Inleiding
Google bevat naast een aantal andere functionaliteiten ook een omgeving, Google Docs geheten, waarin je documenten kunt schrijven en bewerken. Naast het schrijven van artikelen kun je in Google Docs ook Spreadsheets, Presentaties en PDF's maken. Het is in feite een soort van MS Office, maar dan wel met wat minder mogelijkheden. Wat op zich eigenlijk weer prettig is, omdat de Officeprogramma's vaak zoveel bewerkopties bevatten dat het lastig onthouden is waar zich welke opties bevinden en welke er allemaal zijn. Google Docs is met 'Open Source' software geschreven en toegankelijk voor iedereen die een account bij Google heeft.
Doel is om te realiseren dat documenten die in Google Docs worden gemaakt zoveel mogelijk worden gedeeld met anderen. Overigens, kun je ook altijd documenten afschermen wanneer het niet de bedoeling is dat iedereen er kennis van neemt.
Tips 'n Trucs in Google Docs
De reden dat Tips 'n Trucs in Google Docs is gemaakt, is omdat er op dit moment binnen de omgeving van Ambtenaar 2.0 geen genoeg mogelijkheden zijn om de tips te schrijven en omdat de documenten ook ergens moeten worden opgeslagen, waar ze altijd toegankelijk zijn voor iedereen die de site Ambtenaar 2.0 bezoekt of lid er van is. Het is ook niet mogelijk om Tips op te slaan binnen de LNV- of Rijkswebomgeving en ze dan ook nog toegankelijk te laten zijn voor iedereen die de site bezoekt. Leden en bezoekers van buiten de Rijsoverheidomgeving zouden de Tips dan niet kunnen lezen, omdat deze omgevingen beveiligd zijn.
Account
Om toegang tot de Google Docs-omgeving te krijgen en dus zelf ook documenten te kunnen maken en te bewerken, is het noodzakelijk dat er een account bij Google wordt aangemaakt.
Voordelen van Google Docs
Naast de hiervoor genoemde voordelen, zoals toegankelijkheid en kennisdeling, zijn er nog enkele zaken waardoor het nog zo gek niet is om in deze omgeving document te schrijven en op te slaan: op de achtergrond is er continu sprake van 'autosaving' (= automatische opslag) ook als je zelf het document nog niet hebt opgeslagen, het is vrij gemakkelijk documenten uit je 'eigen' of werkomgeving hier naar toe te 'uploaden' en wat misschien nog wel het leukst is, is de mogelijkheid van 'Collaborative editing' oftewel gezamenlijk met mensen die je daarvoor uitgenodigd hebt te werken aan één bepaald document.
Gezamenlijk bewerken
Op de taakbalk zie je buttons staan, zoals Delen, Opslaan en Opslaan en sluiten. Door op het driehoekje binnen Delen te drukken, kom je in een submenu waarin de optie 'Delen met anderen' staat. Wanneer je hierop drukt, opent zich de pagina hieronder, waarin je kunt aangeven met wie je document wil delen en bewerken.
Link
Via deze link kom je weer in de website Ambtenaar 2.0 - Tips 'n Trucs.