УДК 004.383.3

Огляд питань планування процесу переведення
документів у цифрову форму

Сьюзен Бенц,

науковець-стажист

Програми Фулбрайта в Україні

Сьюзен Бенц — незалежний науковець-стажист Про-грами Фулбрайта в Україні, читає лекції на тему цифрових бібліотек з орієнтацією на питання оцифрування. До приїз­ду в Україну Сьюзен була менеджером з інформаційного наповнення веб-сайтів та цифрових зібрань у Бруклінській публічній бібліотеці США. Вона також працювала у складі робочої групи в Центрі оцифрування міста Геттінген (Німеччина) як менеджер проекту Національної цифрової бібліотеки в спільному проекті Нью-Йоркського університету та Бібліотеки Конгресу, що здійснювався на базі Нью-Йоркського історичного товариства. Сьюзен Бенц входила до складу численних комісій з питань оцифрування, консультатив­них комітетів, виступала з лекціями і має опубліковані статті на тему переведення документів у цифрову форму. Ступінь магістра бібліотечних та інформаційних наук отри­мала в Університеті штату Меріленд (США) в 1998 році.

Пропонуємо увазі читачів підготовлену нею статтю для "Вісника Книжкової палати".

Вступ

Почувши слово оцифрування, багато бібліотекарів одразу уявляють собі фактичний процес переведення видань з фізичного стану у цифровий. Менш привабливим, але більш вагомим є детальне планування процесу переведення в цифрову форму.

Ця стаття — стислий огляд думок та практичних кро­ків, які необхідно робити на попередній стадії планування процесу оцифрування. Деякі з аспектів, які я описую, по-дібні до тих, які здійснювалися в інших бібліотечних проек­тах; проте багато з них є унікальними. Тому не буде пе­ребільшенням сказати, що процес планування розглядається як найцінніший і найбільш критичний етап оцифрування.

В Інтернеті можна знайти багато веб-сторінок, на яких процес планування описано досить детально. Веб-посилання на ці та інші ресурси, згадані в цій статті, наведено в кінці публікації. На жаль, ці веб-сайти зараз не доступні українсь­кою мовою.

Адміністративні питання

Спочатку необхідно вирішити загальні адміністративні питання, що сприятиме більш якісному розробленні вашого проектного плану.

По-перше, чого ви хочете досягти?

О

© Бенц С., 2008

бміркуйте ці питання всебічно. Наприклад, можливо, ви хотіли б привернути увагу до зібрань, які недостатньо використовуються. Можливо, ви не маєте на увазі якісь кон­кретні зібрання, але ви хотіли б закласти основу на май­бутнє. Або, ймовірно, ви хочете перевести у цифрову форму документи, які швидко псуються.

По-друге, ким є ваша цільова аудиторія?

Важливо визначити групу(-и) людей, на яких це роз­раховано. Наприклад, у вашій цільовій аудиторії можуть бути учні, вчителі, історики, заочники (післядипломна осві­та), дослідники або вчені, представники ділових кіл, дизай­нери тощо. Обрана вами аудиторія має відповідати вашому рішенню щодо тематики, яку треба вибрати завчасно, і пе­редбачити способи, завдяки яким документи стануть доступ­ними для цієї групи людей. Так, якщо ви обслуговуєте дітей, вам потрібно вибрати зовсім інші документи, ніж ті, які пе­редбачені для науковців. Також, якщо ви плануєте зробити їх доступними через Інтернет, ваш веб-інтерфейс потрібно розробити з урахуванням особливостей визначеної аудиторії.

По-третє, які виникають потреби?

Проекти переведення документів у цифрову форму мо­жуть бути дорогі й довготривалі. Важливо обґрунтувати обраний вами проект. Для цього потрібно висунути різні припущення. Після визначення цільової аудиторії доціль­но було б зустрітися з представниками групи споживачів, на яких розраховані інформаційні джерела, які ви збираєтесь оцифрувати і вислухати їхні побажання. Наприклад, якщо ви вважаєте, що є документи, які можуть зацікавити вчи­телів, можна запитати їх, чи можна використати ці цифрові матеріали на уроках у класі.

