GHID DE UTILIZARE TOURMA

Programul TOURMA va asigura generarea si gestionarea electronica a documentelor turistice, a documentelor primare de contabilitate; va ajuta la infiintarea unei baze de date pentru clienti si furnizori.

INSTRUCTIUNI DE UTILIZARE

  1. ACCESARE TOURMA:
    La deschiderea programului va apare pagina de start:

In versiunea 2.0 toate sectiunile sunt active. La prima accesare va recomandam sa accesati sectiunea SETARI, pentru definirea utilizatorilor, datelor Dvoastra, si serii documente.

  1. SETARI

2.1. Utilizatori:

Deschideti printr-un click sectiunea de Utilizatori. Click dreapta → Adauga: va apare fereastra urmatoare.

Completati datele utilizatorului (inclusive CNP si CI care vor fi esentiale pentru partea de facturare).

Log-in/Accesare program dupa definirea utilizatorilor: accesarea se face cu ID si parola:

2.2. Detalii firma:

Setari → Date firma. Completati datele firmei Dvoastra, inclusiv sigla – care va apare pe toate documentele generate de Dvoastra (bon de comanda, contract, voucher, factura, chitanta)

2.3. Serii documente

Setari → Serii documente

Definiti seria documentelor utilizand formula recomandata (exemplu: seria bonului de comanda sa fie formata din 4 cifre → selectati formula: nnnn. La PRIMA selectati numarul de la care sa inceapa numarotarea). Exemplu 2: nr bon de comanda sa aiba 3 cifre si anul curent → selectati de exemplu formula: nnnyyyy = rezultat: 1002014

2.4. Arata evenimente:

Activati/dezactivati optiunea ARATA EVENIMENTE - pentru a vizualiza termenele de plata clienti si furnizori, data de check-in turisti, termenele de expirare contracte furnizori, zile de nastere clienti.


  1. MENIURI

Selectati meniul dorit

Programul va deschide sectiunea aleasa, cu posibilitatea de a schimba oricand din meniul de sus. Ex. Apasati pe CLIENTI. Va apare imaginea de mai jos, cu clientii introduse de Dvoastra.

In bara de sus  aveti posibilitatea de a alege o alta sectiune, fara a iesi din program.

In submeniul SETARI, chiar deasupra tabelului (vezi marcat cu rosu), puteti sa selectati/deselectati optiunile/criteriile de afisare a coloanelor folosite de catre Dvs. Aceasta facilitate s-a introdus pentru a ajuta accesul simplu la informatii, avand posibilitatea de a ascunde informatiile/coloanele care nu va intereseaza. Aceste informatii ascunse vor aparea oricum la accesarea datelor la deschiderea detaliilor.   

In submeniul FILTRARE puteti cauta dupa criteriile impuse  in tabelul afisat pe ecran.

 


4. CLIENTI

4.1. Introducere Client nou

Pentru a introduce un client nou, puteti sa alegeti intre 2 optiuni.

a) Informatii despre un viitor client:

Intrati in meniul LISTE-> CLIENTI - click dreapta pe tabel: ADAUGA

Va apare o fereastra, unde puteti introduce informatii despre clientul Dvoastra, inclusiv date de firma, in cazul in care clientul solicita serviciile pe firma. Toate campurile sunt optionale, in afara de Nume si Prenume. La Nota puteti sa treceti orice mentiune importanta, legata de persoana respectiva. Informatiile odata introduse raman salvate in sistem – la o noua accesare vor fi recunoscute de sistem si de motorul de filtrare/cautare. Fisa clientului este editabila, va permite sa introduceti oricand informatii suplimentare

Dupa ce clientul este salvat in baza de date, va apare in tabelul de clienti iar prin dublu click pe client puteti sa atasati si documente (exp: copie CI, Pasaport...) in format .doc, .pdf, .jpg

b) Introducere client direct din rezervare:

Intrati in meniul DOCUMENTE -> BON DE COMANDA - click dreapta pentru a adauga un bon de comanda, iar dupa deschiderea ferestrei de Bon de Comanda, dati click dreapa pe campul  rezervat pentru introducerea datelor turistului -> ADAUGA

Va apare un tabel, unde puteti sa introduceti informatii despre clientul Dvoastra, inclusiv date de firma, in cazul in care clientul solicita serviciile pe firma. Toate campurile sunt optionale, in afara de Nume si Prenume. La Nota puteti sa treceti orice mentiune importanta, legata de persoana respectiva.

