Circular normativa

Indice

1. Normas generales

2. Adquisición y uso de software y hardware

3. Normas sobre la utilizacion de software y hardware

4. Mantenimiento de equipos

5. Seguridad de la información

6. Seguridad física de los equipos y del usuario.

1. Normas generales

La presente circular tiene como objetivo , estandarizar el uso y administración de las Computadoras segurar que Los recursos humanos y tecnológicos comprometidos en la obtención de la información, sean acordes con las Inversiones que la Compañía realiza.

1. Los usuarios de los Computadores serán responsables de cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos aquí expuestos.
2. Cuando haya necesidad de modificar, adicionar o suprimir las normas o procedimientos presentes, el Departamento de Sistemas remitirá al de Organización y Métodos el Proyecto, con el fin que este determine la concordancia de las nuevas normas y procedimientos, con los demás de la empresa, para no alterar el sentido y enviarlos a los usuarios.

• 2. Adquisicion y uso de software y hardware

•                    
•                         Software

• En términos generales se puede definir que el Software es un conjunto de programas para llevar a cabo un objetivo especifico y a su vez un programa es un conjunto de instrucciones que realizan una tarea para cumplir dicho objetivo. El software para Computadores se puede clasificar en los siguientes tipos:

• Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red.

• Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.
• Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema de nomina, sistema de Contabilidad, sistemas de Inventarios, etc.

•         Software Autorizado

• Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como aquellos paquetes de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisicion y con la Autorización legal del proveedor para su uso.

•         Hardware

• Hardware es la parte física, tanto interna como externa de un Computador. La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias.
• Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras,  tarjetas y modems para comunicaciones, elementos para backups en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.

• 3. Normas sobre la utilizacion de software y hardware

3. El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor.
4. El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas:

• 1.        Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el “Acta de entrega de equipos y/o software”.
• 2.        Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustraccion o daño intencional o utilizacion para fines distintos a las labores propias de la compañia, sera sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.
• 3.        El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.
• 4.        Periódicamente, el departamento de sistemas efectuara visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.
• 5.        Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificara o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
• 6.        El departamento de sistemas instalara el software en cada computador y entregara al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
• 7.        Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.
• 8.        El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.
• 9.        Los tramites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.
• 10.        La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el “Acta de Entrega de Equipos y/o Software”.
• 11.        Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
• 12.        Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.
• 13.        El departamento de sistemas actualizara el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado,  a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.

• 4. Mantenimiento de equipos

• Contrato De Mantenimiento

• 1.        Con el fin de garantizar un correcto funcionamiento de los equipos de computación (computadores, impresoras y cualquier dispositivo anexo) se debe contar con un contrato de mantenimiento tanto preventivo como correctivo con firmas especializada que presten de una manera rápida y efectiva este tipo de servicio o en su defecto por el departamento interno de servicios.
• 2.        El departamento de sistemas controlará y supervisará la garantía de los equipos y dispositivos existentes en todas las dependencias y el contrato de mantenimiento de estos.
• 3.        En el caso de existir un mantenimiento contratado debe cubrir, tanto en el tipo preventivo como en el correctivo, el reemplazo de piezas y/o tarjetas defectuosas y pierde validez cuando se comprueba que el usuario ha abierto el equipo o tratado de reparar por su cuenta el daño presentado. Se exceptúa de éste cubrimiento, las cabezas de impresión, cuyo costo debe ser asumido por la dependencia usuaria.
• 4.        El departamento de sistemas mantendrá una hoja de vida de cada equipo, que contemple las revisiones efectuadas, cambios de piezas y modificaciones realizadas y las estadísticas de su rendimiento.

• Solicitud De Mantenimiento

• 1.        El mantenimiento preventivo de equipos de cómputo se ajusta a un plan trazado por el departamento de sistemas y se realizara generalmente cada seis meses sin que se requiera de una solicitud previa del área, con el fin que esta pueda programar sus actividades y entregar los equipos para su mantenimiento.
• 2.        Para el mantenimiento correctivo, el usuario del computador deberá comunicarse con el departamento de sistemas, para informarle la falla presentada.
• 3.        Al Solicitar un servicio de mantenimiento el usuario debe tener presente los siguientes datos:

• a.        Dependencia que hace el reporte.
• b.        Modelo de la computadora, impresora o dispositivo.
• c.        Numero de serie.
• d.        Código de error o descripción del problema presentado.

• 5. Seguridad de la información

• Proteccion contra accesos no autorizados

• 1.        La información, como recurso valioso de una organización, esta expuesta a actos tantos intencionales como accidentales de violación de su confidencialidad, alteración, borrado y copia, por lo que se hace necesario que el usuario, propietario de esa información, adopte medidas de protección contra accesos no autorizados.
• 2.        Las siguientes pautas o recomendaciones, ofrecen la posibilidad de habilitar cierto grado de protección con los medios actualmente disponibles en la compañía.

• Clave de autorizacion de encendido

• 1.        Este es un recurso de protección disponible en todos los computadores, se habilita al momento de configurar el equipo y es una clave que será solicitada como primer paso de inicialización después de encendido el computador.
• 2.        Todo computador, será entregado por el departamento de sistemas con este medio de protección activado, previa autorización del usuario.
• 3.        Cuando se activa esta protección se debe tener presente las siguientes consideraciones:

• a.        No olvide su clave. Su desactivación puede gastar tiempo valioso durante el cual el computador no puede ser utilizado.
• b.        Dé a conocer la clave sólo a aquellas personas que realmente deben encender y hacer uso del equipo.
• c.        El sistema exigirá la modificación periódica de su clave.

