CONFERÊNCIAS & REUNIÕES DE GRUPO
O gerenciamento de um evento de grupo abrange desde pequenas reuniões, treinamentos, seminários a conferências de grande escala. Ao organizar um evento, pense na possibilidade de reunir negócios com o lazer em família ou para o próprio funcionário da empresa no hotel em que a reunião ou conferência será realizada. Muitos eventos em hotéis implicam em hospedagem de final de semana ou mais dias, exigindo do operador do evento conhecimentos que possibilitem a integração de negócios com lazer. O planejamento de um evento é baseado em 5 pontos.
O serviço começa com a escolha do local ideal (aeroporto ou hotel) de acordo com a cidade de partida dos membros da reunião, o tempo de viagem, o custo da viagem até o local, e o transporte terrestre feito por aluguel de carro, shuttles ou traslados do aeroporto ao hotel.
Considere também o tamanho do grupo. Dependendo do número de pessoas poderá não haver quartos disponíveis para acomodar todos os hóspedes, obrigando o operador do grupo a hospedá-los em outro hotel, ou em diferentes categorias de quarto no mesmo hotel ou em dois ou mais hotéis próximos do hotel onde o evento será realizado.
A opção de realizar uma reunião em uma sala de conferência no aeroporto possibilita a facilidade de dispensar uma reserva de quarto em um hotel para passar a noite. O grupo poderá voar ao encontro de uma reunião marcada com um cliente, fechar o negócio e retornar para casa ainda em tempo para o jantar.
Entretanto, cada reunião é única com necessidades diferentes uma das outras e que acabam exigindo sua realização em um hotel específico. Neste caso, os conceitos que devem ser analisados neste tópico para a aceitação da venda pelo cliente, são:
O tipo de hotel que melhor se adequará as necessidades da reunião: um hotel no aeroporto, um hotel de convenção e reunião, resort ou centro de conferência.
O tipo e número de quartos necessários: singles, doubles, triples, suítes, quartos equipados com acesso à internet ou para hóspedes deficientes.
As facilidades disponibilizadas no hotel, como: restaurantes, cassino, campo de golfe, localidade próxima ao parque de entretenimento, sauna ou opções de recreação.
O programa de fidelidade da rede hoteleira: certas redes hoteleiras oferecem recompensas a seus hóspedes que se registraram em seus programas de fidelidade. Tais vantagens incluem: acúmulo de pontos pela acomodação no hotel e milhas com a cia aérea simultaneamente e também bônus extras em promoções de premiações freqüentes.
A configuração da sala de reunião tem um impacto direto na mensagem transmitida. A configuração de sala ideal pode melhorar os objetivos de cada sessão e aumentar a experiência de aprendizado dos participantes. Alguns exemplos de configuração de sala são:
Conference e Hollow Square: apropriadas para discussões interativas e sessões de anotações para menos de 25 pessoas.
E-shape, U-shape e T-shape: apropriadas para grupos com menos de 40 pessoas. É ideal para a interação com um líder sentado na cabeceira da configuração da mesa. O uso de equipamentos audiovisuais são geralmente aplicados na parte aberta do final dos assentos.
Ovals e rounds: são mesas geralmente usadas para refeições, buffets e sessões envolvendo pequenos grupos de discussão e outros tipos de celebrações.
Reception: poucas mesas e cadeiras são disponibilizadas. É geralmente usada para exibições, casamentos e festa de salão onde garçons servem os convidados com bebidas e aperitivos.
Theater: apropriada para grandes sessões e curtos discursos que não requerem anotações extensas. Esta é uma configuração bastante conveniente para ser usada antes do início de debates ou em dinâmica de grupo porque as cadeiras podem ser removíveis.
Schoolroom ou classroom: é a configuração mais desejada para treinamentos de média a longa duração. Necessita de uma sala relativamente grande. As mesas fornecem aos alunos espaço suficiente para por os materiais de apoio e fazerem anotações.
