“Menú de Implementación”

Crea tus identidades: 

Crea tus empleados:

Crea tus productos o servicios que vendes:

Crea tus productos o servicios que compras:

Personaliza tu factura y sube tu logo:

Crea tus usuarios autorizados:

Registra el capital o tus saldos iniciales.

Tu plan de cuentas:

Termina la implementación e ingresa a tu empresa:

Lo ideal es completar estas instrucciones antes de comenzar a registrar movimiento, sin embargo si no lo puedes hacer, usa la opción “Ingresa a tu empresa”

Crea tus identidades:

Tienes 2 opciones, si son pocos, puedes crearlos de forma manual o si lo prefieres usa la opción de importarlos desde excel, cuando son demasiados. A continuación los pasos para ambos casos.

Debes digitar la cédula o NIT de tu cliente sin dígito de verificación / clic en Buscar/crear, el sistema te indicará que la identidad no existe y te da la opción de crearla como empresa o como persona.

Recuerda verificar que el documento de identidad coincida con el que quieres registrar.

Llena el formulario con los datos del tercero, los que tienen * son obligatorios, trata de tener los datos verídicos a la mano, pues, esta información es vital para la información exógena.

Por último debes dar clic en grabar.

ClausERP.com te mostrará que tu tercero se ha creado correctamente. Si la identificación del tercero es incorrecta debes realizar un nuevo registro con la identidad correcta, luego ingresar a los datos básicos de la identidad que está mal creada y marcar la casilla INACTIVAR IDENTIDAD

Es muy importante que tengas todos los datos de tus terceros para completar el formato de excel.

El formato quedará en tu computador, es un archivo de excel común y corriente.

La primera fila es el encabezado, esa la debes dejar tal cual, entre la 2 y la 6 tenemos las instrucciones, recuerda comenzar a llenar los datos a partir de la fila 7 y una vez termines puedes eliminar las de ejemplo.

En el archivo debes llenar datos como el código del departamento y del país, si te fijas en las hojas adicionales de libro encontrarás esta información, debes poner sólo el código numérico.

Para subir el archivo ingresas nuevamente a “Crea tus identidades” y usas la opción “importar”

elige el archivo que vas a importar, búscalo en tu PC y da clic en importar, si el archivo tiene errores Claus te los reportará allí mismo y te dirá en qué fila debes hacer la corrección.

Crea tus productos o servicios que compras-vendes:

para crear tus productos o servicios debes tener claro que cuentas contables deseas afectar al momento de comprar y vender dicho ítem, a continuación te mostraremos como se hace.

Es este paso podrás ver que algunas cuentas están activadas por defecto, si te sirven las que hay, das clic nuevamente en “Crea tus productos o servicios que vendes”. Si no es así y requieres una cuenta diferente por ejemplo: Elaboración de productos de plástico, consultas el PUC.  

Toma nota de la cuenta, para el ejemplo: 412048 y procede a activarla

Una vez des clic en grabar Claus te indicará que la cuenta ha sido activada.

De esta manera activas todas las cuentas que necesites, cuando termines das clic nuevamente en “Crea tus productos o servicios que compras- vendes”.

Para crear tus artículos o servicios también tienes la opción de hacerlo de forma manual o por medio de un archivo de excel.

Debes tener en cuenta cuando creas el artículo o servicio de forma manual Claus te asigna un código consecutivo, o sea que si requieres el uso de un código diferente debes digitarlo en la casilla ingrese código manualmente.

¿Cómo crear artículos o servicios como ingresos recibidos para terceros?

Para crear artículos o servicios ingrese a Mi empresa/Crear artículo, debe tener activas la cuenta de ingresos recibidos para terceros (281505-281510).  Puede activarlas en el enlace que encuentra al final del formato: Crear o Modificar Clasificaciones para compra o venta.

Luego diligencie el formato de artículo, en Cómo se compra seleccione No se compra, en Cómo se vende selecciones ingresos/valores recibidos para tercero, indique en el campo Identidad relacionada el nit del tercero al que pertenecen los ingresos:

Al generar la factura con este concepto se generará un anticipo recibido que luego podrá pagar al tercero.

Si requiere incluir el ingreso propio en la factura (comisión), debe crearlo como un artículo, indicando en cómo se compra: No se compra, y en Cómo se vende la cuenta del ingreso que corresponda según su actividad económica (41).

Debido a que las empresas prefieren que no se muestre, en la factura que se entrega al cliente, el ingreso propio, puede activar esta opción ingresando a Mi empresa/personalizar ClausERP.com/Otras personalizaciones/marcar la casilla No Mostrar conceptos de Ingresos para terceros en Factura de venta, se recomienda que la descripción del ingreso propio sea genérico ya que esta descripción es la que se muestra al imprimir la factura:

 

Así se muestra al imprimir la factura:

Como verás, las importaciones son similares, es decir que debes primero descargar el formato, llenarlo y subirlo posteriormente:

La primera fila es el encabezado, esa la debes dejar tal cual, las demás son las instrucciones y una vez termines las puedes eliminar, algunos campos son obligatorios.