Informatiile odata introduse raman salvate in sistem – la o noua accesare vor fi recunoscute de sistem si de motorul de filtrare/cautare. Campul de fisa clientului este editabil, va permite sa introduceti oricand informatii suplimentare.

Clientul introdus in bon de comanda se salveaza automat in baza de date / lista clienti.

4.2. Verificare Client existent:

Intrati in meniul LISTE → CLIENTI, click dreapta pe numele clientului → va apar  6 optiuni:

Optiunea sterge este inactiva, pentru a evita stergerea unui client care are deja documente generate (facturi, contracte, bonuri de comanda) din sistem.

 

a) ADAUGA – puteti adauga un client nou

b) DETALII – se deschide fisa clientului selectat

c) BON DE COMANDA - se deschide bonul/bonurile de comanda asociat clientului selectat

d) FISIERE – se deschid fisierele atasate fisei clientului selectat

e) REINCARCARE – butonul “refresh” pentru a actualiza informatiile noi introduse


4.3. Sortare in tabelul clienti:

Click pe bara principala. Se poate selecta sorterea dupa nume, ID, nr.telefon...etc.

Daca aveti mai mult clienti introduse, puteti sa folositi comanda CTRL + F, prin care va apare o casuta de cautare rapida, pentru a putea gasi mai usor clientul cautat.

5.  BON DE COMANDA

5.1. Adaugare bon de comanda:

Pentru a accesa bonurile de comanda selectati din bara principala: DOCUMENTE → BON DE COMANDA

Adaugare Bon de comanda: Click dreapta pe tabel → ADAUGA

- Data bonului de comanda: programul seteaza automat

- Introducere client (vezi .4.1): Informatiile se introduc manual (o data – dupa care programul retine informatiile introduse):

Punctul 1. Informatii destinatie: completati destinatia si touroperatorul

Punctul 2. Perioada: se introduce data de check-in. Dupa introducerea nr. de nopti(!) programul calculeaza automat data de iesire. Datele se introduc cu liniuta: exp. 25-10-2014

Individual sau grup: se bifeaza in functie de pachetul turistic

Punctul 3. Adult/copil: apare automat pe baza informatiilor introduse in fisa clientului

Punctul 4.-5 :Unitatea de cazare/alimentatie: se trece manual denumirea unitatii de cazare/masa (o data – dupa care programul retine informatiile introduse) si se selecteaza tipul unitatii (hotel, Motel) sau se editeaza manual utilizand tipul de cazare/masa comandat de client

Tip camera: se trece nr. si tipul de camera comandat : exemplu: 1 DBL, 2 TPL

Adresa: se completeaza cu adresa unitatii de cazare (se imprimeaza automat in voucherul generat de TOURMA)

Punctul 6.: Transport: se completeaza manual informatii referitoare la transport (exp: companie aeriana, Orar de zbor)

Punctul 7.:Transfer: daca este pachet complet se completeaza manual. Daca este pachet individual programul trece automat orele de check-in/check-out cf. normelor europene - si aceasta sectiune este editabila.

Punctul 8.: Program turistic: se completeza cu programul pachetului de servicii turistice. De exp. programul circuitului (daca este cazul)

Punctul 9.: Informatii generale: Asigurari, viza sunt completate automat de sistem. In cazul in care sunt conditii speciale completati rubrica special prevazuta pentru aceste conditii, sau editati campurile completate automat.

