구글 클라우드오피스 활용 실무 | 캘린더

1. 스마트한 일정관리

  우리는 할 일, 약속, 미팅, 회의, 기념일... 등 수 많은 일정속에서 살아가고 있다.

하지만 수 많은 일정들을 모두 머리속으로만 기억해서 실행하기란 쉬운 일이 아니다. 그래서 우리는 중요한 일정을 다이어리에 메모를 하거나 달력에 표시를 해둠으로써 일정을 놓치지 않고 실행할 수 있는 것이다.

  요즘의 스마트폰 기능은 전화통화와  문자메세지를 주고 받는 기본기능 외에도 웹서핑, 이메일, 게임, 음악감상은 물론 사진·동영상 촬영 및 편집해서 소셜미디어에 공유하는 기능까지 예전에는 컴퓨터에서 할 수 있었던 것들을 이제는 스마트폰 하나로 모두 할 수 있게 되었다.

  그렇다면 스마트폰의 수많은 기능중에서 일정관리를 할 수 있는 앱을 통해 중요한 일정을 놓치지 않고 꼼꼼하게 관리해 보는 것은 어떨까?

특히 일정을 관리해야 하는 업무를 하는 경우나 타인과 일정을 공유해야 하는 일이 많은 경우에는 매우 유용할 것이다.  

그럼 지금부터 컴퓨터와 스마트폰에서 동기화가 가능하여 함께 사용할 수 있는 구글캘린더로 스마트하게 일정을 관리하는 방법을 알아보자.


2. 새캘린더 만들기

  구글캘린더는 기본적으로 한 개의 캘린더[1]가  생성되어 있지만, 개인용·업무용 ·공유용 등 사용목적에 따라 다수의 캘린더를 추가로 만들어 관리할 수 있다.

캘린더별로 공유권한을 설정할 수 있기 때문에 사용목적과 공유하고자 하는 사람 또는 그룹에 따라 여러개의 캘린더를 만들어 사용하는 것이 효과적이다.

  예를 들어, 팀조직에서 하나의 캘린더를 만들어 팀구성원들이 공유해야 할 회의, 외근, 휴가, 정보 등의 일정을 등록해서 관리한다면 팀구성원에게 별도로 공지나 공유없이도 그들의 일정을 쉽게 파악할 수 있게 되는 것이다.

◆ 사용방법

1) 구글캘린더 사이트[2]에 접속하여 로그인한다.

2) 왼쪽중간에 내 캘린더 섹션에서 새 캘린더 만들기를 클릭한다.

3) 사용 용도에 맞게 캘린더 이름을 입력한다.

   ▶ 캘린더 이름 예시) 개인일정, 업무용, OO프로젝트, 겅영지원팀일정 등

4) 국가와 시간대를 설정한다.

   ▶ 국가: 대한민국

   ▶ 시간대: 서울

5) 캘린더 만들기 버튼을 클릭한다.

6) 내 캘린더 섹션에 캘린더가 추가된 것을 확인할 수 있다.

3. 캘린더 공유하기

  구글캘린더의 가장 큰 장점은 바로 캘린더를 타인과 공유하여 일정을 함께 관리할 수 있다는 것이다.

그럼 생성한 캘린더 중에 개인 또는 그룹과 캘린더를 공유해서 사용해 보자.

1) 공유할 캘린더▼를 마우스로 클릭한다.

2) 메뉴에서 [이 캘린더 공유하기]를 선택한다.

3) 공유할 사용자의 지메일주소를 입력하여 보기 또는 수정 권한을 부여한다.

4) 공개로 설정 체크 시 캘린더가 모든 사람에게 공개되므로 체크하지 않는다.

5) 저장버튼을 클릭하면 공유한 사용자도 캘린더를 보거나 수정할 수 있다.

4. 새 일정 추가하기

  사용목적별로 여러개의 캘린더를 만들었다면 이제는 약속, 회의, 미팅 등 자신의 일정을 다이어리나 달력에 기록하는 것처럼 캘린더에 추가해서 사용할 수 있다.

하나의 일정에는 제목과 시간·장소, 그리고 일정과 관련된 세부내용을 입력하여 관리할 수 있다.

◆ 간단하게 일정 추가하기

  제목만 간단하게 입력해서 추가하는 방법으로 세부사항을 입력할 필요가 없을 때 사용하면 빠르고 편리하게 일정을 추가할 수 있다.  

1) 새 일정을 만들 날짜에 해당하는 박스 빈공간에 마우스를 클릭하면 일정팝업창이 나온다.

2) 팝업창에 내용을 입력하고 일정만들기 버튼을 클릭하면 간단하게 일정이 추가된다.

◆ 상세하게 일정 추가하기

  제목과 시간·장소, 그리고 일정과 관련된 세부내용을 상세하게 입력이 필요할 때 사용하는 방법이다.

1) 왼쪽상단에 만들기 버튼을 클릭한다.

2) 일정제목 입력한다.

3) 날짜와 시간을 클릭해서 선택한다. (하루종일인 경우 “종일”을 선택)

4) 약속장소가 있는 경우 장소를 입력한다.

5) 작성하고 있는 일정에 해당하는 캘린더 선택한다.

6) 일정에 대한 세부사항은 설명에 입력한다.

7) 첨부파일이 있는 경우 첨부파일 추가

8) 일정 알림 추가 (분/시간 단위로 추가할 수 있음)

9) 내 상태 선택 (기본: 바쁨)

10) 개인정보 보호 선택 (기본: 기본값)

※ 공개로 할 경우 일정이 인터넷에 공유되오니 주의 바람

11) 상단에 저장버튼을 클릭한다.

 제목과 캘린더 선택은 필수 입력사항이며, 나머지 항목은 선택 입력사항임.


5. 반복일정 설정하기

  일정한 팬턴을 가지고 규칙적으로 반복되는 일정은 [반복일정]을 통해 편리하게 설정할 수 있다.

1) 일정 수정화면에서 반복 체크박스를 선택한다.

2) 반복 빈도를 선택한다. (매주, 매월, 매년 등)

3) 반복 주기를 선택한다.

4) 시작날짜 및 종료일을 지정한다.

5) 설정 버튼을 클릭한다.


6. 일정 수정 및 삭제하기

수정하기

  일정이 변경되어 수정해야 하는 경우 간단하게 수정할 수 있다.

1) 수정해야 할 일정을 클릭 후, 일정팝업창이 뜨면 일정수정을 클릭한다.

2) 일정 수정화면에서 수정해야 할 부분을 모두 수정 후 저장버튼을 클릭한다.

※ 변경사항 저장안함 버튼을 클릭하면 수정되지 않음.

삭제하기

  일정이 취소된 경우 캘린더에 입력된 일정을 삭제할 수 있다.

1) 삭제해야 할 일정을 클릭하면, 일정팝업창이 뜬다.

2) 일정팝업창에서 삭제를 클릭하면 일정이 삭제된다.


[참고자료]

도움말 : http://support.google.com/calendar/?hl=ko

구글캘린더 : https://www.google.com/calendar/

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[1] 캘린더란 일정을 등록할 수 있는 곳으로 파일을 보관하는 폴더와 유사함

[2] https://www.google.com/calendar