• Copias y/o backups de respaldo

• 1.        Así como se protege la información contra accesos no autorizados y como complemento a las copias periódicas que cada usuario obtiene de su propia información, es también importante mantener en lugar seguro y externo al sitio de trabajo, copias actualizadas de la información VITAL de cada dependencia, con el fin de garantizar la oportuna recuperación de datos y programas en caso de perdidas o daños en el computador.
• 2.        Las siguientes pautas determinan una buena política de Backups aplicable en cada dependencia de la compañía.

• a.        Determine el grado de importancia de la información que amerite copias de seguridad.
• b.        Comunique al departamento de sistemas para que este elabore copias periódicas a través de la red.
• c.        Indique cuanto tiempo se debe conservar esta información.

• Proteccion contra “virus”

• 1.        El Virus por computadora puede definirse como un: “programa con capacidad de reproducir un error (infección) e insertarlo en las áreas de datos, de programas y en otras del mismo sistema y alterar su normal funcionamiento”. Estos, atacan destruyendo la integridad de la información contenida en los medios de almacenamiento magnético llegando incluso a dañar partes físicas de la maquina.

• 2.        Dentro de la infinidad de virus detectados en el mundo entero y fácilmente reproducidos pro el uso y copia de software “pirata”,  utilización de disquetes ya “infectados”, o Vía E-Mail. Podríamos destacar los siguientes: Viernes Trece, Abril Primero, Mixer 1, Alabama, Cien años, La Bestia, Miguel Angel, Stoned, Cerebro Pakistani, Mellisa,  buddylst.zip, a.i.d.s. Virus, the crew, open:verycool!:, Macros de Word.

• 3.        Los componentes que más comúnmente son afectados por los virus son los siguientes:

• a.        Las tablas de localización de archivos (FATS) que al modificarse ocasiona la perdida total del contenido del disco duro.
• b.        La asignación de discos, que al ser modificadas graba la información en el volumen equivocado.
• c.        Programas y archivos de datos que son removidos (borrados) del disco duro o del diskette.
• d.        Archivos de datos a los cuales se les altera su longitud y contenido.
• e.        Espacios libres de almacenamiento que se ven reducidos por la duplicación de programas y/o de archivos de datos.
• f.        Programas del sistema operacional residentes en memoria que son eliminados o modificados
• g.        Sectores del disco duro o de diskette que son declarados como defectuosos.
• h.        Partes lógicas de tarjetas inteligentes las cuales pueden verse afectadas en sus funciones preprogramadas.

• 4        Aunque existen tratamientos “vacunas”, lo primordial es prevenir el contagio mediante la adopción de una política de “sano” procesamiento que el usuario debe seguir:

• a.        Utilizar únicamente software original legalmente adquirido y autorizado e instalado por el departamento de sistemas.
• b.        No debe instalar en la computadora software “pirata” ni de “juegos”.
• c.        No debe instalar “vacunas” sin la autorización de sistemas. Estas aunque parezca irónico, pueden estar infectadas.
• d.        Estar atentos a los mensajes de alerta emitidos por el computador. El departamento de sistemas aplicará el detector de virus periódicamente.

• 6. Seguridad fisica de los equipos y del usuario.

5. El solo contar con buenos programas de mantenimiento preventivo de los equipos de computación, no garantizan totalmente su operación satisfactoria, ni eliminan los riesgos de desperfecto que como cualquier elemento electrónico puede presentar. Pero si este equipo cuenta además con los cuidados de instalación, limpieza, temperatura, humedad, eléctricos, se estará brindando un estado óptimo de trabajo con un mínimo de revisiones y reparaciones.
6. Las siguientes recomendaciones, acogidas por los usuarios de computadores, prolongarán la vida de los equipos:

1.        Ubique el equipo en un área donde no exista mucho movimiento de personal.

2.        No traslade la computadora sin la autorización y asesoría del departamento de sistemas.

3.        Instale el computador sobre escritorios o muebles estables o especialmente diseñados para ello.

4.        Ubique el equipo lejos de la luz del sol y de ventanas abiertas.

5.        La energía eléctrica debe ser regulada a 110 voltios y con polo a tierra. Asesórese debidamente para garantizar una buena toma eléctrica

6.        No conecte otros aparatos (Radios, maquinas de escribir, calculadoras, etc. ) en la misma toma del computador.

7.        Cada usuario, al momento de terminar las labores diarias, deberá apagar los equipos (Computadora , Impresoras, Escanners),

8.        Evite colocar encima o cerca de la computadora ganchos, clips, bebidas y comidas que se pueden caer accidentalmente dentro del equipo.

9.        No fume cerca del equipo, el alquitrán se adhiere a las piezas y circuitos internos del equipo.

10.        Mantenga libre de polvo las partes externas del computador y de las impresoras. Utilice un paño suave y seco. Jamas use agua y jabón. Solicite al técnico de mantenimiento una tarea total de limpieza de estos equipos.        

11.        Mantenga la pantalla y el teclado cubiertos con fundas plásticas cuando no haga uso de ellos por el tiempo considerable o si planea el aseo o reparaciones de las áreas aledañas al computador.

12.        Utilice en la impresora el ancho del papel adecuado. El contacto directo de la cabeza de impresión sobre el rodillo puede estropear ambas parte. (Usuarios con impresoras de matriz de punto)

13.        Esta prohibido destapar y tratar de arreglar los equipos por su cuenta. En todos los casos asesórese del departamento de sistemas o del encargado de esta operación.

14.        No preste los equipos o asegúrese que la persona que lo utilizara conoce su correcta operación.

15.        Todas las pantallas de los equipos deberán contar con filtros antirreflectivos, los cuales deben ser solicitados por cada usuario.

El Departamento de Recursos Humanos en conjunto con el Departamento de Organización y Métodos, deberán analizar, corregir y/o modificar la presente circular para ser enviada a todos los Jefes de Departamentos para que comience a regir como norma de la Compañía.