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Las  6 etapas de la negociación 

Paso 1: Conocerse

Negociar es como cualquier otra situación social con propósitos comerciales. Funciona mejor cuando las partes se dan tiempo para conocerse. Resulta útil evaluar a las personas que participan en las negociaciones antes que éstas comiencen. Los antecedentes individuales nos dan una guía excelente sobre el nivel de importancia que tiene cada cosa para cada uno, y el nivel de experiencia en el tema. Conforme se inicie el proceso, usted deberá observar, escuchar y aprender. Una regla de oro es que el inicio sea amistoso y tranquilo, pero que conserve su carácter comercial.

Paso 2: Expresar Metas y Objetivos:

La negociación surge después de una declaración general de las metas y objetivos de las partes interesadas. Tal vez en este momento no surjan temas específicos porque las partes interesadas solo están empezando a explorar las necesidades de la otra. La persona que habla primero de los asuntos a tratar.

La persona que hace la declaración inicial debe entonces esperar que la otra parte le de un feedback para enterarse de si tienen metas y objetivos similares. Si hay diferencias, este es el momento de enterarse de su existencia.

Por lo general, es buena idea que las afirmaciones iniciales sean positivas y agradables. No es el momento para ser hostiles o estar a la defensiva. Necesita una atmósfera de cooperación y confianza mutua.

Paso 3: Inicio del Proceso de Negociación

Algunas negociaciones son complejas y tienen muchos asuntos vinculados. Otras tal vez solo tengan algunos. Asimismo, la complejidad de los temas individuales para discutir puede variar mucho. Nadie puede predecir la dirección que tomaran las negociaciones a menos que ambas partes hayan expuesto estos puntos. Puede haber necesidades ocultas que no haya expuesto ninguna de las partes, pero estas surgirán conforme transcurran las negociaciones.

Un negociador hábil estudiará cuidadosamente los temas antes que empiecen las negociaciones para determinar dónde hay ventajas en lo que se refiere a deslindar o combinar los puntos a discutir.

Una vez que los negociadores han revisado los puntos a discutir, deben empezar a tratarlos uno por uno, las opiniones varían respecto de si se debe empezar por un tema muy importante o por uno de menor importancia. Algunos piensan que se debe iniciar la negociación con un tema sin importancia que tenga el potencial de una fácil solución, ya que esto establecerá un ambiente favorable para otros acuerdos. Otros consideran que empezar por un tema importante es lo mejor porque si no se le resuelve en forma satisfactoria, los otros perderán importancia.

Paso 4:  Expresiones de Desacuerdo y Conflicto

Una vez definidos los temas a discutir, es probable que haya desacuerdo y conflicto. Esto es natural y se debe espera. Los buenos negociadores nunca tratan de evitar esta fase porque se dan cuenta de que en este proceso de dar y recibir es donde se hacen los buenos tratos. El desacuerdo y el conflicto, manejados en forma adecuada, reunirán con el tiempo a los negociadores. Si se les maneja en forma inadecuada, aumentarán las diferencias. El conflicto denota diferentes puntos de vista y saca a relucir los verdaderos deseos y necesidades de los negociadores.

Al presentar los asuntos, la mayor parte de los negociadores explicará lo que quiere. Le corresponde al otro negociador saber lo que el quiere, o con que se conformará. Pocos negociadores obtendrán todo lo que quieren, incluso en una negociación con éxito. Los buenos negociadores se esforzarán por obtener tanto como puedan, aunque entenderán que tal vez sea necesario ceder y modificar las metas.

Este enfrentamiento puede producir tensión. Por lo tanto, resulta importante recordar que la solución de los conflictos en estas circunstancias no es una prueba de poder sino una oportunidad de revelar lo que la gente necesita. Si se le entiende bien, esto debe conducir hacia posibles áreas de acuerdo o áreas dónde ceder,

Paso 5: Reevaluación y Concesión

Por lo general, en cierto momento de la negociación una de las partes se desplazará hacia las concesiones. Las oraciones que pueden reflejar esto muchas veces empiezan de la siguiente manera: ¿Supongamos que?, cuando empiezan oraciones como esta, el otro negociador debe escuchar con mucha atención para detectar si se está ofreciendo un intento de concesión. Se deberá responder con igual cuidado. Un intento demasiado precipitado de lograr algo podría hacer que la otra parte se retirara porque el ambiente tal vez no parezca propicio para dar y recibir.