Punctul 10.: Solicitari speciale: se completeaza cu servicii solicitate dar neconfirmate (neincluse in tarif). De exemplu: camera la etaj, camere alaturate....etc.

Punctul 11. Buget:

- Pret confirmat de agentie: tariful total pentru pachetul turistic in moneda selectata

- Alte taxe neincluse: exemplu: taxa de oras, taxa de statiune care se platesc la fata locului

Punctul 12. Incasari/Esalonare: in cazul in care s-a incasat un avans pentru serviciile comandate: se da click dreapta pe tabelul INCASARI/ESALONARE si  ADAUGA suma incasata: se completeaza manual fereastra care se deschide, sau se completeaza rubrica INCASARE/PLANIFICARE. Dupa introducerea si salvarea datelor, suma introdusa (ca si suma incasata) va apara automat in rubrica TOTAL AVANS INCASAT si in rubrica REST DE PLATA va apare numai  diferenta de plata.

- Termenul de plata se introduce manual OBLIGATORIU, dupa care acesta se genereaza automat in evenimente. In cazul in care nu ati completat aceasta rubrica, la salvarea documentului programul va avertizeaza ca acest camp este obligatoriu.

Punctul 13.: Contact la destinatie: se poate trece nr.ghidului sau nr. Dvoastra de urgenta
Alte informatii: exemplu: nr. Minim de persoane pentru realizarea programului

Ultima optiune in bonul de comanda: generarea automata al contaractului, al voucherului, a facturii, eventual atasarea fisierelor (exp. Program circuit).

5.2. Listarea/salvarea bonului de comanda: 

Dupa apasarea butonului SALVARE, bonul de comanda se salveaza automat in format .pdf, dar bonul de comanda este editabil ulterior in sistem. La apasarea butonului SALVARE/PRINT, bonul de comanda se salveaza automat si se deschide in format .pdf pentru tiparire. Daca ati selectat generare automata contract, voucher, factura va apare fereastra pentru contract, voucher, factura iar prin apasarea butoanelor de salvare vor fi generate automat in baza de date al sistemului Tourma (format pdf).

Daca ati apasat numai butonul salvare puteti tipari bonul de comanda ulterior: click dreapta pe bon de comanda, si selectati optiunea TIPARIRE: 

5.3. Anularea bonului de comanda: click dreapta pe bon de comanda si selectati ANULARE. Sistemul pastreaza bonul de comanda anulat in baza de date, dar va fi afisat cu gri in lista de bonuri de comanda.

6. CONTRACT CLIENT

Va fi generat din sistem, din bon de comanda, in cazul in care ati bifat casuta GENEREAZA CONTRACT. Daca doriti verificarea/editarea contractelor: se acceseaza meniul DOCUMENTE → CONTRACT CLIENT

6.1. Editarea contractului: dublu click pe contractul dorit, se deschide fereastra editabila unde puteti sa modificati si conditiile de renuntare/penalizare. Adaugati informatiile dorite. Dupa editare se apasa butonul SALVARE.

6.2. Listarea/salvarea contractului: click dreapta pe contractul dorit si selectati TIPARIRE.

6.3. Anularea contractului: click dreapta pe contractul dorit si selectati ANULARE. Sistemul pastreaza contractul anulat in baza de date, dar va fi afisat cu gri in lista de in lista de contracte.

7. VOUCHER

7.1. Generare Voucher: Va fi generat automat de sistem prin bifarea optiunii GENERARE VOUCHER din bon de comanda, sau prin accesarea meniului DOCUMENTE →VOUCHER. Click dreapta pe tabel si se selecteaza ADAUGA.

7.2 Editarea voucherului: dublu click pe voucherul dorit, se deschide fereastra editabila si schimbati, adaugati informatiile dorite. Dupa editare se apasa butonul SALVARE.

