Inhoudsopgave

  1. Management samenvatting
  2. Introductie
  3. Projectopdracht
  4. Aanpak
  5. Projectinrichting en voorwaarden
  6. Plannen
  7. Kwaliteitsborging
  8. Overige plannen
  9. Bijlagen

Voorwoord

Het standaard plan van aanpak, dat in dit artikel is weergegeven, heeft met name betrekking op de ontwikkeling van media systemen.

Daarnaast is het dermate generiek, dat het ook onderdelen kan beschrijven die deels te maken  hebben media en het gebruikt ervan. De specifieke detailpunten kunnen dan enigszins in afwijken.

1.  Management samenvatting

2.  Introductie

De introductie is gericht op het Plan van Aanpak en het tot stand komen ervan.

Ingegaan wordt op de volgende aspecten:

  1. Aanleiding
  2. Hierbij wordt ingegaan op de oorzaak die geleid heeft tot het formuleren van de projectopdracht, het effectueren ervan en de omstandigheden waaronder dit Plan van Aanpak tot stand is gekomen. Indien van belang zal worden verwezen naar gevoerde gesprekken en referenties.
  3. Accordering en bijstelling
  4. Hier wordt opgenomen op welke wijze het Plan van Aanpak wordt goedgekeurd en bijgesteld. De voortgang en bijstellingen op het plan worden vastgesteld middels de voortgangsrapportage. Nadat voorgestelde wijzigingen zijn goedgekeurd is impliciet het Plan van Aanpak bijgesteld. Het actuele Plan van Aanpak wordt op deze wijze gevormd door het oorspronkelijke Plan van Aanpak en de voortgangsrapportages.
  5. Toelichting op de opbouw van het plan
  6. Hierin wordt de structuur van het plan toegelicht.

3.  Projectopdracht

ling is het onderwijs en dan met Onze doelstelname het vakgedeelte ditale en sociale media; hoe ga je daar als kind mee om? Het dichtplakken van de webcam of microfoon als advies aan ouders is niet de oplossing. Wat wij wel als oplossing zien is educatie op dit gebied.

Digitale media houdt veel ouders bezig. Ze zijn bang dat hun kind iets verkeerd kan doen op zo'n netwerk en het vervolgens bijna onmogelijk is om iets te verwijderen.

Wat wij proberen is om de kinderen allereerst de positieve kanten van sociale media te laten zien en hen te leren hoe hiermee om te gaan. Daarnaast wordt ook de negatieve kant belicht en worden tips en trucs gegeven om daar ook mee om te gaan. Ons hoofddoel is dat kinderen zelf leren verstandige keuzes te maken.

 

In dit hoofdstuk wordt de gewenste verandering in beeld gebracht. De opdracht wordt afgebakend, door middel van het beantwoorden van de “waarom”, de “waarover” en de “wat”-vragen. Deze zaken worden in “opdrachtgevers bewoordingen” aan de orde gebracht. De paragrafen worden als volgt ingevuld:

  1. Projectomgeving
  2. Wat is het beschouwingsgebied?
  3. Hierin wordt een schets gegeven van het beschouwingsgebied in termen van organisatie eenheden en bedrijfsprocessen. Tevens wordt aangegeven wat de problemen en oorzaken zijn die aanleiding geven tot de ontwikkeling van het resultaat.
  4. Doelstelling project
  5. Waarom heeft de opdrachtgever het resultaat nodig en wat wil de opdrachtgever met het resultaat bereiken?
  6. In deze paragraaf wordt een beschrijving gegeven van de doelstellingen van het te ontwikkelen resultaat, zoals aangegeven door de opdrachtgever. Met name wordt hierbij de koppeling gelegd naar bedrijfsprocessen. Hierbij is het van belang om te weten, waarop de opdrachtgever wordt afgerekend. Iedere doelstelling wordt zo mogelijk onderbouwd door kwalitatieve en kwantitatieve gegevens.
  7. Opdrachtformulering
  8. Wat is de projectopdracht?
  9. Waarover gaat het project procesmatig (afbakening)?
  10. Deze paragraaf beschrijft de opdracht, voortvloeiend uit de doelstelling, zoals aangegeven door de opdrachtgever. Hierbij wordt expliciet aangegeven welke zaken wel en welke zaken niet tot de verantwoordelijkheid van het project worden gerekend. Aangegeven wordt ook of het een resultaat- of een inspanningsverplichting betreft.
  11. Op te leveren producten en diensten
  12. Wat is het resultaat van het project?
  13. Waarover gaat het project inhoudelijk (afbakening)?
  14. Deze paragraaf bevat de specificatie van de op te leveren resultaten zoals aangegeven door de opdrachtgever. Dit is een nadere uitwerking van de projectopdracht, zoals aangegeven bij de opdrachtformulering.
  15. Eisen en beperkingen

Van groot belang is de juiste interpretatie van een aantal onderdelen van de Projectopdracht :

Afhankelijk voor het type project worden de voor het project te hanterenpdrachtformulering geeft weer door welk middel de opdrachtgever de gewenste doelstelling denkt te bereiken.

4.  Aanpak

In het hoofdstuk Aanpak wordt de brug geslagen tussen het afgebakende resultaat en de inrichting van het project, door middel van beantwoording van de “hoe”-vraag. Doel is om door middel van Aanpak overeenstemming te verkrijgen over de te volgen weg, om te komen tot het gewenste resultaat.