Paso 6: Acuerdo de Principio o Arreglo

Cuando se llegue a un acuerdo, será necesario confirmarlo. Es necesario decidir como se logrará el arreglo final, especialmente si se necesita una aprobación adicional. Casi siempre esto significa poner por escrito los términos acordados. Si es posible, se debe hacer esto mientras las partes están juntas, de manera que puedan estar de acuerdo con el lenguaje que usarán. Esto reducirá mas adelante el peligro de un malentendido.

Como el acuerdo es el objetivo último de cualquier negociación, es importante determinar el nivel de autoridad de la parte con la que está negociando al principio.

Ejemplo de cómo Negociar:

  1. Luly está interesada en comprar un refrigerador nuevo. Ha estudiado los anuncios de los periódicos y seleccionado una tienda de aparatos electrodomésticos que parece ofrecer buenos precios. Como ya ha trabajado en casas de crédito, sabe exactamente lo que quiere y tiene una clara idea de lo que ha de pagar. Al entrar en la tienda, se presenta un vendedor, aprende su nombre y le dice que le gustaría que alguna persona que conociera los refrigeradores le enseñe algunos modelos.
  2. Mientras el vendedor se ofrece para mostrarle los refrigeradores a Luly, ella comenta: "Espero poder encontrar un modelo que me guste a un buen precio. Me atrajo esta tienda porque ustedes parece que pueden obtener ganancias que, al mismo tiempo, le dan al cliente un buen producto. Considero que ambas cosas son importantes.
  3. El vendedor le responde a Luly preguntándole qué es lo que espera de un refrigerador: tamaño, accesorios y eficiencia de operación. También le pregunta entre que precios deberá estar. Luly expone sus necesidades y el vendedor le hace saber que casi todos los fabricantes que representa las satisfacen. Sin embargo, le dice que ha elegido algunas opciones que se hallan por encima de los precios que propuso. Luly responde: no veo porque debería suceder eso.
  4. Luly determina el modelo que desea y pregunta el precio. El vendedor dice 300.000. Hazle está sorprendida porque, según lo que ella entiende de los anuncios, no debería costar más de 250.000. y así lo expresa. El vendedor señala que este modelo en particular tiene dos características no incluidas en los modelos en oferta. Luly se da cuenta de esto pero sigue cuestionando el costo.
  5. Después de hablarlo un poco, Luly dice: "Sencillamente no puedo pagarle tanto. Buscaré en otro lugar. El vendedor sugiere un modelo más barato pero Luly se mantiene firme. Entonces el vendedor dice: ¡podría pagar  275.00 ? Hazle responde ¿275.000 ?, el vendedor añade incluyendo transporte e instalación, Luly responde: no puedo pasarme de 250.000.
  6. El vendedor responde a la oferta de 250.000. que hace Luly diciendo: no podría hacer eso pero se lo dejaré en 260.000. ALuLy responde: de acuerdo, si eso incluye envío e instalación puede hacerme mi nota.

Repaso:

Paso 1:

Planeo conocer a la parte con la que negociare. Mi objetivo será tener una interacción inicial amistosa, tranquila y en términos comerciales.

Paso 2:

Espero compartir mis metas y objetivos con la otra parte. Al mismo tiempo, espero enterarme de las metas y objetivos de la otra parte. Si es posible, que la atmósfera durante este paso sea de cooperación y confianza mutua

Paso 3:

Para iniciar el proceso surgirán temas específicos a tratar. Planeó estudiarlos todos antes que las negociaciones empiecen a determinar si me sería ventajoso delimitarlos o combinarlos. Una vez hecho esto, puedo tratarlos uno por uno.

Paso 4:

Una vez definidos los temas a tratar, es esencial expresar las áreas de desacuerdo o conflicto. Solamente cuando se haya hecho esto será posible resolver las diferencias de tal manera que resulte aceptable para ambas partes.

