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3 | When | What | Where | Who | Main Contact # | Items Needed | Location of Items | Items Arriving/Leaving With | |||||||||||||
4 | Pre-Ceremony | ||||||||||||||||||||
5 | 11:00 AM | hair & makeup | Getting Ready Room | Couple, Partner A's Sister | Makeup, headpiece | Getting Ready Room | Partner A's Sister / Partner A's Sister | ||||||||||||||
6 | 12:30 PM | stuff gets picked up from house | couple's house | Wedding Stage Manager/ DOC | Tissue paper poofs, cake knife, guestbook, etc. | Boxes 1, 2, 3 & 4 at Partner A's Parents' house | Wedding Stage Manager/DOC | ||||||||||||||
7 | 1:00 PM | venue opens | venue | Wedding Stage Manager/ DOC | |||||||||||||||||
8 | 1:15 PM | catering staff arrives | venue, inside | Caterer | |||||||||||||||||
9 | 1:30 AM | getting dressed | Getting Ready Room | Couple | Dress/Suit, Jewelry, Shoes, etc. | Partner B / Partner A and B will be wearing | |||||||||||||||
10 | 2:00 PM | sound system arrives/ is set up | venue, inside | DJ or Sound System Rental | |||||||||||||||||
11 | 2:30 PM | couple & photographer arrive for pre-ceremony pictures | venue, outside | Photog + couple | |||||||||||||||||
12 | 2:30 PM | florist arrives to set up flowers | venue, inside | florist | 4 bouquets, 3 boutonnieres, 15 centerpeices | Florist bringing to venue | Florist / Centerpieces leave with guests | ||||||||||||||
13 | 2:30 PM | alcohol arrives | venue, inside | partner A's brother | |||||||||||||||||
14 | 3:00 PM | family arrives for pictures | venue, outside | Photog Assistant | |||||||||||||||||
15 | 3:00 PM | cake delivered | venue, inside | bakery | |||||||||||||||||
16 | 3:00 PM | couple & family pictures | venue, outside | Photog, couple, family | |||||||||||||||||
17 | 3:30 PM | couple finishes pictures, goes inside | Getting Ready Room | couple | |||||||||||||||||
18 | Ceremony | ||||||||||||||||||||
19 | 3:45 PM | guests start to arrive | venue, outside | ushers | Programs | Box 2 at Partner B's Parents' house | Partner B's Parents / Leaving with guests | ||||||||||||||
20 | 4:00 PM | official start time on invites | venue, outside | ||||||||||||||||||
21 | 4:15 PM | processional | venue, outside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | |||||||||||||||||
22 | 4:35 PM | recessional | venue, outside | Rabbi | |||||||||||||||||
23 | Cocktail Hour | ||||||||||||||||||||
24 | 4:40 PM | alone time for couple | Getting Ready Room | couple | |||||||||||||||||
25 | 4:40 PM | cocktail hour starts | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC & Caterer | |||||||||||||||||
26 | 4:55 PM | couple post-wedding pictures | venue, outside | photog, couple | |||||||||||||||||
27 | 5:15 AM | couple joins cocktail party | venue, inside | Couple | |||||||||||||||||
28 | Reception | ||||||||||||||||||||
29 | 6:00 PM | guests seated for dinner | venue, inside | Caterer cues | |||||||||||||||||
30 | 6:10 PM | first guests to buffet | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | |||||||||||||||||
31 | 6:30 PM | last guests through buffet | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | |||||||||||||||||
32 | 6:30 PM | toasts - four total | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | |||||||||||||||||
33 | 7:10 PM | first dance | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | |||||||||||||||||
34 | 7:10 PM | dance party! | venue, inside | DJ | |||||||||||||||||
35 | 8:00 PM | cake cutting | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | Cake Knife | Box 1 at Partner B's Parents' house | Partner B's Parents / Partner B's Parents | ||||||||||||||
36 | 8:10 PM | Hora/ Ritual dances | venue, inside | DJ | |||||||||||||||||
37 | 8:10 PM | dance party! | venue, inside | DJ | |||||||||||||||||
38 | 9:40 PM | last call | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | |||||||||||||||||
39 | 9:50 PM | send off | venue, outside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | |||||||||||||||||
40 | 10:00 PM | Guests Out | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC cues | |||||||||||||||||
41 | Post-Reception | ||||||||||||||||||||
42 | 10:00 PM | caterer/ wedding stage manager/ DOC/ family start breakdown | venue, inside | Wedding Stage Manager/ DOC | |||||||||||||||||
43 | 10:20 PM | families leave with stuff they're taking | venue | Families | |||||||||||||||||
44 | 12:00 AM | breakdown done, everyone out | venue | Wedding Stage Manager/ DOC | |||||||||||||||||
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