جدول البيانات

أساسيات جدول البيانات

جداول البيانات مهمة لصحفيي البيانات وغيرهم ممن يريد التعامل مع جداول الأرقام وإجراء عمليات حسابية وإحصائية عليها بشكل سريع وقابل للمشاركة، في هذا المقال نوضح أساسيات إستخدام جداول البيانات للمبتدئين

يفضل استخدام جداول بيانات جوجل بدلا من Microsoft Excel نظراً لتوافره على الإنترنت ويمكن تشغيله في المتصفح بدون تثبيت كما يتميز بالاستقلالية على أنظمة تشغيل المستخدم. بالطبع البرامج المفتوحة المصدر هي الأخرى ينصح بإستخدامها

.

لكي نرى كيف يمكن لعدة مستخدمين التعاون في ملء ملف واحد في نفس الوقت من خلال دعوة المستخدمين في الحصول على اذن الدخول الي الملف بإستخدام زر السهم الأزرق في أعلى الزاوية اليمنى من الشاشة. تأكد من دخول رسائل البريد الإلكتروني للمشاركين ومنحهم “can edit”  اذن الدخول  إلى الملف

.

ثم يتم دعوة الحضور لإدخال أسمائهم وأعمارهم. ومن ثم سوف تبدأ في رؤية مؤشرات مختلفة بألوان مختلفة لكل مستخدم منهم تساعدهم على عدم الكتابة فوق بيانات بعضهم البعض 

بعد ملء الاستمارة يمكننا أيضا التحقق من تاريخ مراجعة الاوراق. وبمعني أخر يمكنك التحقق من التعديلات التي قام بها كل المشاركين. بعد النقر على خانة قائمة  “See revision history” ستظهر لوحة جديدة على الجانب الأيمن من الصفحة حيث يتم سرد كافة التعديلات جنبا إلى جنب مع البيانات الخاصة بهم والوقت. و للعودة إلى الإصدار السابق من المستند يمكنك النقر ببساطة على السطر المطابق له في لوحة مراجعة المحفوظات ثم انقر على الرابط “restore this revision”  والذي يظهر بعد ذلك

قد يسأل المستخدم الجديد لجداول البيانات عن الفرق بين جداول البيانات والجداول العادية في ملف MS Word أو مستند Google

.

لنفترض أننا نريد معرفة أعمار الحضور بالأيام  بدلاً من السنوات

في حالة استخدام ملف MS Word عادي تحتاج إلى استخدام آلة حاسبة لضرب عمر كل من الحضور في 365. ولكن جداول البيانات يجعل من الأسهل بالنسبة لك الاستمرار في المهمة نفسها كما هو موضح في الشكل أعلاه حيث يتم استخدام صيغة /معادلة لحساب أعمار الحضور بالأيام. 

وتتكون جداول البيانات من صف وأعمدة وتسمى التقاطعات بينهما بالخلايا. الصفوف تستخدم الارقام لتحديد هوياتهم في حين تستخدم الأعمدة أحرف لتحديدهم. ويتم تحديد الخلية بالحرف في العمود الخاص متبوعاً بالرقم في الصف الخاص بها. على سبيل المثال وفاء تبلغ  23 عاما وهو ما تم تسجيله في الخليه B2 أي في العمود B والصف 2. عمر كريم في الخلية B3، وهكذا دواليك. وبالتالي لحساب عمر وفاء بالأيام  نحتاج فقط لكتابة الصيغة التالية "= B2 * 365". لاحظ علامة يساوي = وهي أمر إلزامي يوضح لجدول البيانات انه معادلة رياضية

والآن إذا قمنا بالنقر على المربع الازرق الصغير في الجزء السفلي من خلية العمر لوفاء في أيام وسحبها لأسفل سيتم نسخ الصيغة في الخلية إلى الحضور الأخرىين. وبذلك نحصل علي اعمار الحضور بالأيام تلقائياً بنقرة واحدة فقط.

تتميز جداول البيانات بالفاعلية ولذلك عندما يتم نسخ الصيغة أعلاه "= B2 * 365"، إلى خلية في الصف 3 فإن جداول البيانات تقوم بنقل المعادله تلقائياً في B2 إلى B3. يوضح الشكل أدناه كيف يتم نسخ الصيغ بين الخلايا في نفس الصف وفي الاعمدة المختلفة. لاحظ كيف يتم تثبيت الحرف A بينما تزيد الارقام علي جانب واحد

وبالمثل وعلي سبيل المثال إذا قررت سحب المربع الأزرق إلى اليمين بدلاً من الآسفل في جدول البيانات ستلاحظ أننا ما زلنا في نفس الصف ولكن في عمود مختلف لذلك يجب أن تتغير المعادلة تلقائياً في  B2 لتصبح C2.