Paso 5:

La clave del éxito en cualquier negociación es el momento en que ambas partes evalúan de nuevo sus posiciones y determinan el nivel de concesión que les resulta aceptable. Durante este paso planeo recordar el principio de dar y recibir.

Paso 6:

El paso final se da cuando ambas partes confirman cualquier convenio que hayan tenido. Planeo asegurarme de que no haya después malentendidos poniendo por escrito los acuerdos y compartiéndolos con la otra

Las tácticas de Presión y las reglas de oro en la negociación:

 En toda negociación se presentan tácticas de presión y elementos críticos que debemos saber afrontar para alcanzar resultados favorables. Hay muchas tácticas de presión en cada negociación pero sólo dan resultado a corto plazo y se pueden volver rápidamente contra usted. El tiempo, la posición, la urgencia, el chantaje más o menos suave, la amenaza, la ocultación de la verdad o la manipulación siempre serán detectadas. Es mejor entablar una relación sincera, humana y de beneficio mutuo para obtener siempre el mayor beneficio de una negociación. Asimismo, la sensación excitante de triunfo no debe de existir en una negociación porque siempre supone la existencia de un sentimiento de humillación en la otra parte y esto es inaceptable siempre. Si cree que la otra parte no ve todas las posibilidades positivas para él, hágaselo ver con elegancia. La máxima de una negociación es que el éxito de la otra parte es nuestro éxito.

No obstante, algunas tácticas de presión son:

El desgaste: Supone aferrarse a la posición propia sin hacer ninguna concesión con el objetivo de agotar a la otra parte hasta que ceda. Se conoce también como la táctica de “La gran muralla”.

El ataque: Entendiendo por tal la intimidación, el rechazo de cualquier intento de la otra parte de apaciguar los ánimos. El objetivo real es el de amedrentar. No ofender ni humillar.

El receso: Que supone aplazar la negociación para ganar tiempo, analizar la situación de la negociación y romper al adversario.

El engaño: Con el objetivo de despistar o atraer a la otra parte para persuadirla en que ceda a nuestras pretensiones.

Otras también serían el ultimátum, la exigencia creciente, las presiones reclamando una autoridad superior, el hombre bueno, incomodar a la parte contraria eligiendo lugares que le hagan sentir infravalorado (en esta táctica incluimos la continua interrupción de la negociación con llamadas telefónicas…), jugar con el tiempo en beneficio propio alargando reuniones, por ejemplo, para agotar a la otra parte, el regateo de cada pequeño elemento, el cambio de ritmo, etc. En cualquier caso, como apuntaba anteriormente, si utiliza estas tácticas procure que la otra parte no lo perciba… ya que las relaciones personales pueden quedar deterioradas…

En relación a los elementos críticos, están la sinceridad, la honestidad, la humanidad y la humildad. Todos pretendemos ganar desde la posición de poder y, sin embargo, con frecuencia se gana desde la de debilidad. Debemos recordar que las partes con frecuencia abandonan las posiciones de dureza cuando ven debilidad y esto es una oportunidad de oro para el supuesto débil…Otro consejo pasaría por saber escuchar… Las posibilidades aumentan notablemente escuchando y preguntando antes que hablando compulsiva e innecesariamente… Y finalmente, no malgaste su tiempo si ve imposible alcanzar un acuerdo satisfactorio

En relación a las reglas de oro se aportan las siguientes:

Uno: Se debe negociar antes de cerrar el trato. Si uno acepta comprar un producto, después de haber pagado le dice al vendedor. ¿No me puede hacer un descuento? Obviamente ya sabemos la respuesta.

Dos: Debemos buscar el bien común, esto es, no ser intransigentes, porque generalmente debemos tener un afecto mayor por la parte opositora que por lo que se está negociando, y si no fuera así, debemos procurar ser lo más justos posibles.

Tres: Los métodos de negociación deben llevar a un acuerdo inteligente y justo para ambas partes.

Cuatro: Una negociación efectiva debe mejorar la relación entre las partes, esto es, que no debe haber resentimientos porque una persona sintió que la otra parte abusó de su posición.