Si tu artículo o servicio no se compra o no se vende, deja vacía la casilla correspondiente como muestra el ejemplo.

Una vez tengas listo el archivo debes proceder a importarlo, nuevamente das clic en Crea tus productos o servicios que compras-vendes / importa tus productos para la venta / importar.

Buscas el archivo en tu PC y una vez le des clic en enviar, Claus te indicará si fué importado correctamente o si debes corregir algo como muestra la siguiente imagen.

Si esto sucede, debes corregir el archivo y subirlo nuevamente.

Personaliza tu factura y sube tu logo:

Esta opción te permitirá tener un documento de venta bien presentado y con las exigencias de la ley.

Debes buscar en tu PC el archivo correspondiente y dar clic en enviar

Claus te indicará si el logo se subió correctamente.

En esta opción podrás determinar: tipo de facturación, modo de facturación y el consecutivo en el cual planeas comenzar tu facturación.

Una vez completes la información clic en grabar.

Claus trae por defecto 40 ítems y ancho de 21cm, esto corresponde a una factura en carta completa, si tu factura es media carta puedes poner entre 18 y 22 ítems de acuerdo a la longitud de la descripción de tus artículos o servicios, al ancho es el de una hoja tamaño carta, luego podrás definir si NO quieres mostrar algunas columnas en tu factura y si quieres mostrar siempre el centro de costos, por último clic en grabar.

Para usar esta opción sigue los pasos del enlace “Como utilizar otros rangos de facturación”.

Crea tus usuarios autorizados:

Recuerda que los usuarios son aquellas personas que va a tener acceso al programa y pueden ser:

Administrador: registrar, consultar, anular, editar, inactivar y borrar.

Administrador Directivo

Administrador General

Administrador Personalizado

Revisor / Contador

Consulta: consultar sin modificar información.

Consulta Directivo

Consulta General

Consulta Personalizado

Vendedor: tomar pedidos, crear y consultar clientes, consultar inventario.

Nota: después de crear el usuario personalizado, deberá ingresar al enlace aplicaciones ubicado en el informe de usuarios, para habilitar las funciones y aplicaciones que estará autorizado a trabajar.

Digita el número de identificación del usuario sin puntos ni dígito de verificación y procede a llenar el formulario, debes tener precaución al poner correctamente el correo del usuario, pues, allí le llegará su clave de acceso, termina con clic en grabar.

Registra el capital o tus saldos iniciales.

Cuando creas un aporte de capital, debes digitar la identidad del socio aportante y elegir de la lista un concepto y marcarlo, posteriormente Claus te da la opción de recibir el dinero en caja o bancos.

Si tu empresa es S.A.S y una parte de ese capital está pendiente por pagar, debes digitar dicho valor en la parte inferior del documento de recibo, así:

Una vez confirmes esta fecha puedes continuar con el registro, das clic sobre cada cuenta del balance que deseas afectar así:

Pones el saldo correspondiente y le das clic en grabar.

Para regresar al balance das clic en “ver balance general”.

Existen cuentas como las de clientes o proveedores que te van a pedir el detalle, este corresponde a los terceros que en este caso te deben, das clic en detalle y como ya has creado tus terceros simplemente sigues los pasos.

así sucesivamente grabas todos los datos y detalles de tu balance, recuerda que cuando vayas a cerrar el mes contablemente, el balance debe estar cuadrado y con los detalles.

Funciona de la misma manera que el balance, vas dando clic en la cuenta correspondiente, pones el saldo y posteriormente si es necesario el detalle, una vez termines debes revisar que no tengas descuadres y listo.

Clic en ver clasificaciones, para que puedas elegir la correspondiente a tu activo fijo

Una vez tengas identificado el concepto que quieres usar, das atrás al navegador y digitas en la barra de búsqueda una parte del concepto y das clic sobre la lupa así:

No olvides marcar el concepto y clic en continuar. Luego llenas los datos correspondientes a tu activo como muestra el siguiente ejemplo:

Por último das clic en grabar.

Tu plan de cuentas:

es importante que tengas en cuenta la información que en esta opción te presentamos.

Termina la implementación e ingresa a tu empresa:

Estas dos opciones están al final del menú de implementación en rojo, recuerda que puedes regresar a este menú dando clic en el botón rojo de la parte superior derecha dentro de tu empresa que dice “Como empezar en ClausERP.com”.

Lo ideal es que termines el menú de implementación, sin embargo no siempre es posible, por lo que tienes la opción de ingresar a tu empresa y regresar las veces que sea    necesario.