إذا لم تكن ترغب في التغيير التلقائي لخلية الهوية ID  فنحتاج الي وضع علامات الدولار $ أمام خلية الهوية  ID. وللتأكد من أن قيمة الصفوف ثابتة بغض النظر عن مكان نسخ المعادلة فنحتاج إلى وضع علامة الدولار قبل جزء الحرف من خلية الهوية  ID وتثبيت الجزء الاولي /الخام /المجرد من المعادلة ونحن في حاجة إلى وضع علامة الدولار قبله يمكننا وضع علامتين أحدهما قبل الحرف والآخر قبل جزء رقم خلية الهوية ID للتأكد من  عدم تغير كلا من الصف والعمود

لنفترض أننا وضعنا عدد أيام السنة في الخلية C13 والآن إذا وضعنا المعادلة  "= B2 * C13" في الخلية بالنسبة لعمر وفاء في أيام فسوف تعمل المعادلة بفاعلية ولكن إذا قمنا بسحب هذه الخلية لصف واحد فستصبح المعادلة في سن كريم "= B2 * C14". كل شيء جيد الي الان  مع الجزء B2 من المعادلة ولكننا نحتاج إلى تثبيت الجزء C13 منه بدلاُ من نقله إلى C14 وهكذا كما هو موضح بالشكل أدناه ويتم استخدم علامتي دولار واحدة قبل C والآخري قبل 13 ليصبح $ C $ 13 بدلاً من C13 والآن إذا قمنا بسحب هذه المعادلة إلى كريم سوف تصبح "= B3 * $ C $ 13". لاحظ كيف تغير الجزء الأول من المعادلة بينما الجزء الثاني ثابت.

في الواقع ان استخدام علامة واحدة للدولار لتثبيت جزء الصف من المعادلة أي. "= B3 * C $ 13"، يعمل بفاعلية  لأننا نقوم بسحب المعادلة فقط لأسفل أي نسخها إلى خلايا أخري في نفس العمود ولكن الي صفوف مختلفة

التنسيق والتصنيف الشرطي

خذ نتائج الاستفتاء الذي تم في مصري في عام ٢٠١١ كمثال

  نتائج إستفتاء ٢٠١١ في مصر

 والذي تم تنسيق النتائج و تسجيلها في جدول البيانات التالية:

 أنقر هنا لجدول البيانات 

في ورقة العمل الأولى "الأصوات" 

 

لنفترض أننا نريد معرفة إن كان من صوتوا بنعم هم الأغلبية في جميع المحافظات أم لا؟

هناك طريقة واحدة للقيام بذلك وهي التحقق من قيمة كل صف وما إذا كانت القيمة في العمود F هي “Yes %” تزيد علي  50٪ أم لا. ولكن الاسهل هو تلوين تلك الخلايا مع القيم الاكثر من 50٪ بلون مختلف ؟ حيث أنه من الأسهل دائما التحقق من الأشياء بصريا بدلاً من قراءة محتويات كل خلية وإجراء الحسابات في أذهاننا. 

التنسيق الشرطي هو وسيلة لتغيير لون بعض الخلايا استناداً إلى قيمها. نحتاج أولاً لتحديد الصف الذي يحتوي علي “Yes %” من خلال النقر على الحرف "F" على رأس هذا الصف

 

ثم يجب علينا اختيار التنسيق الشرطي “Conditional formatting”

 من قائمة "تنسيق" .“Format”

ثم نحتاج إلى وضع الشروط التي نحتاجها وقد قمنا هنا باختيار الخلايا مع القيم أكبر من 50٪

بعد ذلك علينا النقر على صندوق تأشير  "خلفية" Background”  واختيار لون خلفية جديدة للخلايا التي تناسب الشروط التي وضعناها على سبيل المثال خلفية حمراء كما  يمكنك أيضا تغيير لون النص في الخلية.