Cinco: Una buena negociación debe ser perdurable, con esto nos referimos que las negociaciones deben cubrir y prever en su mayoría todos los nuevos puntos que van a aparecer en el futuro para llegar a un acuerdo si sucede la situación A o la situación B. No se debe esperar a que lleguen a haber nuevas situaciones para buscar nuevos acuerdos. Sin embargo hay muchas veces que no se pueden prever todas las situaciones futuras que se puedan llegar a presentar, entonces es mejor esperar a que sucedan y negociar de nuevo.

Seis: Debemos ver el bien común, es muy frecuente que en las negociaciones la gente asuma posturas y no quiera modificarlas aunque sean por el bien común porque implica un golpe a su ego el ceder.

Consideraciones finales

Tome muy en cuenta lo que se señala sobre el que la negociación, específicamente negociar posee las siguientes acepciones:

• Ajustar el traspaso, cesión o endoso de un vale, de un efecto o de una letra.

• Tratar y comerciar, comprando y vendiendo o cambiando géneros, mercancías o valores para aumentar el caudal.

• Tratar asuntos públicos o privados procurando su mejor logro.

• Tratar por la vía diplomática, de potencia a potencia, un asunto, como un tratado de alianza.

 

Negociación – posición – intereses posibilidades – alternativas.

El problema:  No hay que negociar con base a posiciones.

Sea que la negociación se refiera a un contrato, un desacuerdo familiar o un tratado de paz entre naciones, lo común es que las personas negocien sobre las posiciones. Es decir, cada lado asume una posición, argumentada en su favor y hace arreglos para llegar a un acuerdo. La discusión sobre posiciones produce acuerdos insensatos. Cuanto mayor atención se presta a las posiciones, menor atención se dedica a satisfacer los intereses y preocupaciones subyacentes de las partes. El acuerdo se hace mas difícil. Con frecuencia el resultado es un acuerdo poco satisfactorio para ambas partes. La discusión sobre posiciones es ineficiente.

En la negociación más usual, el método de las posiciones, se requieren muchas decisiones individuales a medida que cada negociador decide que ofrecer, que rechazar y cuanto conceder. En el mejor de los casos, la toma de decisiones es difícil y exige tiempo. Tácticas como las demoras, las amenazas de rompimiento, la inmovilidad y otras semejanzas, se tornan comunes. Todas aumentan el tiempo y el costo del acuerdo. La discusión sobre posiciones pone en peligro una relación. Porque se convierte en un enfrentamiento de voluntades. Con frecuencia surge la ira y el resentimiento a medida que una parte se ve obligada a ceder ante la rígida voluntad de la otra; mientras sus intereses se dejan de lado. La negociación basada en posiciones tensiona la relación entre las partes y a veces la destruye.

Cuando hay varias partes la negociación basada en posiciones es todavía peor.

Mientras mayor sea el numero de personas que participan en una negociación, mas graves son los inconvenientes de la negociación basada en posiciones. Por ejemplo : las naciones unidas con 150 países sin representantes.

Ser amables no es la solución. Es cuando uno sabe lo difícil que es negociar con base a posiciones, entonces busca entablar una relación con la otra parte; para que haga más pasadera la relación.

Existe una alternativa: Si la negociación basada en posiciones no nos convence existe otro tipo de negociación, es un método diseñado eficientemente para producir resultados en forma amistosa y eficientemente.

NEGOCIACION BASADA EN PRINCIPIOS.

Existe 4 puntos que definen este método que se utiliza en cualquier circunstancia :

Este periodo puede dividirse en tres etapas:

ANALISIS: se debe buscar información, organizarla y reflexionar sobre ella. También se puede buscar las opciones ya propuestas y los criterios ya sugeridos como base para un acuerdo.

PLANEACION: se busca generar ideas y decir lo que debe hacerse. Se deben replantear las siguientes preguntas: ¿Cómo piensa manejar el problema? ¿Cuáles son los intereses más importantes? ¿Cuáles son los objetivos más realistas?

DISCUCION: se debe entender los intereses de las partes para buscar opciones mutuamente ventajosas.

Conclusión: este método busca concentrarse en los intereses básicos y en opciones mutuamente satisfactorias y en criterios justos. Debido a que esto produce un acuerdo PRUDENTE.

