontrolle sollten nun die Summen und Salden der MwSt. Konten überprüft werden. Hierzu die Konten Konfiguration öffnen.

Finanzen / Konfiguration / Finanzkonten / Finanzkonten

Nun die entsprechenden MwSt. Konten via Filter suchen, markieren und im Drucken Menu den Bericht Umsätze nach Konten und Perioden wählen.

Periode schliessen

Als letzter und wichtiger Schritt, muss die abgerechnete Periode geschlossen werden.

Finanzen / Periodische Verarbeitung / Ende der Periode / Periode abschliessen

Entsprechende Periode wählen und schliessen.

Finanzen - Abschlussbuchungen

Sobald die Buchungen vom vergangenen Jahr bereinigt, erfasst, korrigiert sind, kann in Odoo die entsprechende Vortragsbuchung erstellt werden.

Wichtig ist, dass alle nötigen Buchungen gebucht sind und die Perioden danach geschlossen werden, siehe Periode schliessen.

Folgende Abbildungen zeigen dies anhand eines Beispiels.

Vortragsbuchungen erstellen

Finanzen / Periodische Verarbeitung / Ende der Periode / Vortragsbuchungen erstellen

Wie die Abbildung zeigt, die entsprechenden Felder ausfüllen und dann auf den Button Erzeuge klicken.

Buchungssatz überprüfen

Finanzen / Buchungssätze / Buchungssätze

Die erstellte Vortragsbuchung eröffnet den entsprechenden Buchungssatz im Entwurf.

Buchungssatz buchen

Finanzen / Buchungssätze / Buchungssätze

Jetzt kann dieser Buchungssatz überprüft und gebucht werden. Falls nach Überprüfung von Bilanz und Erfolgsrechnung noch etwas nicht stimmt, kann dieser Buchungssatz wieder in Entwurf gesetzt werden und mit der nächsten Funktion wieder entfernt werden. Siehe > Abschlussbuchungen abbrechen

Abschlussbuchungen abbrechen

Finanzen / Periodische Verarbeitung / Ende der Periode / Abschlussbuchungen abbrechen

Mit dieser Funktion kann die erstellte Vortragsbuchung abgebrochen, bzw. gelöscht werden.

Wird dies gemacht, muss nach einer Korrektur wieder die Vortragsbuchung erstellt werden, siehe Vortragsbuchungen erstellen

Geschäftsjahr abschliessen

Finanzen / Periodische Verarbeitung / Ende der Periode / Geschäftsjahr abschliessen

Ist die Vortragsbuchung korrekt und verbucht, kann das Geschäftsjahr abgeschlossen werden.

Odoo 8 - Anleitung v1.3 - Finanzen - www.odoo-solution.ch - www.win-soft.ch

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