По-четверте, хто може бути зацікавленою стороною?

Важливо визначити осіб, групи або організації, яких зацікавила б реалізація проекту. Ними можуть бути не тіль­ки ваша цільова аудиторія, а й співробітники вашої бібліо­теки або інші, хто дав би пораду або допоміг у подальшому використанні документів, які ви робите доступними у цифровій формі. Ними можуть бути також інші установи, які використовуватимуть ваші цифрові документи; ймовір­но, вони виявлять бажання допомогти вам у деяких питаннях.

По-п’яте, які переваги оцифрування?

Ви переводите документи у цифрову форму для роз­ширення доступу до них, або для збереження їх упродовж тривалішого терміну, або й те й те. Майте на увазі, що оцифрування — це не спосіб збереження інформаційного джерела як такого, а можливість обмежити використання оригіналу. Перетворення в цифрову форму документів також не гарантує тривалого доступу. Візьміть до уваги, що кінець-кінцем технічні засоби і програмне забезпечення мо­жуть застаріти, а цифрові файли зіпсуватися. Оцифровані інформаційні джерела через певний час необхідно онов­лювати.

По-шосте, яких співробітників і які підрозділи потріб­но залучати?

Варто пам’ятати, що реалізація цього проекту може вплинути на інші підрозділи вашої установи. Детальніше проблема комплектування штату працівників обговорюється в цій статті далі.

По-сьоме, чи маєте ви організаційну підтримку?

Для того, щоб успішно завершити та підтримувати результат ваших зусиль, важливо мати підтримку ке­рівництва вашої установи. Гарний шлях гарантування підтримки — довести, що проект сприяє планам, меті та завданням установи.

Процес відбору

При відборі матеріалів існує багато змінних критеріїв, які необхідно взяти до уваги. Як правило, обмежена кількість і цінність інформаційних джерел визначають їхню цікавість для споживачів. Предмети можуть бути цінними з точки зору інформації, яку вони містять, або матеріальної цінності. Крім визначення цінності предметів, варто приділити увагу матеріалам, які:

• належним чином відбивають характер зібрання або напрям діяльності установи;

• представляють великий інтерес для вашої групи користувачів (цільової аудиторії або аудиторій);

• до них складно отримати доступ через їхній ни­нішній фізичний стан, що робить їх доступнішими в електрон­ній формі.

Водночас важливо врахувати можливість пошкоджен­ня матеріалів під час процесу переведення в цифрову форму. Вони можуть бути ушкоджені, якщо з ними поводитися не належним чином під час оцифрування, або якщо вони уже перебувають у критичному стані і, можливо, їх не потрібно піддавати фізичному впливу.

Упродовж процесу оцифрування слід також брати до уваги авторські права і питання інтелектуальної власності. Навіть якщо ваша установа є власником фізичних документів для створення бажаної бази даних, вона не завжди має права на поширення цифрових копій у мережі для споживачів. Ін­шими словами, фізична власність — це не те саме, що інте­лектуальна, бо ж може з’явитися особа або установа, що мають більші права щодо інтелектуальної власності. На­приклад, якщо документ — це фотографія, чи потрібно вам мати дозвіл фотографа на його розміщення в мережі? Якщо фотограф мертвий, то він міг передати права на цей знімок спадкоємцю. Коли ж інформаційне джерело раніше публіку­валось, чи не володіє видавець зараз авторським правом? Ці та подібні до них питання необхідно вирішити ще до початку відбору документів, які планується оцифрувати і розповсюдити в мережі.