Per eindresultaat wordt aangegeven welke activiteiten zullen worden uitgevoerd en eventueel welke tussenresultaten worden opgeleverd. Tevens wordt hierbij ingegaan op het waarom van de gekozen oplossing. Daarbij wordt verwezen naar de cruciale succesfactoren, de resultaten van de uitgevoerde risico analyse, en de geformuleerde eisen en beperkingen ten aanzien van proces, resultaat en kwaliteit. Als de projectmanager daarin op basis van de uitgangspositie, cruciale succesfactoren, risico analyse of kwaliteitseisen onduidelijkheid of onvolledigheid vaststelt, geeft hij aan hoe hij met deze zaken omgaat. De projectmanager zal het project structureren en faseren om aan te geven in welke globale stappen hij de projectopdracht denkt uit te voeren. Bij het structureren groepeert hij de gewenste eindresultaten primair naar algemene aandachtsgebieden. De volgende algemene aandachtsgebieden worden onderkend:

5.4 Voorwaarden aan derden

idem als 4.2, echter met derden i.p.v. opdrachtnemer.

6.  Plannen aandachtsgebieden afgeleid uit de algemene aandachtsgebieden.

Ook spelen andere criteria bij het structureren een rol, bijvoorbeeld:

Naast het structureren zal het project tevens in de tijd worden gefaseerd om formele meet- en beslismomenten te verkrijgen. De fasering wordt gericht op de beslissingen die de opdrachtgever wil nemen en vindt ondermeer plaats op basis van invoeringstijdstip of product. Per aandachtsgebied en verdere onderverdeling, wordt aangegeven door welke activiteiten het eindresultaat wordt bereikt, wat de samenhang van de activiteiten is en welke tussenresultaten worden opgeleverd binnen c.q. buiten de projectopdracht. Indien nodig kan de samenhang gevisualiseerd worden in de vorm van een eenvoudig netwerkplan zonder kwantitatieve gegevens. Conform de structuur en fasering wordt dit hoofdstuk in paragrafen opgedeeld.

5.  Projectinrichting en voorwaarden

5.1 Projectinrichting

Het doel van projectinrichting is het zichtbaar maken van de wijze waarop de projectmanager van plan is het project in te richten om de opdracht uit te voeren volgens de voorgestelde aanpak. Hierbij zal de gekozen inrichting afhankelijk zijn van de resultaten van de risico analyse, kwaliteitseisen en de cruciale succesfactoren. Afhankelijk van de opdracht en de organisatie komen de OPAFIT aspecten aan de orde:

5.2 Voorwaarden aan opdrachtnemer

Opsomming van voorwaarden, die gerealiseerd dienen te worden door de opdrachtnemer om het project volgens plan te kunnen uitvoeren. Deze voorwaarden zijn gerelateerd aan en aanvullend op de inrichtingsaspecten.

5.3 Voorwaarden aan opdrachtgever

idem als 4.2, echter met opdrachtgever i.p.v. opdrachtnemer.

invulling van In het hoofdstuk plannen wordt de resultante vastgelegd van het evenwicht tussen activiteiten, tijd, geld en middelen teneinde de opdracht te kunnen uitvoeren. De verschillende paragrafen worden als volgt ingevuld:

Normen en aannames

Hierbij worden de gehanteerde normen, aannames en veronderstellingen zowel ten aanzien van de schattingen als ten aanzien van planning vermeld, zoveel mogelijk per eenheid verbijzonderd. Deze kunnen afkomstig zijn uit geraadpleegde literatuur aangevuld met “ervaringscijfers”.

7.  Kwaliteitsborging

Dit hoofdstuk geeft inzicht in de relatie tussen de voorgestelde maatregelen en de door de opdrachtgever gestelde eisen ten aanzien van de kwaliteit. Hiernaast worden maatregelen getroffen om onderkende risico’s uit te sluiten of de gevolgen te minimaliseren, en de cruciale succesfactoren te beïnvloeden. Als uitgangspunt worden de door de opdrachtgever gestelde kwaliteitseisen gehanteerd. Deze worden verbijzonderd naar de te stellen kwaliteitseisen per product. De voorgestelde maatregelen in het proces zijn een vertaling van deze vastgestelde productkwaliteitseisen. Naast maatregelen in het proces om te voldoen aan de kwaliteitseisen per product worden additioneel maatregelen getroffen voor de kwaliteit van de tussenproducten of het proces zelf. Laatstgenoemde wordt ontleend aan ondermeer de vereiste kwaliteit van besturing of het minimaliseren van risico’s. Alle maatregelen zijn in het proces ingebouwd en zijn dus elders in het plan van aanpak opgenomen als activiteit, inrichtingsaspect of voorwaarde. Dit hoofdstuk geeft het totaaloverzicht van de het kwaliteitsaspect. De paragrafen worden als volgt ingevuld:

Bovenstaande, mogelijk lange en droge opsomming van, relaties kunnen visueel meer inzichtelijk worden gemaakt door deze op te nemen in een matrix.

8.  Overige plannen

In dit hoofdstuk worden alle plannen opgenomen die niet op tijd, geld en middelen zijn gericht. De invulling is afhankelijk van de projectbehoefte.

Voorbeelden:

9.  Bijlagen

In dit hoofdstuk wordt verwezen naar de relevante standaards en projectprocedures. In het voorkomend geval zal verwezen worden naar reeds bestaande c.q. gebruikelijke bedrijfsstandaards. Voorwaarde is wel dat deze gedocumenteerd zijn.

In de bijlagen worden ook Begrippen en definities opgenomen om begripsverwarring te voorkomen. De begrippenlijst hoeft niet uitputtend te zijn, alleen de gehanteerde begrippen in het Plan van Aanpak komen hiervoor in aanmerking.