لتحديد شروط متعددة على سبيل المثال يمكنك ان تحدد النسبه بين 50٪ و 60٪ بلون وبين 60٪ و 70٪ بلون آخر وهكذا دواليك

إلى جانب التنسيق الشرطي يمكنك أيضا استخدام تقنية تصنيف الصفوف في ترتيب تصاعدي أو تنازلي بناء علي محتوي الأعمدة. كما يمكنك أيضا تصنيف الجدول الخاص بك بحيث يعرض صفوف بقيم معينة

للقيام بذلك اخترFilter من ​​قائمة Data وسوف ترى الأسهم الزرقاء الجديدة في رأس كل عمود بمجرد القيام بذلك.

لنفترض أننا نريد فرز وتصنيف الجدول الذي لدينا من قبل بالعدد الكلي للأصوات في كل محافظة.  للقيام بذلك انقر على السهم في العمود B حدد ما إذا كنت تريد فرز البيانات الخاصة بك في ترتيب تصاعدي "“Sort A-Z” ام في ترتيب تنازلي“Sort Z-A”.

تحليل البيانات

يمكن فهم البيانات الخاصة بك بطريقتان رئيسيتان وهما التمثيل المرئي والإحصاء الوصفي. وهكذا ففي معظم الأوقات قد تحتاج إلى تشغيل التحليل الإحصائي للبيانات الخاصة بك قبل أن تحدد طريقة تمثيلها بصريا.

ومن الوظائف التي تقدمها جداول بيانات جوجل ما يساعدك في التحقق من المتوسط​​ الحسابي وغيرها من الدوال الإحصائية

يمكنك القرأة عن الدوال التالية

.

لنفترض أننا نريد معرفة الحد الأقصى لعدد الناخبين بين جميع المحافظات. للقيام بذلك يمكننا أن نقوم فقط باختيار أي خلية فارغة وكتابة المعادلة التالية:

 =Max(C2:30)

يلاحظ أن الأصوات الصحيحة للمحافظات المختلفة في العمود C، بين C2 و C30 وبالمثل لحساب الحد الأدنى ومتوسط ​​عدد الاصوات الصحيحة يمكننا استخدام المعادلتين

=Min(C2:30)

 و

=Average(C2:30) 

على التوالي

بخلاف وظيفة العد

count() 

هناك أيضاً

 countif()

 حيث تقوم بحساب عدد الخلايا التي تحقق شرط معين في ورقة العمل،  في العمود B حيث تم تقسيم محافظات مصر إلى مناطق مختلفة.

لحساب عدد من المحافظات في منطقة القاهرة نحتاج لإدخال المعادلة كما هو مبين في الشكل أعلاه

Countif(B2:B30,”Cairo”)  

فهي تعطي الامر لجدول البيانات بحساب عدد الخلايا بين B30 و B2 حيث أنها تحتوي على كلمة "القاهرة"“Cairo”..

وبالمثل لحساب عدد من المحافظات حيث يكون عدد السكان فيها أقل من مليون يمكننا استخدام المعادلة التالية

=countif(D2:D30,"<1000000").

وبالمثل هناك صيغ/معادلة

 sum() and sumif()

 لحساب مجموع القيم في خلايا معينة

تم دمج محافظتين مع بعضهما بعد هذا الاستفتاء. حيث أن منطقة وسكان “Helwan” و “6 of October” تم ضبطهم علي الصفر.

 فإذا كنا بحاجة لحساب الكثافة السكانية للمحافظات سيتم تقسيم السكان حسب المناطق وبالنسبة لهذه المحافظات بالتحديد سوف يتم القسمة على صفر وهو غير مقبول حسابيا، لذا تم تطبيق ذلك في للجدول كالتالي:

إذا كانت المنطقة هي صفر ضع العدد  1 وغير ذلك نضع عدد السكان مقسوما على المساحة. للقيام بذلك استخدم المعادلة التالية:

يتم ذلك في الصف الثالث اما بالنسبة للصف الرابع فينبغي أن تكون المعادلة علي النحو التالي

 =if(C4=0,1,D4/C4)

 الخ

وهكذا نقوم بكتابة المعادلة في الصف الثالث ثم سحبها الي أسفل حتى النهاية. ستلاحظ أنه تم تحديد الكثافة السكانية لمحافظات منطقة الصفر إلى 1.