Комплектування штату співробітників

Головне запитання: Хто збирається виконувати ро­боту? Важливо, щоб одна особа контролювала всі аспекти втілення проекту. Її, як правило, вважають керівником проекту. Залежно від його контексту і складності, ця посада може бути штатною, або працівник виконує обов’язки за су­місництвом. Насамперед необхідно, щоб він розумівся на порядку функціонування бібліотек та/або архівів і міг працювати у складі команди. Якщо керівник проекту ще не знає стандартів переведення в цифрову форму, йому з ними потрібно ознайомитися на початковій стадії втілення проекту. Ідеальний кандидат на цю посаду також має бути обізнаним із використанням баз даних, роботою з про­грамами редагування зображень, інформації, що супровод­жує програмний документ, пошукових систем і розумітися на технології веб-розробок. Керівнику проекту необхідно мати розвинені навички як письмового, так й усного спілкування, оскільки він відповідатиме за підтримання ділових контактів з багатьма різними групами як у са­мій установі, так і за її межами. Наприклад, керівник проекту може відповідати за регулярне проведення засідань коор-динаційних груп. Залежно від контексту і проектного плану, є декілька інших потенційних потреб щодо комплектування штату, як, наприклад, каталогізатори мета-даних; фотогра­фи; фахівці сканування; фахівці перевірки якості (ними мо-жуть бути і фахівці сканування); архіваріуси; оцифрувальни­ки, куратори або інші оцінювачі вихідного документа; про­грамісти та/або експерти бази даних; веб-дизайнери і роз­робники; адміністратори мережі; координатори допоміжних програм; маркетингові координатори.

Здійснення роботи власними силами або залучення­ виконавця зі сторони

Одним з найважливіших питань, яке необхідно вирі­шити, є залучення для виконання частини наміченої роботи фахівців зі сторони чи відмовлення від їхніх послуг. І спра­ва не тільки в тому, який шлях ефективніший, а й у тому, що забезпечить кращий результат.

Стан та характер документів визначає, яке устаткуван­ня необхідне для реалізації проекту. Наприклад, планшет­ний сканер може використовуватися з пласкими документа­ми: фотографіями або листівками, а сканер для книжок необхідний для отримання зображення бібліографічних ра­ритетів. Придбання книжкового сканера — це не тільки інвестиція в устаткування, а й сприяння підвищенню рівня навчання персоналу, оскільки він необхідний для співробіт­ників та дає їм змогу зрозуміти принцип дії цих технічних засобів і програмного забезпечення. Зважаючи на ширший діапазон вартості й складності устаткування, у деяких випад­ках вигідніше придбати його, а в інших — ефективніше ско­ристатися послугами професіоналів (наприклад, фотогра­фів). Створення мета-даних можна також доручити фахівцям зі сторони, які спеціалізуються на бібліотечних послугах.

Щоб прийняти правильне рішення, варто враховувати також питання:

• чи має сенс довірити здійснення частини проекту виконавцям зі сторони? Наприклад, це може сто­суватися не тільки оцифрування зображень, а й створення мета-даних або розміщення матеріалів у мережі через мережевий портал;

• чи це разовий проект, чи — довгострокова програ­ма? Чи варто вважати придбання устаткування як інвестицію?

• чи є які-небудь установчі обмеження, які вима-гають, щоб робота виконувалась на місці?

• чи проводиться власна експертиза? Навчання пер­соналу також потребує додаткових витрат;

• чи здійснюється власна технічна підтримка стану устаткування?

• скільки документів буде переведено в цифрову форму? Від їхньої кількості залежить, що ефектив­ніше — використання власних сил чи запрошення фахівців зі сторони.

Розміщення і зберігання оцифрованих матеріалів

При плануванні важливо визначити, яким чином об’єкти зберігатимуться, і яким чином до них матимуть до­ступ бібліотечні працівники. Вимоги до програмного та апа-ратного забезпечення дуже відрізняються, що відповідно впливає на реалізацію й фінансування проекту.