7.3. Listarea voucherului: click dreapta pe voucherul dorit si selectati TIPARIRE.

7.4. Anularea voucherului: click dreapta pe voucherul dorit si selectati ANULARE. Sistemul pastreaza voucherul ANULAT in baza de date, dar va fi afisat cu gri in lista de lista de vouchere.

8. FURNIZORI (Touroperatori, Unitati de cazare, companii aeriene...)

8.1. Introducere Furnizor nou: Pentru a introduce un FURNIZOR nou, puteti sa alegeti intre 2 optiuni.

a) Informatii despre un viitor furnizor: LISTE -> FURNIZORI. Click dreapta pe tabel: ADAUGA

Va apare un tabel, unde puteti sa introduceti informatii despre furnizorul Dvoastra.

Toate campurile sunt optionale, in afara de Denumire. La Nota puteti sa treceti orice mentiune importanta, legata de furnizorul respectiv. Informatiile odata introduse raman salvate in sistem – la o noua accesare vor fi recunoscute de sistem si de motorul de filtrare/cautare. Fisa furnizorului este editabil, va permite sa introduceti oricand informatii suplimentare.

b) Introducere furnizor nou, dupa factura primita: CONTABILITATE -> FACTURI FURNIZOR, Click dreapta pe tabel: ADAUGA

 

Furnizorul introdus in FACTURI FURNIZOR se salveaza automat in baza de date / lista furnizori.

9. CONTRACTE FURNIZORI (Touroperatori, Unitati de cazare, companii aeriene...)

9.1.Accesare: din meniul principal LISTE → CONTRACTE FURNIZOR

9.2. Introducere Contract Furnizor nou: click dreapta pe tabel: ADAUGA

Va apare un tabel, unde puteti sa introduceti informatii despre furnizor (daca nu sunt predefinite deja in sistem) nr. contract si data exprirarii contractului.

Toate campurile sunt optionale, in afara de Denumire, nr. contract si data exprirarii. La Nota puteti sa treceti orice mentiune importanta, legata de furnizorul respectiv. Informatiile odata introduse raman salvate in sistem – la o noua accesare vor fi recunoscute de sistem si de motorul de filtrare/cautare. Campul de contractul furnizorului este editabil, va permite sa introduceti oricand informatii suplimentare.


10. CONTABILITATE

10.1. FACTURI FURNIZOR

10.1.1. Accesare: CONTABILITATE → FACTURI FURNIZOR

10.1.2. Adaugare factura furnizor: dupa accesarea din meniul principal, click dreapta pe tabelul de furnizori si apasati ADAUGA. Va apare un tabel, unde puteti sa introduceti informatii despre factura.

In cazul in care furnizorul este unul predefinit, sistemul va recunoaste dupa denumire si completeaza automat datele referitoare la furnizorul respectiv. Daca furnizorul nu exista inca in baza de data sistemul va solicita sa completati datele firmei respective.
In rubrica:
Informatii de plata introduceti suma totala de pe factura, moneda facturii si scadenta. Scandenta este obligarorie (altfel nu va apara in evenimente).

Daca aveti obligatia sa platiti un avans la factura, introduceti in campul SUMA PLATA PLANIFICATA valoarea avansului, cu scadenta platii avansului. Dupa efectuarea platii de avans, apasati butonul INCASARE. Avansul platit va va apare automat in campul TOTAL AVANS INCASAT si valoarea se scade automat din suma totala a facturii. In rubrica REST DE PLATA TOTAL va va apara numai diferenta de plata.

