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1 | To Do | Sign up 1 | Sign up 2 | Sign up 3 | Sign up 4 | Sign up 5 | Due Date | Hours it'll take | Notes | Complete? Y/N | ||||||||||||||||||||||
2 | Sign up here to help out before or on the day of our first year fundraiser, Sunday July 30 in San Francisco. More details at farminghope.org on the home page. | |||||||||||||||||||||||||||||||
3 | Always write first and last name, and email. Number of spots needed are highlighted in green | |||||||||||||||||||||||||||||||
4 | Ambassadors | Invite four friends you want to come with you and support (4) | First Name Last Name, email | June 23 | 2 | We'll have an email template for you to use! | ||||||||||||||||||||||||||
5 | Ambassadors | Sell 1 sponsored table at $1500 for six people (4) | July 5 | |||||||||||||||||||||||||||||
6 | Ambassadors | Invite one company or group to donate $5,000, as event co-sponsor (2) | ||||||||||||||||||||||||||||||
7 | Ambassadors | Social Media Share | Everyone | |||||||||||||||||||||||||||||
8 | Pre event | Auction coordinator (2) | Jamie Stark, jamie@farminghope.org | |||||||||||||||||||||||||||||
9 | Day of Event - PRE-EVENT | Volunteer coordinator (2) | Allie Glotfelty, allie.glotfelty@gmail.com | Sara Rosenband <sararosenband@gmail.com> | Take questions from all volunteers, help fill all volunteer roles that need support | |||||||||||||||||||||||||||
10 | Day of Event - PRE-EVENT | Event Coordinator (1) | Aaron Groner <aaron@969market.com> | |||||||||||||||||||||||||||||
11 | Day of Event - PRE-EVENT | Set-up Crew (4) | Jennifer Gordon, jgordon@hospitalityhouse.org | Hannah Duncan <hannahduncan211@gmail.com> | Joujou Nguyen, joujou@farminghope.org | Andrew Saelee andrew.saelee@yahoo.com | 3 | Set up tables, decorations, registration, signage, signs to direct people to bathrooms, etc. | ||||||||||||||||||||||||
12 | Day of Event - PRE-EVENT | Greeters / Human Arrows (2) | Hannah Duncan <hannahduncan211@gmail.com> | Karen W <kmwinspired@gmail.com> | Greet guests as they arrive and point them to the registration table | |||||||||||||||||||||||||||
13 | Day of Event - PRE-EVENT | Registration table (3) | Karen W <kmwinspired@gmail.com> | Pat Harrington, pat7@stanford.edu | Bradford Jackson bcjackson2214@gmail.com | 3 | Help collect information from guests as they arrive, distribute nametags and programs and explain the evening's events/what to do next | Explain nametags with recipe, help guests meet new people and share their stories | ||||||||||||||||||||||||
14 | Day of Event - PROGRAM | Server | Riley Johnson <riley.emerson.johnson@gmail.com> | |||||||||||||||||||||||||||||
15 | Day of Event - PROGRAM | Bartender (2) | Maggie Wefel, margaret.wefel@gmail.com (*Note: I will be landing at SFO at 5pm and coming straight to the event - I may be a little late, but hopefully not!) | Volunteer bartender from YPN | Riley Johnson <riley.emerson.johnson@gmail.com> | 3 | Serve drinks to guests | |||||||||||||||||||||||||
16 | Day of Event - PROGRAM | Photographer (2) | Emily Golla <emilygolla@sbcglobal.net> | Eva eva@disegnovita.com | 4 | Take photos / videos of the evening | ||||||||||||||||||||||||||
17 | Day of Event - PROGRAM | Videographer (1) | Lucas Oswald | 4 | ||||||||||||||||||||||||||||
18 | Day of Event - PROGRAM | Banner (1) | NEED VOLUNTEERS | |||||||||||||||||||||||||||||
19 | Day of Event - PROGRAM | Social Media Storyteller (4) | Leigh Biddlecome, leigh.biddlecome@gmail.com | Sarah's marketing maven from Rebbl, sararosenband@gmail.com | June 18 | 2 | Share our template invite on Facebook and Instagram ahead of the event. We can provide sample post. Post photos and stories from the event live during the fundraiser. | |||||||||||||||||||||||||
20 | Day of Event - PROGRAM | Stage Manager (1) | Aaron | Sara Rosenband | 1 | Help make sure that the program runs cleanly. Let speakers know when they are up next. Assist in passing the microphone | ||||||||||||||||||||||||||
21 | Day of Event - PROGRAM | Chief auctioneer at event (1) call it Fund The Need/Feed the Need | Hannah Duncan <hannahduncan211@gmail.com> | Cricket Miller | July 30 | 1 | Ask for money night of event! | |||||||||||||||||||||||||
22 | Day of Event - PROGRAM | Auction Spotters and Checkout Team | Asha Kimball asha4mk@gmail.com | Joujou Nguyen, joujou@farminghope.org | 3 | Write down bid #s at each level and bring them to the Checkout team to fill in the tracker with the amount made, so we can follow-up with folks who don't checkout at the event | Collect guest information / Process payment as they leave for the evening | |||||||||||||||||||||||||
23 | Day of Event - POST - EVENT | Cleanup crew (4 - 5 / anyone willing to stay) | Sara Rosenbanad | Asha Kimball asha4mk@gmail.com | Joujou Nguyen, joujou@farminghope.org | Maggie Wefel, margaret.wefel@gmail.com (*Note: I will be landing at SFO at 5pm and coming straight to the event - I may be a little late, but hopefully not!) | Riley Johnson <riley.emerson.johnson@gmail.com> | 3 | Help clean up everything! | |||||||||||||||||||||||
24 | Food | Organize donation of compostable plates and silverware (1) | Joujou Nguyen, joujou@farminghope.org | Riley Johnson <riley.emerson.johnson@gmail.com> | July 18 | 2 | We have a donation connection, we just need you to help ask and pick up! Ideally we could get: 1,250 small plates. Forks, spoons, napkins. Cups for wine. | |||||||||||||||||||||||||
25 | Marketing | Design Farming Hope signs (1) | Pat Harrington, pat7@stanford.edu | July 29 | 1 | To hang on entryway, in venue, so people know where we are. Should say "Celebrating One Year Farming Hope!" | ||||||||||||||||||||||||||
26 | Marketing | Set up Feastly page for tickets (1) | Kevin Madrigal kevin@farminghope.org | June 14 | 2 | $35-$50 tickets | ||||||||||||||||||||||||||
27 | Marketing | Design invitation postcard to hand out at our Farmers' Market (1) | Jamie Stark jamie@farminghope.org | June 18 | 1 | |||||||||||||||||||||||||||
28 | Marketing | Design and print programs/menus (1) | Asha Kimball asha4mk@gmail.com | July 15 | 3 | About four pages, including our food vendors, photos, schedule of events, thank yous, donation levels, paddle number printed on back. We're printing one for each guest, 125 | ||||||||||||||||||||||||||
29 | Logistics | Shuttle driver from Here Collective to Impact Hub | Karen Walsh | Sara Rosenband | ||||||||||||||||||||||||||||
30 | Fundraising | Create and fill in carrot on poster as we fill up with donations | Sara Rosenband | |||||||||||||||||||||||||||||
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