Є цілий ряд комерційних і відкритих програмних про­дуктів, доступних для створення та розповсюдження циф­рових бібліотечних баз даних. Один з найвідоміших від­критих продуктів має назву "Грінстоун" (Greenstone). Він полегшує переведення цифрових бібліотечних фондів на компакт-диски (CD) або до Інтернету. Програмне забезпе­чення може завантажуватися безоплатно з веб-сайту "Грін-стоун" і популярне завдяки тому, що всі інтерфейси і доку­ментація, включаючи інструкції допомоги, доступні англійсь­кою, французькою, іспанською, російською і казахською, а також іншими мовами, зокрема й українською. Хоча доку­ментація українською мовою поки що в процесі розроб­лення. Відомими комерційними продуктами є ContentDM™ і Luna Insight™ тощо. Програмісти і фахівці баз даних дея­ких установ розробляють свої власні системи. Прикладом великої і потужної локальної системи є цифрова галерея Публічної бібліотеки Нью-Йорка.

Відпрацювання графіка робіт

Проект переведення документів у цифрову форму увіб­рав декілька технологічних процесів, які виконуються одно­часно. На етапі планування корисно продумати всі можливі кроки і ввести їх до схеми технологічних процесів.

При плануванні графіка робіт важливо визначити спе­цифічні й реальні цілі. Одним з кращих способів передба-чити тривалість виконання завдання є створення найтипові­шого зразка документів, що підлягають оцифруванню. Його необхідно витримати упродовж усього технологічного про­цесу. Такий підхід дасть змогу з’ясувати, може чи не може це бути прийнятним для вашої установи. Також важливо визначити часовий вимір короткострокових цілей, що дасть змогу оцінити, чи на правильному шляху знаходиться проект. Наприклад, можна встановити кількість сторінок, які планується оцифрувати до певної дати. Вам необхідно обговорити ці завдання з виконавцем зі сторони, якщо такий є, щодо будь-яких аспектів реалізації вашого проекту. І не бійтеся регулярно переглядати визначені завдання. З часом вони можуть змінюватися, оскільки встановлювались на підставі ваших припущень, зроблених на етапі процесу пла­нування.

А ось і самі етапи, які потенційно можуть бути частиною реалі­зації проекту оцифрування:

• процес відбору;

• оцінка потреб користувачів;

• складання заявок на надання грантів;

• з’ясування питань щодо авторських прав;

• побудова інфраструктури;

• придбання технічних засобів та/або програмного забезпечення;

• метадані;

• перевірка якості;

• оцифрування;

• розмітка тексту в XML;

• доставка і супроводження матеріалів;

• управління файлами;

• редагування і зміни цифрового вмісту;

• похідне створення зображень для розповсюдження в мережі;

• веб-інтерфейс та/або дизайн системи розповсюд­ження;

• перевірка працездатності;

• планування сталого розвитку (планування трива­лого зберігання);

• охоплення і межі розповсюдження проекту;

• оцінка проекту та визначення стандартів, які дадуть можливість оцінити, наскільки успішним буде проект оцифрування.

Створення проектного бюджету

Аналогічно до розроблення графіка робіт, одним з кра­щих способів спрогнозувати витрати на реалізацію вашого проекту є створення типового зразка документів, які пла­нується оцифровувати, і дотримання його упродовж повного технологічного процесу. Це дасть змогу визначити, чи є обраний підхід можливим для вашої установи. Слід завжди ретельно слідкувати, чи збігаються намічені витрати зі встановленим графіком робіт.

Масштаб проекту, стан та характер документів (крихкі, з палітуркою чи без) та їхній тип мають велике значення для визначення вартості проекту. Крім того, є інші фактори, на-приклад, якість відібраних зобра­жень (чіткість і контраст­ність) та рівень її перевірки. Чим якісніше зображення, тим більшим є розмір файлу. Варто врахувати, що необхідний обсяг пам’яті та час обробки зображень залежить від розмі­ру файлу.