Programul va permite si atasarea facturilor primite, in format .jpg, .pdf., .doc

10.1.3. Verificarea termenelor de plata la furnizori: meniul principal SETARI: ARATA EVENIMENTE → dublu click pe factura care apare in evenimente → se deschide fereastra facturii alese

10.2. FACTURI CLIENTI

10.2.1. Accesare: CONTABILITATE → FACTURI CLIENTI

10.2.2. Adaugare Factura client: aveti 2 posibilitati

a) Click dreapta pe tabelul Facturi Clienti  → ADAUGA

Va apare fereastra urmatoare:

10.2.3. Completare factura:

Date factura:
- Seria si Nr. se genereaza automat (dupa definirea seriilor la Setari)
- Bon de comanda (ramana gol in cazul in care Factura nu are atasat si un bon de comanda)
- Data si scadenta: data de emitere se genereaza automat, scandenta definiti Dvoastra.
- Cota TVA: selectati cota predefinita
- Pers. fizica/juridica: alegeti clientul Dvoastra
- Genereaza chitanta: se bifeaza in cazul in care doriti si emiteti si chitanta la factura generata
- Modalitate de plata: selectati/ introduceti modalitatea de plata
- Selectati moneda in care doriti sa emiteti factura

Date client:

- introduceti informatiile despre clientul Dvoastra (chenar galben)

Lista de produse

ATENTIE: la lista de produse se editeaza numai chenarul albastru (vezi marcata cu rosu)

 

Dupa completarea facturii cu lista de produse se apasa butonul ADAUGA, dupa care programul introduce automat produsele in LISTA DE PRODUSE (chenar alb).

Pentru a modifica/sterge serviciile introduse, selectati din Lista de produse (chenar alb) serviciul/produsul care doriti sa modificati/stergeti si apasati butonul STERGE sau MODIFICA

Exp. Stergere

Pentru a salva/tipari factura apasati butonul aferent comandei dorite.

b) Generare Factura din bon de comanda

In bonul de comnada bifati optiunea: GENEREAZA FACTURA

Dupa salvare va apare fereastra urmatoare, completata cu datele titularului din bon de comanda:

Completare factura:
Date factura:
- Seria si Nr. se genereaza automat (dupa definirea seriilor la Setari)
- Bon de comanda: va apare nr. bonului de comanda din care ati generat factura, cu posibilitatea de a deschide/revizualizare bon de comanda
- Data si scadenta: data de emitere se genereaza automat, scadenta va fi generat din program cf. scadentei trecuta pe Bonul de comanda - editabil
- Cota TVA: selectati cota predefinita
- Pers. fizica/juridica: in cazul in care ati predefinit la fisa clientului si o persoana juridica prin selectarea pers. juridica TORUMA completeaza datele firmei clientului
- Genereaza chitanta: se bifeaza in cazul in care doriti si emiteti si chitanta la factura generata
- Modalitate de plata: selectati/ introduceti modalitatea de plata
- Selectati moneda in care doriti sa emiteti factura

Lista de produse
ATENTIE: la lista de produse se editeaza numai chenarul albastru!

Dupa completarea facturii cu lista de produse se apasa butonul ADAUGA, dupa care programul introduce automat produsele in LISTA DE PRODUSE (chenar alb).

Pentru a modifica/sterge serviciile introduse, selectati din Lista de produse (chenar alb) serviciul/produsul care doriti sa modificati/stergeti si apasati butonul STERGE sau MODIFICA

Exp. Stergere

Pentru a salva/tipari factura apasati butonul aferent comandei dorite.

10.3. CHITANTE

In cazul in care ati bifat in platforma facturii optiunea de GENEREAZA CHITANTA, dupa salvarea facturii va apare o fereastra cu detalii despre chitanta:

Datele din chitanta sunt generate automat din Factura, dar editabile de Dvoastra.

Pentru a salva/tipari chitanta apasati butonul aferent comandei dorite.

Pentru a genera/edita/vizualiza/anula o chitanta: accesati meniul CONTABILITATE  → CHITANTE, folosind comanda dorita:

Mai multe chitante la o factura: TOURMA va permite sa generati mai multe chitante la o singura factura, insa va avertizeaza in cazul in care factura este deja achitata prin chitante, nu va permite greseli de multiplare a chitantelor.

11. IESIRE din program: Bara principala PROGRAM → IESIRE → X