Analizamos cada uno de los puntos de este método:

SEPARAR A LAS PERSONAS DEL PROBLEMA

Este aspecto humano puede ser de gran ayuda o puede ser desastroso.

Se debe construir confianza, comprensión, respeto y amistad para que la negociación sea mas fácil y eficiente.

Las personas se enojan, se deprimen, sufren temores, se frustran y se ofenden.

Ven el mundo desde un punto de vista personal.

No interpretan lo que uno dice en la forma que uno quiere y no quieren decir lo que la otra parte entiende.

Existen malentendidos que llevan a que una negociación fracase.

Desde el principio hasta el final uno no debe dejar de preguntarse si le está dando suficiente importancia a la persona.

Por ejemplo: la cocina es un desastre existen varias maneras de decir esto.

PERCEPCION

Comprender el punto de vista de ellos no es lo mismo que estar de acuerdo.

 

EMOCION

Al liberarse de esas emociones las personas estarán más dispuestas a trabajar en la solución del problema.

COMUNICACIÓN

En la comunicación existen 3 problemas:

1. los negociadores no se dirigen a los otros para ser comprendidos, sino para impresionar a los otros.

2. aunque se hable en forma concisa, directa y clara, es posible que la otra parte no nos este escuchando.

3. Malentendidos: lo que uno dice puede ser mal interpretado por otros. Esto sucede a veces cuando se hablan diferentes idiomas.

CONCENTRECE EN LOS INTERESES, NO EN LAS POSICIONES

INVENTE OPCIONES DE MUTUO BENEFICIO

DIAGNOSTICO: es muy valioso tener muchas opciones, pero solo unos pocos se dan cuenta de esta necesidad.

En la mayoría de las negociaciones hay 4 obstáculos que impiden la invención de ideas:

2. BUSQUEDA DE UNA SOLA RESPUESTA: esto lleva a una terminación prematura. Si desde el principio se busca la única respuesta mejor, es probable que se esté evitando un proceso de toma de decisiones más prudente, en el cual se selecciona entre un gran número de ideas.

3. SUPUESTO DEL PASTEL DE TAMAÑO FIJO: cada parte siente que la situación es todo o nada.

4. CREENCIA DE QUE LA SOLUCION DEL PROBLEMA DE ELLOS ES PROBLEMA DE ELLOS: esto se debe a que cada parte se preocupa solamente por sus propios intereses.

REMEDIO: Para inventar opciones creativas se necesita:

1. BUSCAR EL MAYOR NUMERO POSIBLE DE ELLAS.

2. AMPLIAR LAS OPCIONES :n las partes pueden pensar que en que buscan una sola idea. La clave para una decisión prudente es seleccionar entre una gran cantidad de opciones.

3. BUSQUE EL BENEFICIO MUTUO :

Por ejemplo: Juan no puede comer sin grasa, su esposa no puede comer con grasa, y así dejaron los platos limpios.

4. HAGA QUE SEA FACIL PARA ELLOS DECIDIR: el éxito depende de que la otra parte tome la decisión que uno desea.

INSISTA EN QUE LOS CRITERIOS SEAN OBJETIVOS

Conclusión: a pesar de todo nunca se sabe quién ganará.

Actividad Grupal:

Complete cada una de las siguientes afirmaciones con la opción más adecuada.

  1. Al negociar, es bueno:
    1. Darse un poco de tiempo para conocer a la otra parte.
    2. Ir directa e inmediatamente al grado.
  2. El paso 2 de la negociación le da a las partes:
    1. La oportunidad de desafiar la posición de la otra.
    2. Una oportunidad para expresar sus objetivos.
  3. Ceder en una negociación:
    1. Es señal de debilidad.
    2. Puede ser necesario para obtener lo que uno necesita.
  4. A veces, en el momento de aclarar los temas a tratar:
    1. Se hace evidente que las diferencias son irreconciliables.
    2. Se hace evidente que algunos puntos están muy relacionados con otros.
  5. Cuando hay conflictos en una negociación, usted debe:
    1. Esforzarse por llegar a una solución constructiva.
    2. Pasar a un tema menos controvertido.