Як відзначалося раніше, дуже важливо заздалегідь виз-начити, яку частину роботи виконуватимуть фахівці зі сто­рони, а яку — персонал вашого закладу. Фахівці, котрі на­дають вам послуги, мають визначити їхню кошторисну вартість. Оплата роботи персоналу установи вважається непрямими постійними витратами, які повинні увійти до ва­шого бюджету. Якщо ж передбачається залучення до роботи працівників бібліотеки, це може вимагати їхньої спеціальної підготовки, що є додатковою потенційною витратою.

Список потенційних витрат:

• послуги з оцифрування;

• робочий час персоналу проекту;

• матеріальне заохочення персоналу;

• його навчання;

• витрати на найманих фахівців (оголошення про при­йом на роботу, переїзд);

• технічні засоби і робочі станції;

• програмне забезпечення;

• матеріали, забезпечення та устаткування;

• подача інформації та/або веб-дизайн;

• маркетинг і популяризація (брошури тощо);

• пересилання;

• оплата підтримки (програмне забезпечення);

• оплата хостінгу (розміщення веб-сайту);

• оплата праці консультантів зі сторони та проведен­ня з ними засідань і консультацій;

• поїздки до організації-виконавця, проведення засі­дань, конференцій з її фахівцями.

Висновок

Ця стаття є стислим підсумком кроків, які необхідно зробити на попередній стадії планування проекту перетво­рення документів у цифрову форму. Вона не стосується ви­рішення технічних проблем, що супроводжують процес оцифрування. Кращі методи і документацію технічних стан­дартів можна безоплатно отримати на сайтах таких установ, як, наприклад, Бібліотека Конгресу США, Адміністрація Національного Архіву США, Американська національна організація з питань інформації і стандартів тощо.

Бібліотекарі, архіваріуси та інші фахівці сфери культу­ри, які залучені до процесу оцифрування, мають приділити значну увагу плануванню. Одночасно корисно було б пе­реглянути та оцінити попередні проекти, подібні в мате­ріальному контексті і за обсягом до запропонованого проек­ту. Декілька установ документували власні проекти та пропонують цю інформацію в мережі. Детальніше інформацію про переведення документів у цифрову форму ви можете отримати за такими електронними адресами: Партнерська програма перетворення в цифрову форму, Цифровий Комплект Інструментів http://www.cdpheritage.
org/digital/index.html; Рада з питань бібліотечних і інформаційних ресурсів, Відбір матеріалів для оцифру­вання, "Матриця ухвалення рішення". http://www.clir.org/
pubs/reports/hazen/matrix.html; Цифрове бібліотечне програм­не забезпечення "Грінстоун" http://www.greenstone.org/; Євро­пейська бібліотека http://www.theeuropeanlibrary.org/portal/
index.html; Бібліотека Конгресу США, Створення цифрових зіб­рань: Стислий технічний огляд http://memory.loc.gov/
ammem/about/techIn.html; "Основні вимоги щодо створення якісних цифрових колекцій". http://www.niso.org/framework/
framework2.html Національна Організація Інформації і Стандартів, 2-ге видання, 2004; Публічна Бібліотека Нью-Йорка, Цифрова Галерея http://www.nypl.org/digital/; Ситтс, видавництво "Максін", Довідник для Цифрових Проектів: Інструмент Управління для зберігання і доступу. 1-ше вид. Андовер, штат Масачусетс: Північно-Східний Центр (NEDCC) зберігання документів, 2000; Технічно-консультативна служба з питань зображень (TASI) http://www.tasi.ac.uk/; Університет Парк Коледж, Меріленд, Офіс цифрових ко­лекцій і досліджень, Кращі практичні поради для цифрових колекцій в Університеті Меріленд http://www.lib.umd.edu/
dcr/publications/best_practice.pdf; Національні Архіви США і Адміністрація архівів, Технічна інформація http://www.archives.
gov/preservation/technical/; Консорціум Бібліотеки Дослідження Вашингтона, Порадник Центру оцифрування матеріалів http://www.wrlc.org/diglib/dcpc/Services/documents/dcpcguidebook.pdf