Após a escolha da configuração desejada, deve-se atentar quanto:
A planta da sala de reunião: salas de reuniões apresentam-se em formas e tamanhos diferentes. Por esta razão, envie um email com a planta da sala de reunião com informação sobre suas dimensões, a altura do teto e se existe alguma obstrução, como colunas ou palco com nível baixo, que venham a obstruir apresentações audiovisuais.
O espaço de sala ideal: “Qual o metro quadrado por pessoa ideal para um tipo de configuração desejada?” Dependendo da escolha, uma sala 7m31cm X 10m36cm comporta dentro destas configurações: 30 pessoas – classroom, 45 pessoas – theater, 22 pessoas – U-shape, 50 pessoas – reception, 34 pessoas – conference e 20 pessoas – H-square.
O tamanho da mesa: “Qual o tamanho da mesa desejável para acomodar 10 pessoas confortavelmente?” Uma mesa redonda com 1m82cm de raio comporta 10 pessoas confortavelmente durante um banquete. Logo, se a celebração ou a reunião acontecer em uma sala 7m31cm X 10m36cm, o número de capacidade total da sala será de 50 pessoas acomodadas em volta de 5 mesas em grupo de 10 pessoas.
O mobiliário específico: alguns eventos como casamento ou eventos políticos necessitam de púpito ou bancada.
A marcação de assentos de acordo com a posição na mesa ou o número da cadeira: certas reuniões e conferências necessitam que alguns participantes tenham seus lugares especificados por cartões com seus nomes escritos.
A informação sobre a sala de reunião: algumas delas são separadas de outras salas por corredores e portas, outras têm paredes sólidas, divisórias ou paredes removíveis (sanfonadas). Esta informação é útil para evitar interferências de barulhos externos.
A decoração da sala: alguns eventos necessitam uma decoração particular com balões, bandeiras, cortinas, etc.
A taxa de serviço (gorjeta) já está incluída em qualquer conferência ou reunião assim como o café, chá e água. Entretanto, pode-se superar as expectativas do cliente providenciando certos detalhes adicionais, como:
Recepção com drinks de boas-vindas.
Programação de alguns aperitivos para serem servidos dentro ou fora da sala de evento ou durante o intervalo.
Valorização da economia de custos e tempo para pequenos grupos comerem em mesas privativas do restaurante se a reunião ou conferência precisar de um intervalo para o almoço ou o jantar.
Recomendação de um buffet que oferece uma variedade de serviços muito mais rápida com apenas um garçom por mesa se for o caso de uma conferência para uma sessão de trabalho ou evento social com um grupo pequeno.
Estes serviços são fornecidos pelos próprios hotéis ou por empresas prestadoras de serviços. Algumas redes hoteleiras cotam o preço por serviços solicitados (Marriott International), outras disponibilizam um pacote de evento com tudo incluído (Rede Hilton) e algumas fornecem a cotação sobre consulta (Club Med) porque o serviço é terceirizado.
Qualquer reunião ou conferência exige o mínimo de equipamentos necessários para a sua realização. O conhecimento destes equipamentos assegura ao agente de viagens a mostrar seu conhecimento ao cliente, transmitindo-o então segurança e confiança na organização do evento corporativo ou social. Os serviços básicos são:
Centro de negócios oferecendo serviços de secretariado, fax, copiadora e impressoras
Estações de trabalho
Internet de alta-velocidade com e sem fios
Projetores de slides, retro-projetores e flipcharts
Telefones dentro das salas de reunião
TV, VCR e quadros de apresentação
Com o aumento das ameaças terroristas e do preço das passagens aéreas, surgiu o incremento das vídeo e áudio conferências que requerem do hotel uma maior sofisticação e modernidade quanto ao oferecimento destes serviços...
Vendas Nos Bastidores Do Turismo
(www.BASTIDORESdoTURISMO.blogspot.com)