معامل الإرتباط

هناك مقياس إحصائي آخر هام وهو معامل ارتباط بيرسون. فهو يقيس كيف ترتبط المتغيرات مع بعضها البعض أي إذا كان أحدهما يزيد فالآخر أيضا يزيد بنفس النسبة والعكس صحيح. من ثم فهي تأخذ القيم بين واحد وسالب واحد، والأخير يعني أنها ترتبط ارتباطا عكسيا

يعيش معظم السكان في مصر بالقرب من وادي النيل في المحافظات في المساحات الصغيرة بكثافة سكانية عالية في حين أن المحافظات البعيدة الضخمة المساحة ذات كثافة سكانية قليلة. لذلك فعندما نتحقق من معاملات الارتباط بين الأعمدة C و D تصبح النتيجة هي سالب ٠،٣٩ وهو ما يعني أن مساحه المحافظات والسكان ترتبط بطريقة أو بأخرى سلباً كما هو متوقع. القيمة لا تزال بعيدة عن 1 الأمر الذي يعني أنها لا ترتبط بقوة بالرغم من ذلك.

عادة ما يكون لمن هم أكبر من سن معين الحق في التصويت. وإذا كان التوزيع العمري هو نفسه في جميع أنحاء المحافظات المختلفة يجب أن يرتبط عدد سكان بعدد الأشخاص الذين لديهم حق التصويت هناك. ولنفترض الان اننا نريد معرفة ما إذا كانت النسب المئوية من الناخبين لم تختلف كثيراً في جميع أنحاء المحافظات المختلفة. يمكننا حساب معاملات الارتباط بين "السكان" “Population”  و "إجمالي الأصوات" “Total Votes” علي سبيل المثال الأعمدة D و E باستخدام المعادلة التالية

=correl(D2:D28,E2:E28)

لاحظ أننا نقوم باستثناء المحافظتين ذات القيمة السكانية صفر والنتيجة هي 0.94 أي  انها قريبة جدا إلى رقم  1  وهو ما يعني وجود ارتباط إلى حد كبير.

يلاحظ أن عدد الناخبين وسكان المحافظات يرتبطان يبعضهما إلى حد كبير. لدينا أيضا عدد الناخبين لجميع المحافظات الـ 29 ولكننا وضعنا الرقم 0 في عدد السكان لاثنين منهم والسؤال هنا هل يمكننا الاستفادة من هذه الأرقام لاستكمال نسبه الكثافة السكانية في المحافظتين المفقودتين؟

لتحقيق ذلك يمكننا استخدام وظيفة الانحدار الخطي

forecast()

 يمكنك قراءة المزيد عن وظيفة التكهن وكيفية استخدامها هنا يظهر الشكل أدناه كيفية حساب عدد السكان باستخدام تلك الوظيفة

إنشاء المخططات

وأخيرا لإنشاء مخططات بيانية من البيانات الخاصة بك عليك أن تبدأ باختيار ما لديك.

انتقل إلى "إدراج" “Insert”  في شريط القائمة وانقر على "المخطط البياني" “Chart”

.

.

سوف تظهر لك النافذة بأعلي مع 3 مفاتيح هامة

  1. ابدء Start: هذا المفتاح يتيح لك القدرة على تحسين وتعديل صفوف البيانات والأعمدة التي قمت بتحديدها. هناك أيضا مربع الاختيار checkbox في حال كنت ترغب في تحويل  الصفوف الي أعمدة والعكس بالعكس. بالإضافة إلى ذلك تظهر لك خيارات للمخططات البيانية المقترحة تمكنك من تحديد المناسب لاحتياجاتك بسرعة ثم اضغط على زر "إدخال" “Insert”.
  2. المخططات البيانية Charts: يحتوي هذا المفتاح علي  مجموعة متنوعة من المخططات البيانية للاختيار من بينها 
  3. تخصيص Customize: يمكنك تغيير عنوان المخطط البياني والألوان وأسماء المحاور وغيرها من خيارات الضبط

عندما تنتهي من مع اختياراتك اضغط على الزر "إدراج" “Insert”   للحصول على المخطط البياني النهائي الخاص بك والذي تم إدراجه في الجدول البياني الذي تعمل به

 

توجد  قائمة على الزاوية العلياً يمين المخطط البياني الذي تم إنشاؤه حديثاً حيث يمكنك استخدام هذه القائمة لنقل المخطط البياني إلى جدول بياني جديد وتحريره أو قم بنشره على الإنترنت لكي يمكنك تضمينه /ضمه في مدونتك الخاصة  أو موقعك الالكتروني

 

كتب هذا الدليل

طارق عمرو

في إطار تدريب صحفيي البيانات

by-nc-sa.png